Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania: najem
Protokół zdawczo-odbiorczy spisuje się, gdy lokal przechodzi z rąk do rąk: przy wynajmie, gdy wynajmujący wydaje klucze najemcy, i drugi raz, gdy najemca lokal oddaje. Poniżej są dwa wzory do wydruku, z miejscem na liczniki, wyposażenie, usterki i podpisy. To wzory neutralne, a nie porada prawna. Proszę uzgodnić z prawnikiem, jak protokół łączy się z Państwa umową najmu, zanim obie strony go podpiszą.
Dla innych sytuacji: protokół przy sprzedaży mieszkania oraz odbiór mieszkania od dewelopera (lista kontrolna z tabelą usterek).
Co mówi Kodeks cywilny o najmie i stanie lokalu
Kodeks cywilny opisuje najem tak: „Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz” (art. 659 § 1). W sprawie stanu lokalu mówią trzy przepisy:
- Wydanie. Wynajmujący „powinien wydać najemcy rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu” (art. 662 § 1).
- Zwrot. Po zakończeniu najmu najemca „obowiązany jest zwrócić rzecz w stanie niepogorszonym; jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania” (art. 675 § 1).
- Domniemanie. Art. 675 § 3: „Domniemywa się, że rzecz była wydana najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku.”
Dlatego stan lokalu warto zapisać w dniu przekazania: art. 675 § 3 wprowadza domniemanie, że lokal wydano w stanie dobrym, a protokół pozwala pokazać, jaki ten stan faktycznie był. Jaką wartość dowodową ma protokół w konkretnej sprawie, ocenia prawnik.
Czego te przepisy nie mówią: w przepisach o najmie (art. 659–692) nie znaleźliśmy słowa „protokół”. Protokół przewiduje natomiast ustawa o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity: Dz.U. 2023 poz. 725, w wersji udostępnionej przez Kancelarię Sejmu, odczyt z 17 października 2026 r.). Jej art. 6c brzmi: „Przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.” Lokatorem jest w tej ustawie m.in. najemca lokalu (art. 2 ust. 1 pkt 1). Ustawa nie podaje wzoru ani listy pól, więc wzory poniżej są naszą propozycją; blok o instalacjach i urządzeniach odpowiada temu, co przepis każe opisać. W umowie najmu lokalu spoza publicznego zasobu mieszkaniowego strony mogą jednak ustalić odmiennie prawa i obowiązki wymienione w art. 6a–6e, a więc także ten z art. 6c (art. 6f). Czy Państwa umowa coś w tej sprawie zmienia i czy przepis obejmuje dany rodzaj najmu (np. najem okazjonalny lub instytucjonalny), warto sprawdzić z prawnikiem.
Jak z nich korzystać
- Oba egzemplarze wypełnia się wspólnie: strony przechodzą przez lokal pomieszczenie po pomieszczeniu i zapisują to, co widzą, a nie to, co ustalono w rozmowie.
- Warto zrobić zdjęcia lub nagranie z datą i wpisać do protokołu ich liczbę i numery. Zdjęcia uzupełniają opis, ale go nie zastępują.
- Liczniki odczytuje się w obecności drugiej strony. Wpisuje się numery liczników i odczyty; przy zwrocie nowe odczyty obok dawnych.
- Proszę policzyć klucze, piloty i karty i wpisać liczbę. Przy zwrocie liczba ma się zgadzać z protokołem przekazania.
- Proszę nie zostawiać pustych pozycji. Przy pozycji, której w lokalu nie ma, proszę wpisać „brak” albo kreskę, żeby było widać, że została sprawdzona.
- Proszę podpisać oba egzemplarze i zachować po jednym. Protokół przekazania warto trzymać razem z umową najmu: przy zwrocie będzie potrzebny.
- Warto sprawdzić z prawnikiem, jak protokół odnosi się do umowy, w tym do kaucji i do drobnych napraw. Wzór zostawia na to puste pola.
- Pola oznaczone „nieobowiązkowo” (dokument tożsamości, numery punktów poboru) można pominąć. Proszę wpisywać tylko te dane osobowe, które strony naprawdę potrzebują.
Wzór 1: protokół przekazania lokalu najemcy
PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY LOKALU (NAJEM): PRZEKAZANIE NAJEMCY
[Wzór neutralny. Do sprawdzenia z prawnikiem i z umową najmu. Tę linię
należy usunąć.]
