Liquidación de expensas: qué debe incluir y cómo pagarla

Respuesta corta. La liquidación de expensas es el documento mensual donde el administrador muestra qué se gastó y cuánto le corresponde pagar a cada unidad funcional. En la Ciudad de Buenos Aires, la Ley 941 enumera qué debe contener (art. 10). En todo el país el Código Civil y Comercial obliga al administrador a practicar la cuenta de expensas, a rendir cuenta documentada y a archivar las liquidaciones, y el contenido concreto lo fijan el reglamento y las normas locales. Pagar online no cambia esas reglas: cambia cómo llega el dinero y cómo se registra. No es asesoramiento legal.

Qué dice el Código Civil y Comercial

Rige en todo el país. Entre las obligaciones del administrador (art. 2067):

• Practicar la cuenta de expensas y recaudar los fondos necesarios (inciso d).
• Rendir cuenta documentada dentro de los sesenta días de la fecha de cierre del ejercicio financiero fijado en el reglamento de propiedad horizontal (inciso e).
• Archivar cronológicamente las liquidaciones de expensas (inciso i).
• Expedir el certificado de deudas y créditos del consorcio, a pedido de parte interesada, dentro de tres días hábiles (inciso l).

El Código no enumera qué rubros debe tener cada liquidación. Para eso hay que mirar el reglamento y la norma local.

Qué debe incluir la liquidación en la Ciudad de Buenos Aires

Solo para la Ciudad de Buenos Aires. El art. 10 de la Ley 941 dice que las liquidaciones de expensas contendrán:

1. Datos del administrador: nombre, domicilio, teléfono, CUIT o CUIL y número de inscripción en el Registro.
2. Datos del consorcio, con su CUIT y la clave de identificación en el Sindicato Único de Trabajadores de Edificios de Renta y Horizontal.
3. Ingresos y egresos del mes anterior y el activo o pasivo total.
4. Personal del consorcio: nombre y cargo, categoría del edificio, CUIL, sueldo básico, horas extras detalladas, período y los descuentos y aportes por cargas sociales a cargo del consorcio.
5. Pagos por suministros, servicios y abonos a contratistas, con datos de la empresa, trabajo realizado, importe total y, si corresponde, cantidad de cuotas y la que se abona.
6. Pagos por seguros: compañía, póliza, tipo de seguro, elementos asegurados, vencimientos y cuota que se abona.
7. El recibo del administrador por el cobro de sus honorarios, detallando CUIT, número de inscripción en el Registro de Administradores, situación fiscal, importe total y período al que corresponde.
8. Juicios por cobro de expensas o por otras causas en los que el consorcio sea parte: datos del juzgado y expediente, carátula, objeto, estado y capital reclamado.
9. El resumen de movimientos de la cuenta bancaria del consorcio del mes anterior.
10. Los importes de expensas ordinarias y extraordinarias, indicados en forma separada y diferenciada (inciso j, incorporado por la Ley 5983 de 2018).
11. Un texto claro y visible con un sitio de la plataforma web oficial y un teléfono de contacto para quejas o reclamos (inciso k, también de la Ley 5983; este punto remite a la plataforma web oficial de la Ciudad, cuya puesta en marcha depende de la reglamentación).

Fuera de la Ciudad, no asuma que esta lista es obligatoria: consulte el reglamento de su consorcio y la norma de su jurisdicción.

El recibo: lugar y formas de pago

En la Ciudad de Buenos Aires, los recibos de pago de expensas deben ser numerados y contener, entre otros datos, el mes o concepto que se abona, el vencimiento con su interés, los datos del administrador y el lugar y las formas de pago (Ley 941, art. 9, inciso l). Ahí es donde debe quedar escrito cómo se paga online.

También en la Ciudad, el administrador debe depositar los fondos del consorcio en una cuenta bancaria a nombre del consorcio (art. 9, inciso h), y los consorcistas tienen libre acceso a la documentación (art. 9, inciso f).

Cómo pagar expensas online

Ni el Código ni, en la Ciudad de Buenos Aires, la Ley 941 imponen un medio de pago concreto; en la Ciudad, los fondos se depositan en una cuenta bancaria a nombre del consorcio (art. 9 h). Lo que se paga y se registra es lo mismo; cambia el canal:

• Transferencia bancaria (CBU/CVU), desde una cuenta bancaria o una billetera digital.
• Débito automático, para cobros recurrentes.
• Billeteras como Mercado Pago, que muchos propietarios ya usan.

Tres cuidados para la administración: que el recibo indique con claridad la forma de pago; que cada pago se asigne a la unidad funcional correcta (la referencia o el comprobante tiene que identificarla); y que el estado de pago de cada unidad se actualice y se comunique, para no volver a cobrar ni a reclamar lo ya pagado.

Cómo lo hace Unitify

Unitify no reemplaza los libros del administrador ni el reglamento. Ordena el ciclo mensual:

• Cobro por unidad funcional, con líneas ordinarias y extraordinarias separadas (ver expensas ordinarias y extraordinarias).
• Exportación a Excel. Los cargos y recibos del período se exportan a Excel para el contador. No es un libro contable. En la Ciudad de Buenos Aires, los puntos del art. 10 de la Ley 941 (personal, seguros, contratistas, juicios, resumen bancario) los sigue preparando el administrador.
• Avisos y estado de pago en la app para residentes. Cada residente recibe el aviso y el recibo de su liquidación en la app; el pago dentro de la app funciona solo donde la administración tiene integrada una pasarela de pago.
• Pagos hechos fuera. Los propietarios siguen pagando por los medios que ya usan (transferencia, Mercado Pago…); esos pagos se importan desde Excel y se asignan a la cuenta de cada unidad.

Más sobre el proceso en la liquidación de expensas automática, la página de Argentina, la app para residentes y los precios. Para ver cómo quedaría en sus consorcios, agende una demo.