Wspólnota mieszkaniowa: obowiązki i zarząd

Krótka odpowiedź. Wspólnota mieszkaniowa to ogół właścicieli lokali w jednej nieruchomości. Jej zarząd kieruje bieżącymi sprawami, właściciele podejmują uchwały co do zasady większością głosów liczoną według udziałów, a koszty wspólnej nieruchomości pokrywają zaliczkami. Poniżej: czym jest wspólnota, gdzie przebiega granica między „małą” a „dużą”, czym różni się zarząd od zarządcy, jak podejmuje się uchwały, na co idą zaliczki i jakie obowiązki ma zarząd. Na końcu jest lista kontrolna dla nowego zarządu do wydruku.

Piszemy o ustawie z 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. 1994 nr 85 poz. 388), w tekście jednolitym opracowanym na podstawie Dz.U. z 2026 r. poz. 232. To opracowanie informacyjne, a nie porada prawna: w spornych sprawach proszę zwrócić się do prawnika wspólnoty.

Czym jest wspólnota mieszkaniowa

Art. 6 ustawy mówi: „Ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową.” Wspólnota, jak czytamy dalej, „może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana”. Jest więc podmiotem, który może zawierać umowy i występować w sądzie, a nie tylko zbiorem właścicieli.

Przedmiotem, którym wspólnota zarządza, jest nieruchomość wspólna. Art. 3 ust. 2 określa ją tak: „grunt oraz części budynku i urządzenia, które nie służą wyłącznie do użytku właścicieli lokali”. Udział właściciela w nieruchomości wspólnej odpowiada stosunkowi powierzchni użytkowej jego lokalu (wraz z pomieszczeniami przynależnymi) do łącznej powierzchni użytkowej wszystkich lokali (art. 3 ust. 3). Ten udział ma znaczenie w praktyce, bo według udziałów liczy się głosy i dzieli koszty (o czym niżej).

Za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej, według art. 17, „odpowiada wspólnota mieszkaniowa bez ograniczeń, a każdy właściciel lokalu – w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości”.

Mała i duża wspólnota: gdzie przebiega granica

Określenia „mała wspólnota” i „duża wspólnota” są potoczne. W całym tekście jednolitym ustawy, który czytaliśmy, ich nie ma. Ustawa rozróżnia dwa przypadki według liczby lokali:

• Nie więcej niż trzy lokale. Art. 19: „Jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego właściciela, nie jest większa niż trzy, do zarządu nieruchomością wspólną mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności.” W takiej wspólnocie zarząd nieruchomością wspólną opiera się więc na przepisach o współwłasności.
• Więcej niż trzy lokale. Art. 20 ust. 1: gdy liczba lokali „jest większa niż trzy, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu”. Od tego progu ustawa wymaga uchwały o wyborze zarządu, chyba że sposób zarządu określono w umowie w formie aktu notarialnego (art. 18 ust. 1 i 3).

Jeżeli właściciele mimo obowiązku nie wybiorą zarządu albo zarząd nie wypełnia obowiązków, „każdy właściciel lokalu może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd” (art. 26 ust. 1).

Próg trzech lokali podajemy według tekstu, który czytaliśmy (tekst jednolity w wersji z 16 lipca 2026 r.). Zanim oprą Państwo na nim decyzję, proszę sprawdzić aktualny tekst jednolity w ISAP. Które lokale liczą się do progu w mniej typowej sytuacji, np. gdy część lokali nie jest jeszcze wyodrębniona, to pytanie do prawnika.

Zarząd czy zarządca

Zarząd to organ wspólnoty. Wybierają go właściciele uchwałą (art. 20 ust. 1), może to być jedna osoba albo kilka, a „członkiem zarządu może być wyłącznie osoba fizyczna”. Właściciele mogą go zawiesić w czynnościach albo odwołać „w każdej chwili” uchwałą (art. 20 ust. 2). Zarząd, jak mówi art. 21 ust. 1, kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach z właścicielami. Gdy zarząd jest kilkuosobowy, „oświadczenia woli za wspólnotę mieszkaniową składają przynajmniej dwaj jego członkowie” (art. 21 ust. 2).

