Convocation d’AG de copropriété : modèles
Convoquer l’assemblée générale (AG) est une tâche où l’on veut être sûr de ne rien oublier : quel délai, quels documents, quel mode d’envoi. Cette page donne des modèles à imprimer et une méthode ; elle ne donne ni le délai de convocation, ni la liste des pièces à joindre, ni le mode d’envoi exigé (voir plus bas). Ils sont fixés par les textes sur la copropriété, et votre règlement peut en ajouter.
Ce que contient une convocation, en pratique
- L’identité de la copropriété, de qui convoque, et la date de l’envoi.
- Le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée, ou le lien de la visioconférence si votre règlement et la loi le permettent (à vérifier).
- L’ordre du jour : la liste numérotée des questions, chacune avec le texte de la résolution proposée.
- Les documents joints : comptes, budget, devis, projet de résolution.
- Un formulaire de pouvoir pour qui ne peut pas venir.
- Les coordonnées de la personne qui répond aux questions.
Le délai, le mode d’envoi, les pièces : où les trouver
Vous avez peut-être vu circuler un nombre de jours : nous ne le confirmons pas ici. Trois chemins :
- Les textes de loi : voir le texte de la loi de 1965 sur la copropriété sur Légifrance, et la fiche de Service-Public.fr sur la convocation de l’assemblée générale des copropriétaires.
- Votre règlement de copropriété, qui peut ajouter des règles.
- L’ADIL de votre département, un professionnel du droit, ou le syndic d’une copropriété voisine, qui vous donneront les chiffres à jour.
Notez la réponse dans le champ prévu du modèle, avec sa source, pour la retrouver l’année suivante.
Préparer l’assemblée, dans l’ordre
- Fixez la date en tenant compte du délai à vérifier, et réservez le lieu ou la visio.
- Rassemblez les pièces : comptes, budget, devis, textes des résolutions.
- Rédigez l’ordre du jour avec la grille ci-dessous.
- Envoyez la convocation par le mode confirmé, et gardez la preuve de l’envoi.
- Préparez les pouvoirs et la feuille de présence.
- Le jour de l’AG, faites signer la feuille de présence, rappelez l’ordre du jour, consignez chaque vote, puis rédigez le procès-verbal.
Lettre de convocation
LETTRE DE CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
[Modèle neutre. Vérifiez le délai et le mode de convocation avant d’envoyer ; supprimez cette ligne.]
[NOM DE LA COPROPRIÉTÉ]
[Adresse]
[Nom du syndic ou de qui convoque]
[Adresse, téléphone, e-mail]
À [Madame, Monsieur nom du copropriétaire], lot n° [__]
[Adresse du copropriétaire]
[Lieu], le [__/__/____]
[Contrôle interne, à supprimer avant l’envoi : mode d’envoi ____ ; preuve ____ ; délai vérifié le ____, source ____]
Objet : convocation à l’assemblée générale [ordinaire / extraordinaire]
des copropriétaires de [nom de la copropriété]
[Madame, Monsieur,]
Nous avons l’honneur de vous convoquer à l’assemblée générale
[ordinaire / extraordinaire] de la copropriété [nom], qui se tiendra :
le [jour __/__/____] à [__h__]
à [adresse et salle] / en visioconférence : [lien et instructions]
L’ordre du jour est joint à cette lettre. Les documents suivants sont
également joints :
[ ] comptes de l’exercice [____] [ ] budget prévisionnel [____]
[ ] devis de travaux [____] [ ] projets de résolutions
[ ] formulaire de pouvoir [ ] autre : [____]
Si vous ne pouvez pas être présent(e), vous pouvez vous faire représenter
au moyen du formulaire de pouvoir joint, à remettre à [qui] avant
[date / jusqu’à l’ouverture de la séance].
Pour toute question avant la réunion : [nom, téléphone, e-mail].
Nous vous prions d’agréer, [Madame, Monsieur], l’expression de nos
salutations distinguées.
[Nom et signature]
Pièces jointes : [liste]
Ordre du jour et résolutions
ORDRE DU JOUR DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DU [__/__/____]
Copropriété : [nom] Convoquée par : [nom]
N° QUESTION DOCUMENTS JOINTS VOTE
1 Élection du président de séance, des scrutateurs [____] [ ]
et du secrétaire : [____]
2 Approbation des comptes de l’exercice [____] [comptes] [ ]
3 Vote du budget prévisionnel [____] [budget] [ ]
4 Fonds de travaux : [montant, durée : ____] [____] [ ]
5 Travaux : [description, devis retenu : ____] [devis] [ ]
6 Contrats : [renouvellement / changement : ____] [contrats] [ ]
7 Désignation du syndic : [____] [____] [ ]
8 Élection des membres du conseil syndical : [____] [____] [ ]
9 Modification d’une clause du règlement : [texte proposé] [ ]
[numéro de clause : ____]
10 Questions diverses (pour information) [____] ---
TEXTE DE CHAQUE RÉSOLUTION (une par question soumise au vote)
Résolution n° [__] : [texte précis de ce qui est soumis au vote]
Majorité applicable : [à vérifier : ____]
Résolution n° [__] : [texte précis de ce qui est soumis au vote]
Majorité applicable : [à vérifier : ____]
Résolution n° [__] : [texte précis de ce qui est soumis au vote]
Majorité applicable : [à vérifier : ____]
Pouvoir
POUVOIR POUR L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE DU [__/__/____]
Copropriété : [nom, adresse]
Je soussigné(e) [nom, prénom], copropriétaire du lot n° [__],
donne pouvoir à [nom, prénom du mandataire], lot n° [__ / non copropriétaire],
pour me représenter à l’assemblée générale du [__/__/____] et voter en mon nom.
