Incassare le quote e sapere chi ha pagato: foglio di calcolo o software?
In breve
Sì, puoi incassare le quote e tenere traccia di chi ha pagato in un foglio di calcolo, e per un condominio piccolo con una sola persona che lo modifica è lo strumento giusto. Smette di funzionare quando lo modificano più persone, quando i condòmini chiedono ogni mese il proprio saldo o quando i primi giorni del mese vanno a inseguire i numeri invece delle persone.
Gestisci le quote di un condominio e l’elenco vive in Excel o in Google Sheets. È un buon modo per iniziare.
L’attività è la stessa in ogni caso: sapere cosa deve ogni unità, registrare cosa ha pagato e dirlo al condòmino. Lo strumento cambia solo quanto ne fai a mano.
Un foglio quote da copiare
Usa una riga per ogni addebito di ogni unità, non una riga per unità. Quando arriva il denaro, compila Pagato e Data pagamento nella riga dell’addebito.
| Unità | Condòmino | Periodo | Addebito | Pagato | Data pagamento | Saldo | Nota |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Int. 1 | A. Rossi | 2026-10 | 120 | 120 | 2026-10-04 | 0 | Bonifico |
| Int. 2 | B. Bianchi | 2026-10 | 95 | 50 | 2026-10-09 | 45 | Pagamento parziale |
| Int. 3 | C. Verdi | 2026-10 | 140 | 0 | 140 | Sollecito da inviare |
Incolla nella cella A1 di un nuovo foglio (separato da tabulazioni):
Unità Condòmino Periodo Addebito Pagato Data pagamento Saldo Nota Int. 1 A. Rossi 2026-10 120 120 2026-10-04 =D2-E2 Bonifico Int. 2 B. Bianchi 2026-10 95 50 2026-10-09 =D3-E3 Pagamento parziale Int. 3 C. Verdi 2026-10 140 0 =D4-E4 Sollecito da inviare
Saldo per riga = Addebito − Pagato (=D2-E2). Il totale di un’unità = SUMIF sulle sue righe (=SUMIF(A:A;A2;G:G)). Blocca la riga d’intestazione e proteggi la colonna Addebito, così solo una persona può cambiare ciò che un’unità deve.
Segnali che il foglio non basta più
Uno di questi è un motivo per guardarsi intorno. Tre insieme significano che il foglio ti costa più di uno strumento.
- 1
La chiusura del mese ti prende una serata
Ricostruire i saldi a mano ti prende una serata ogni mese, e una riga sbagliata in una formula arriva a tutti i saldi sotto.
- 2
Due o più persone modificano il file
Le copie si moltiplicano, qualcuno sovrascrive una cella e nessuno sa quale versione sia giusta. Un foglio mostra che una cella è cambiata, non perché sia cambiato un saldo.
- 3
I condòmini chiedono ogni mese “quanto devo?”
Ogni risposta è una ricerca a mano e un messaggio. In un foglio il condòmino non può aprire da solo il proprio saldo.
- 4
Mandi i solleciti a mano
L’elenco di chi è indietro si rifà ogni mese e i solleciti partono uno alla volta. Per questa parte vedi la guida sulla morosità.
- 5
I pagamenti arrivano per vie diverse
Bonifici, contanti e carte vanno abbinati a un’unità a occhio, ed è lì che entrano gli errori.
- 6
Qualcuno chiede chi ha cambiato un numero
Quando un consigliere o un revisore chiede la storia di un saldo, serve una traccia per ogni voce. Un file condiviso raramente ne ha una di cui fidarsi.
La stessa attività in Unitify
Parti dal piano Gratis (0 € / unità / mese). Un piano vero, non una prova. Nessuna carta, nessuna scadenza. L’incasso delle quote passa dal modulo Billing (emissione delle quote e incassi), un modulo opzionale che attivi in qualsiasi piano.
- 1
Carica i tuoi dati
Invii unità, condòmini e saldi iniziali come file Excel o come esportazione dal tuo gestionale attuale. Nessuno ribatte i saldi a mano.
- 2
Imposta le regole per ogni condominio
Addebito per metro quadro, per unità, per residente o importo fisso. Ogni condominio mantiene le proprie regole.
- 3
Chiudi il mese
Le quote vengono emesse e arrivano nell’app del condòmino. Ogni condòmino riceve anche una fattura in PDF; dove il pagamento online è collegato, riporta un codice QR che apre la pagina di pagamento.
- 4
Registra cosa è stato pagato
Ogni addebito e ogni pagamento stanno nella scheda dell’unità e ogni condòmino può consultare la propria. I pagamenti ricevuti fuori dall’app si importano da un foglio di calcolo (CSV, XLS o XLSX) e si abbinano alle unità per numero di conto; quelli che non riesce ad abbinare li scegli a mano.
Le quote sono un modulo a 0,5 € per quota emessa, incluso nel piano Pro (3 € / unità / mese). Il piano Base costa 1 € / unità / mese. Tutti i prezzi IVA esclusa. L’app non ha ancora l’interfaccia in italiano; i testi che scrivi (avvisi, risposte, segnalazioni) restano in italiano.
Cosa Unitify non fa qui
- Non sostituisce la contabilità. Il commercialista tiene i libri; tu gli consegni un’esportazione di addebiti e pagamenti. Non c’è una sincronizzazione bidirezionale in tempo reale con un programma di contabilità.
- I condòmini pagano nell’app solo dove nel tuo mercato è collegato un canale di pagamento. Dove non c’è, ricevono il PDF e pagano fuori dall’app, e il pagamento viene registrato sull’unità.
- Non decide cosa puoi addebitare né come si ripartisce una spesa tra le unità. Lo stabiliscono il regolamento, le tabelle millesimali e la legge; tu imposti il risultato come regole del condominio.
- È pensato per condomini di proprietari-residenti gestiti da un amministratore o direttamente dai condòmini, non per un locatore che incassa l’affitto dagli inquilini.
Incasso delle quote: domande
Posso tenere le quote condominiali in Excel o Google Sheets?
Sì. Una riga per ogni addebito di ogni unità, con Pagato e Data pagamento compilati quando arriva il denaro e una formula per il saldo, basta per un condominio piccolo con una sola persona che modifica. I problemi iniziano con più persone sul file, le richieste mensili di saldo e i solleciti inviati a mano.
Quante unità regge un foglio di calcolo?
Il file contiene migliaia di righe. Il limite sono le persone e il tempo: quando la chiusura mensile ti prende una serata, o il file lo modifica più di una persona, il foglio costa più del lavoro che descrive.
Cosa deve contenere un foglio per le quote?
Unità, condòmino, periodo, addebito, importo pagato, data del pagamento, saldo e una nota. Una riga per addebito, così il saldo di un’unità è una somma e non una cella sovrascritta.
Si può passare dal foglio a un software senza spendere?
Il piano gratuito non scade e non richiede carta; per caricare i dati invii un file Excel. L’incasso delle quote è un modulo a parte che attivi solo se vuoi. La pagina dei prezzi riporta i prezzi attuali.
Il mio commercialista può usare i dati?
Sì, come esportazione in Excel. Il modulo tiene addebiti e fatture e non è un libro contabile; non c’è una sincronizzazione bidirezionale in tempo reale con un programma di contabilità.
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