Zarządca to inna rola, i ustawa mówi o niej w dwóch miejscach:

• Art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali pozwala właścicielom określić sposób zarządu w umowie o ustanowieniu odrębnej własności albo w późniejszej umowie w formie aktu notarialnego, w tym powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej. Zmiana tego sposobu może nastąpić na podstawie uchwały zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a).
• Ustawa o gospodarce nieruchomościami (art. 184a) definiuje zarządcę nieruchomości jako przedsiębiorcę prowadzącego działalność gospodarczą z zakresu zarządzania nieruchomościami, a zakres jego pracy wyznacza umowa o zarządzanie (art. 185 ust. 2).

Obowiązki z art. 29 i 30 (ewidencja, rachunek bankowy, sprawozdanie, zebranie) ustawa nakłada na tego, o kim mówi słowami: „zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1”. Szczegółowo o zarządcy: Zarządca nieruchomości: co robi dla wspólnoty.

Uchwały: jak się je podejmuje

• Tryb. Art. 23 ust. 1: uchwały właścicieli lokali „są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd”, a uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, a częściowo indywidualnie.
• Większość. Art. 23 ust. 2: uchwały zapadają „większością głosów właścicieli lokali, liczoną według wielkości udziałów”, chyba że w umowie lub w uchwale podjętej w tym trybie postanowiono, że w określonej sprawie na każdego właściciela przypada jeden głos. Przepis sam nie mówi, od czego liczy się tę większość; w orzecznictwie przyjmuje się, że od wszystkich udziałów we wspólnocie, nie tylko od obecnych na zebraniu, dlatego ustawa nie wymaga kworum, a brakujące głosy zarząd może zebrać indywidualnie (art. 23 ust. 1). W spornych przypadkach zapytaj prawnika wspólnoty. Własne liczby sprawdzisz w bezpłatnym kalkulatorze większości głosów, który nie rozstrzyga o ważności uchwały.
• Powiadomienie. Gdy w uchwale wzięły udział głosy zebrane indywidualnie, „każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie” o jej treści (art. 23 ust. 3).
• Co wymaga uchwały. Zarząd samodzielnie podejmuje czynności zwykłego zarządu (art. 22 ust. 1). Czynność przekraczająca ten zakres wymaga uchwały właścicieli wyrażającej zgodę i udzielającej pełnomocnictwa (art. 22 ust. 2). Do takich czynności należą m.in. „ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej”, „przyjęcie rocznego planu gospodarczego” i „ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu” (art. 22 ust. 3 pkt 1–3).
• Gdy brakuje wymaganej większości. Zarząd lub zarządca może żądać rozstrzygnięcia przez sąd (art. 24).
• Zaskarżenie. Właściciel może zaskarżyć uchwałę do sądu, np. z powodu niezgodności z prawem lub z umową właścicieli (art. 25 ust. 1). Powództwo wytacza się przeciwko wspólnocie „w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli lokali” albo od dnia powiadomienia o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów (art. 25 ust. 1a). Zaskarżona uchwała podlega wykonaniu, chyba że sąd wstrzyma jej wykonanie. To dobry powód, żeby do każdej uchwały zapisać datę podjęcia i datę powiadomienia właścicieli.

Zaliczki na koszty zarządu i „fundusz remontowy”

Na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się według art. 14 w szczególności: wydatki na remonty i bieżącą konserwację, opłaty za energię, gaz i wodę w części wspólnej oraz za antenę zbiorczą i windę, ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne (o ile nie płacą ich bezpośrednio właściciele), wydatki na porządek i czystość oraz wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

Na pokrycie tych kosztów „właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do dnia 10 każdego miesiąca” (art. 15 ust. 1). Wysokość opłat ustalają właściciele uchwałą (art. 22 ust. 3 pkt 3), a ustawa łączy ją z rocznym planem gospodarczym, który jest jednym z tematów zebrania rocznego (art. 30 ust. 2 pkt 1). Koszty ponosi się według udziałów: art. 12 ust. 2 mówi, że w stosunku do udziałów właściciele ponoszą wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w części niepokrytej z pożytków i innych przychodów.

