Cobrar cuotas y saber quién pagó: ¿hoja de cálculo o software?
En breve
Sí, se pueden cobrar cuotas y controlar quién pagó en una hoja de cálculo, y para un edificio pequeño con una sola persona editando es la herramienta correcta. Deja de funcionar cuando varias personas editan el archivo, cuando los propietarios piden su saldo cada mes o cuando los primeros días del mes se van en perseguir cifras en lugar de atender a la gente.
Usted lleva el cobro de las cuotas de mantenimiento (o de administración, o las expensas) de un edificio o condominio, y la lista vive en Excel o Google Sheets. Es un buen comienzo.
La tarea es la misma con cualquier herramienta: saber cuánto debe cada unidad, registrar lo que pagó y avisarle al propietario. La herramienta solo cambia cuánto de eso hace usted a mano.
Una hoja de cuotas que puede copiar
Use una fila por cargo y por unidad, no una fila por unidad. Cuando llegue el dinero, llene Pagado y Fecha de pago en la fila de ese cargo.
| Unidad | Propietario | Periodo | Cargo | Pagado | Fecha de pago | Saldo | Nota |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12A | A. Propietario | 2026-10 | 120 | 120 | 2026-10-04 | 0 | Transferencia bancaria |
| 12B | B. Propietario | 2026-10 | 95 | 50 | 2026-10-09 | 45 | Pago parcial |
| 14C | C. Propietario | 2026-10 | 140 | 0 | 140 | Falta recordatorio |
Pegue en la celda A1 de una hoja nueva (separado por tabuladores):
Unidad Propietario Periodo Cargo Pagado Fecha de pago Saldo Nota 12A A. Propietario 2026-10 120 120 2026-10-04 =D2-E2 Transferencia bancaria 12B B. Propietario 2026-10 95 50 2026-10-09 =D3-E3 Pago parcial 14C C. Propietario 2026-10 140 0 =D4-E4 Falta recordatorio
Saldo por fila = Cargo − Pagado (=D2-E2). El total de una unidad es la suma de sus filas (=SUMAR.SI(A:A;A2;G:G); en Google Sheets también funciona SUMIF). Según la configuración regional de su Excel, el separador de argumentos puede ser «;» o «,». Congele la fila de encabezados y bloquee la columna Cargo, para que solo una persona pueda cambiar lo que debe una unidad.
Señales de que la hoja ya no alcanza
Una sola señal ya es motivo para mirar. Tres juntas indican que la hoja ya cuesta más que una herramienta.
- 1
El cierre del mes se lleva una tarde
Reconstruir los saldos a mano consume una tarde cada mes, y una fila mal en una fórmula llega a todos los saldos de abajo.
- 2
Dos o más personas editan el archivo
Las copias se multiplican, alguien escribe encima de una celda y nadie sabe cuál versión es la correcta. Una hoja muestra que una celda cambió, no por qué cambió un saldo.
- 3
Los propietarios preguntan cada mes «¿cuánto debo?»
Cada respuesta es una consulta manual y un mensaje. En una hoja, el propietario no puede abrir su propio saldo.
- 4
Los recordatorios se mandan a mano
La lista de quién está atrasado se rehace cada mes y los recordatorios salen uno por uno. Esa parte está en la guía de morosos.
- 5
Los pagos llegan por distintas vías
Transferencias, efectivo y tarjeta hay que cruzarlos con cada unidad a ojo, y ahí entran los errores.
- 6
Alguien pregunta quién cambió una cifra
Cuando un integrante del consejo o un auditor pide el historial de un saldo, hace falta un registro de cambios por cada movimiento. Un archivo compartido rara vez tiene uno confiable.
Lo mismo en Unitify
Empiece con el plan Gratis (US$0 / unidad / mes). Un plan real, no una prueba. Sin tarjeta, sin vencimiento. El cobro de cuotas es el módulo de facturación, un complemento que puede activar en cualquier plan.
- 1
Cargue sus registros
Envíe unidades, propietarios y saldos iniciales en un archivo de Excel o en una exportación de su sistema actual. Nadie vuelve a teclear saldos a mano.
- 2
Defina las reglas por edificio
Cargo por metro cuadrado, por unidad, por residente o un monto fijo. Cada edificio conserva sus propias reglas.
- 3
Cierre el mes
Los recibos se generan y llegan a la app de residentes. Cada propietario recibe además un recibo en PDF; donde hay pago en línea conectado, lleva un código QR que abre la página de pago.
- 4
Registre lo pagado
Cada cargo y cada pago quedan en el registro de la unidad, y cada propietario puede consultar los suyos. Los pagos recibidos fuera de la app se importan desde una hoja de cálculo (CSV, XLS o XLSX) y se asignan a las unidades por número de cuenta; los que no se puedan asignar, los elige usted a mano.
La facturación es un complemento de US$0,5 por recibo, incluido en Pro (US$3 / unidad / mes). Base cuesta US$1 / unidad / mes. Los precios son los de la página de precios vigente. El módulo de facturación todavía no tiene interfaz en español: sus pantallas se muestran en inglés. Los textos que usted escribe (avisos, mensajes a residentes) quedan en español.
Lo que Unitify no hace aquí
- La facturación no es un libro contable. La contabilidad la lleva su contador; usted le entrega una exportación de cargos y pagos.
- Los residentes pagan en la app solo donde hay un medio de pago conectado en su mercado. Donde no lo hay, reciben el recibo en PDF y pagan fuera de la app, y el pago se registra en la unidad.
- No decide qué puede cobrar ni cómo se reparte un gasto entre las unidades. Eso lo fijan su reglamento de copropiedad o reglamento interno y la ley local; usted carga el resultado como reglas del edificio.
- Está pensada para edificios en condominio o propiedad horizontal habitados por sus propietarios, administrados por una asociación o por una administración, no para un arrendador que cobra renta a inquilinos.
Cobro de cuotas: preguntas
¿Puedo llevar las cuotas de mantenimiento en Excel o Google Sheets?
Sí. Una fila por cargo y por unidad, con Pagado y Fecha de pago que se llenan cuando llega el dinero y una fórmula de saldo, basta para un edificio pequeño con una sola persona editando. Los problemas empiezan con varios editores, solicitudes de saldo cada mes y recordatorios enviados a mano.
¿Cuántas unidades aguanta una hoja de cálculo?
El archivo admite miles de filas. El límite son las personas y el tiempo: cuando el cierre del mes se lleva una tarde, o cuando edita más de una persona, la hoja cuesta más que el trabajo que describe.
¿Qué debe llevar una hoja de cuotas?
Unidad, propietario, periodo, cargo, monto pagado, fecha de pago, saldo y una nota. Una fila por cargo, para que el saldo de una unidad sea una suma y no una celda sobrescrita.
¿Hay una forma gratuita de pasar de la hoja a un software?
El plan Gratis no vence y no pide tarjeta, y usted envía sus registros en un archivo de Excel para cargarlos. La facturación es un complemento aparte que activa solo si lo quiere. La página de precios muestra los precios vigentes.
¿Mi contador puede usar los datos?
Sí, como exportación a Excel. La facturación lleva cargos y recibos y no es un libro contable, y no hay una sincronización en vivo en ambos sentidos con un sistema contable de fábrica.
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