Instructions de vote (facultatif) :
Question 1 : [pour / contre / abstention]
Question 2 : [pour / contre / abstention]
Question 3 : [pour / contre / abstention]
Question 4 : [pour / contre / abstention]
Autres questions : [libre appréciation du mandataire / instructions : ____]
Limites du nombre de pouvoirs et qualité du mandataire :
[à vérifier : ____]
Fait à [lieu], le [date].
Signature du copropriétaire : ______________________________
Signature du mandataire : ______________________________
Feuille de présence
FEUILLE DE PRÉSENCE
[NOM DE LA COPROPRIÉTÉ] Assemblée générale du [__/__/____] Ouverte à [__h__]
Lot Copropriétaire Tantièmes Présent Représenté par Signature
---- -------------------- ---------- -------- ----------------- ------------------
____ ____________________ __________ [ ] __________________ __________________
____ ____________________ __________ [ ] __________________ __________________
____ ____________________ __________ [ ] __________________ __________________
____ ____________________ __________ [ ] __________________ __________________
____ ____________________ __________ [ ] __________________ __________________
____ ____________________ __________ [ ] __________________ __________________
[Vérifiez dans les textes et dans votre règlement les règles de présence et de majorité ; supprimez cette ligne.]
Tantièmes présents ou représentés (pour le calcul des majorités) : [____]
Président de séance : [nom] Secrétaire : [nom] Scrutateur(s) : [noms]
Ce que cette page ne dit pas
Elle ne donne ni le délai de convocation, ni la liste des pièces à joindre, ni le mode d’envoi exigé, ni les règles de présence, ni la majorité de chaque décision, ni les règles sur les pouvoirs. Nous n’avons pas encore vérifié ces règles dans le texte officiel ; nous les ajouterons ici, citées mot à mot, dès que ce sera fait. D’ici là, vérifiez-les sur Légifrance ou auprès de l’ADIL de votre département.
Envoyer l’avis, suivre les votes
Dans Unitify, l’avis de convocation peut être publié dans l’application résident, disponible en français, avec accusés de lecture : vous voyez qui l’a lu. Cet avis ne remplace pas à lui seul un mode de convocation exigé par la loi ou par votre règlement ; vérifiez-le. Les votes peuvent être enregistrés dans l’application, avec la participation visible au fil de l’eau. L’outil enregistre les votes ; leur validité dépend de la loi et de votre règlement de copropriété, pas du logiciel.
Le plan Free est à 0 € HT par appartement et par mois, avec utilisateurs et immeubles illimités ; Base et Pro sont à 1 € et 3 € HT. Voir la page des tarifs et la page France.
Voir aussi : Syndic bénévole : le rôle et les outils et Règlement de copropriété : lire et modifier.
Questions fréquentes
Comment rédiger une convocation à l’assemblée générale d’une copropriété ?
Indiquez le nom de la copropriété, la date, l’heure et le lieu (ou le lien de la visioconférence), la liste des questions à l’ordre du jour, les documents joints, et le moyen de donner un pouvoir si on ne peut pas venir. Le modèle ci-dessous suit cet ordre ; le délai et le mode d’envoi sont à vérifier avant l’envoi.
Quel est le délai de convocation d’une assemblée générale ?
Nous ne donnons pas de délai ici. Il est fixé par les textes sur la copropriété ; votre règlement peut contenir d’autres règles : à vérifier dans les textes et dans votre règlement. Le modèle a un champ pour l’écrire une fois vérifié.
Que faut-il joindre à la convocation ?
La liste exacte des documents exigés dépend de l’ordre du jour et de la loi ; nous ne la donnons pas ici. En pratique, on joint le texte de chaque résolution, les comptes et le budget quand ils sont soumis au vote, les devis des travaux proposés, et le formulaire de pouvoir.
La convocation peut-elle être envoyée par l’application ou par e-mail ?
Un avis envoyé dans l’application Unitify avec accusé de lecture prouve qu’il a été vu ; il ne remplace pas à lui seul un mode de convocation exigé par la loi ou par votre règlement. Vérifiez ce mode avant de vous y fier.
Un copropriétaire absent peut-il se faire représenter ?
C’est l’usage de joindre un formulaire de pouvoir à la convocation. Qui peut être mandataire, et combien de pouvoirs il peut porter, sont des règles que nous ne détaillons pas : confirmez-les.