A fundusz remontowy? Wyrażenia „fundusz remontowy” nie ma w ustawie: słowo „fundusz” nie występuje w całym tekście jednolitym, który czytaliśmy. Wydatki na remonty są w ustawie kosztem zarządu (art. 14 pkt 1), a to, czy wspólnota odkłada część zaliczek na remonty osobno i na jakich zasadach, to kwestia uchwał właścicieli i księgowości wspólnoty, a nie osobnego przepisu tej ustawy. Jeśli słyszą Państwo o „zmianie ustawy” dotyczącej funduszu remontowego, nie znaleźliśmy takiego przepisu w ustawie o własności lokali. Proszę sprawdzić to w aktualnym tekście, zanim oprą Państwo na tym uchwałę.

Obowiązki zarządu

Z ustawy wynika m.in., że zarząd (lub zarządca, któremu powierzono zarząd w trybie art. 18 ust. 1):

1. Prowadzi ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną i zaliczek, a także rozliczeń z innych tytułów, dla każdej nieruchomości wspólnej, w sposób określony przez wspólnotę (art. 29 ust. 1). Okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy (art. 29 ust. 1a).
2. Sporządza protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego), przechowuje dokumentację oraz ma obowiązek „prowadzić i aktualizować spis właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej” (art. 29 ust. 1b).
3. Dokonuje rozliczeń przez rachunek bankowy (art. 30 ust. 1 pkt 1).
4. Składa właścicielom roczne sprawozdanie ze swojej działalności (art. 30 ust. 1 pkt 2).
5. Zwołuje zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, „niepóźniej niż w pierwszym kwartale każdego roku” (art. 30 ust. 1 pkt 3). Jeśli zarząd tego nie zrobi, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli (art. 30 ust. 1a). Przedmiotem zebrania mają być w szczególności: uchwalenie rocznego planu gospodarczego i opłat, ocena pracy zarządu oraz sprawozdanie zarządu i uchwała w sprawie absolutorium (art. 30 ust. 2).
6. Zawiadamia o zebraniu każdego właściciela na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem; w zawiadomieniu podaje się dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad (art. 32). Zebranie zwołuje się też na wniosek właścicieli dysponujących co najmniej 1/10 udziałów (art. 31 lit. b).
7. Poddaje się kontroli: prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi, a właściciele podejmują uchwałę w sprawie absolutorium (art. 29 ust. 2 i 3).

Lista kontrolna dla nowego zarządu

Poniższa lista łączy to, co wynika wprost z ustawy (przy pozycji stoi numer artykułu), z praktyką, która porządkuje pierwsze miesiące pracy (przy pozycji stoi słowo „praktyka”; to nasza rada, a nie wymóg ustawy). Można ją wydrukować i odhaczać.

LISTA KONTROLNA NOWEGO ZARZĄDU WSPÓLNOTY MIESZKANIOWEJ
[Lista robocza, nie porada prawna. Pozycje z numerem artykułu wynikają z
ustawy o własności lokali, pozostałe to praktyka. Tę linię należy usunąć.]

Nieruchomość: [adres] ______________________________
Skład zarządu: [imiona i nazwiska] ______________________________
Uchwała o wyborze zarządu z dnia: [data]     Liczba lokali: [____]
Wypełnił: ____________________     Data: ____________________

A. PRZEJĘCIE
[ ] Protokół przejęcia nieruchomości i dokumentacji technicznej
    (budowlanej, powykonawczej, książki obiektu budowlanego), art. 29
    ust. 1b. Data: [____]  Od kogo: [____]
[ ] Dokumentacja techniczna budynku przechowywana w jednym miejscu,
    art. 29 ust. 1b. Miejsce: [____]
[ ] Spis właścicieli lokali i ich udziałów, art. 29 ust. 1b.
    Kto go aktualizuje: [____]
[ ] Umowy zawarte przez poprzedni zarząd lub zarządcę: lista, terminy,
    wypowiedzenia (praktyka). Liczba umów: [____]
[ ] Stan zaliczek i zaległości na dzień przejęcia (praktyka).
    Zaległości łącznie: [____]
[ ] Adresy do doręczeń pisemnych każdego właściciela (praktyka; art. 32
    wymaga zawiadomienia na piśmie).

B. PIENIĄDZE
[ ] Rachunek bankowy wspólnoty; rozliczenia przez rachunek, art. 30
    ust. 1 pkt 1. Rachunek: [bank, numer ____]
[ ] Ewidencja pozaksięgowa kosztów i zaliczek w zakresie określonym
    przez wspólnotę, art. 29 ust. 1. Zakres: [____]
[ ] Rok rozliczeniowy to rok kalendarzowy, art. 29 ust. 1a.
[ ] Zaliczki płatne z góry do dnia 10 każdego miesiąca, art. 15 ust. 1.
    Właściciele poinformowani: [data ____]
[ ] Projekt rocznego planu gospodarczego i opłat na koszty zarządu pod
    uchwałę, art. 22 ust. 3 pkt 2-3 i art. 30 ust. 2 pkt 1.

C. ZEBRANIE I UCHWAŁY
[ ] Zebranie roczne nie później niż w pierwszym kwartale roku, art. 30
    ust. 1 pkt 3. Termin: [data ____]
[ ] Zawiadomienie każdego właściciela na piśmie przynajmniej na tydzień
    przed zebraniem, z dniem, godziną, miejscem i porządkiem obrad,
    art. 32. Wysłano: [data ____]
[ ] Porządek zebrania: plan i opłaty, ocena pracy zarządu, sprawozdanie
    i absolutorium, art. 30 ust. 2.
[ ] Lista obecności z udziałami i wynik głosowania w każdej uchwale
    (praktyka). Głosy według udziałów, art. 23 ust. 2.
[ ] Powiadomienie na piśmie o treści uchwał podjętych z udziałem głosów
    zebranych indywidualnie, art. 23 ust. 3. Wysłano: [data ____]
[ ] Rejestr uchwał: numer, data podjęcia, data powiadomienia właścicieli
    (praktyka; od tych dat biegnie termin 6 tygodni na zaskarżenie,
    art. 25 ust. 1a).

D. STAŁE OBOWIĄZKI
[ ] Roczne sprawozdanie dla właścicieli, art. 30 ust. 1 pkt 2.
[ ] Dostęp właścicieli do informacji o działalności zarządu (każdy
    właściciel ma prawo kontroli), art. 29 ust. 3.
[ ] Czynności przekraczające zwykły zarząd tylko na podstawie uchwały
    właścicieli, art. 22 ust. 2.

Podpisy członków zarządu:
______________________________        ______________________________

Jak Unitify pomaga zarządowi i czego nie robi

Unitify to platforma dla budynków zamieszkanych przez właścicieli i dla firm i osób, które nimi zarządzają. W pracy zarządu wspólnoty pomagają trzy moduły, opisane po polsku na stronach produktu:

• Aplikacja mieszkańca: komunikaty zarządu docierają do mieszkańców w aplikacji, e-mailem i na stronie budynku, z potwierdzeniem odczytu. Pomaga to udokumentować, że właściciele zostali poinformowani, ale nie zastępuje zawiadomienia na piśmie, którego wymaga art. 32.
• Zgłoszenia: każde zgłoszenie mieszkańca staje się śledzonym zleceniem ze statusem, adresem, lokalem i osobą, która się nim zajmuje.
• Głosowania i ankiety: narzędzie rejestruje głosy, ale nie sprawia samo z siebie, że zebranie albo uchwała są ważne. To, czy głosowanie w aplikacji spełnia wymogi art. 23 i umowy Państwa wspólnoty, trzeba ustalić z prawnikiem. Unitify nie ma wideokonferencji: zebranie online wymaga zewnętrznego narzędzia.

Czego Unitify nie robi: nie przygotowuje uchwał, nie prowadzi księgowości wspólnoty i nie zastępuje zarządu, zarządcy ani prawnika. Interfejs aplikacji mieszkańca i panelu zarządzającego nie jest jeszcze po polsku, a teksty, które Państwo wpisują (komunikaty, opisy głosowań), pozostają po polsku. Ceny są w euro i są cenami netto, bez VAT: aktualny cennik jest na stronie Cennik, a opis rynku na stronie Unitify w Polsce.

Zarządca, który prowadzi kilka wspólnot, znajdzie więcej w tekście Zarządca nieruchomości: co robi dla wspólnoty. Wzory dokumentów przy sprzedaży i najmie lokalu: protokół przy najmie i protokół przy sprzedaży.