Miejscowość i data: ____________________ Godzina: [__:__]
1. STRONY
Wynajmujący: [imię i nazwisko lub nazwa] ____________________
Adres do doręczeń: ____________________
Telefon / e-mail: ____________________
Dokument tożsamości (nieobowiązkowo): ____________________
Najemca: [imię i nazwisko] ____________________
Adres do doręczeń: ____________________
Telefon / e-mail: ____________________
Dokument tożsamości (nieobowiązkowo): ____________________
Osoba działająca za wynajmującego (jeśli inna): ____________________
2. LOKAL I UMOWA
Adres lokalu: [ulica, numer budynku, numer lokalu, miejscowość]
____________________________________________________________
Piętro: [____] Powierzchnia: [____ m²] Liczba pokoi: [____]
Liczba osób zamieszkujących lokal: [____]
Pomieszczenia przynależne (piwnica, komórka, garaż, miejsce
postojowe): [____________________]
Umowa najmu z dnia: [data] Okres najmu: od [data] do [data lub
czas nieoznaczony]
Czynsz: [____] Kaucja wpłacona: [kwota ____, data ____]
3. KLUCZE, PILOTY, KARTY
Pozycja Liczba Uwagi
Klucze do drzwi wejściowych [____] ____________________
Klucze do klatki, bramy, piwnicy [____] ____________________
Pilot do bramy lub szlabanu [____] ____________________
Karty, breloki, kody [____] ____________________
Skrzynka pocztowa (klucz) [____] ____________________
4. STANY LICZNIKÓW (data odczytu: [data])
Licznik Numer Odczyt
Energia elektryczna [__________] [__________]
Woda zimna [__________] [__________]
Woda ciepła [__________] [__________]
Gaz [__________] [__________]
Ciepło (ciepłomierz lub podzielniki kosztów) [__________] [__________]
Numer punktu poboru energii (PPE), nieobowiązkowo: [______________]
Numer punktu poboru gazu, nieobowiązkowo: [______________]
5. WYPOSAŻENIE
Pozycja Liczba Stan (dobry / zużyty / uszkodzony) Uwagi
[meble] [____] [____________] ________
[sprzęt AGD] [____] [____________] ________
[RTV, sprzęt] [____] [____________] ________
[inne] [____] [____________] ________
5A. INSTALACJE I URZĄDZENIA: STAN TECHNICZNY I STOPIEŃ ZUŻYCIA
Instalacja lub urządzenie Stan techniczny Stopień zużycia Uwagi
Elektryczna [____________] [____________] ________
Wodno-kanalizacyjna [____________] [____________] ________
Gazowa [____________] [____________] ________
Grzewcza (c.o.) [____________] [____________] ________
Urządzenia sanitarne [____________] [____________] ________
Urządzenia kuchenne [____________] [____________] ________
6. STAN POMIESZCZEŃ
Pomieszczenie Ściany i sufit Podłoga Okna i drzwi Uwagi
Przedpokój [________] [______] [________] ______
Pokój [__] [________] [______] [________] ______
Pokój [__] [________] [______] [________] ______
Kuchnia [________] [______] [________] ______
Łazienka i WC [________] [______] [________] ______
Balkon / loggia [________] [______] [________] ______
7. USTERKI I UWAGI PRZY PRZEKAZANIU
Nr Pomieszczenie Opis usterki Zdjęcie nr
1 [__________] ____________________________ [____]
2 [__________] ____________________________ [____]
3 [__________] ____________________________ [____]
4 [__________] ____________________________ [____]
5 [__________] ____________________________ [____]
Zastrzeżenia najemcy: [brak zastrzeżeń / zastrzeżenia: ____________]
8. ZDJĘCIA I DOKUMENTY
Zdjęcia lub nagranie wykonano dnia [data]; liczba plików: [____]
[ ] Kopia umowy najmu przekazana najemcy
[ ] Instrukcje obsługi sprzętu przekazane
[ ] Zasady korzystania z budynku (porządek domowy) przekazane: [tak /
nie / nie dotyczy]
9. DODATKOWE USTALENIA
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Lokal przekazano w dniu [data] o godz. [__:__]. Protokół sporządzono w
dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Wynajmujący (lub osoba za niego) Najemca
______________________________ ______________________________
Wzór 2: protokół zwrotu lokalu po najmie
PROTOKÓŁ ZDAWCZO-ODBIORCZY LOKALU (NAJEM): ZWROT WYNAJMUJĄCEMU
[Wzór neutralny. Do sprawdzenia z prawnikiem i z umową najmu. Tę linię
należy usunąć.]
Miejscowość i data: ____________________ Godzina: [__:__]
Wynajmujący: [imię i nazwisko lub nazwa] ____________________
Najemca: [imię i nazwisko] ____________________
Lokal: [adres, numer lokalu] ____________________________________
Umowa najmu z dnia: [data] Zakończenie najmu: [data]
Protokół przekazania lokalu z dnia: [data]
1. KLUCZE, PILOTY, KARTY
Pozycja Przekazano Zwrócono Uwagi
Klucze do drzwi wejściowych [____] [____] __________
Klucze do klatki, bramy, piwnicy [____] [____] __________
Pilot do bramy lub szlabanu [____] [____] __________
Karty, breloki, kody [____] [____] __________
Skrzynka pocztowa (klucz) [____] [____] __________
2. STANY LICZNIKÓW (data odczytu: [data])
Licznik Numer Przy przekazaniu Przy zwrocie
Energia elektryczna [__________] [__________] [__________]
Woda zimna [__________] [__________] [__________]
Woda ciepła [__________] [__________] [__________]
Gaz [__________] [__________] [__________]
Ciepło (ciepłomierz lub podzielniki kosztów) [__________] [__________] [__________]
Numer punktu poboru energii (PPE), nieobowiązkowo: [______________]
Numer punktu poboru gazu, nieobowiązkowo: [______________]
3. WYPOSAŻENIE
Pozycja Stan przy przekazaniu Stan przy zwrocie Uwagi
[meble] [______________] [______________] ________
[sprzęt AGD] [______________] [______________] ________
[RTV, sprzęt] [______________] [______________] ________
[inne] [______________] [______________] ________
3A. INSTALACJE I URZĄDZENIA: STAN TECHNICZNY I STOPIEŃ ZUŻYCIA
Instalacja lub urządzenie Przy przekazaniu Przy zwrocie Uwagi
Elektryczna [____________] [__________] ________
Wodno-kanalizacyjna [____________] [__________] ________
Gazowa [____________] [__________] ________
Grzewcza (c.o.) [____________] [__________] ________
Urządzenia sanitarne [____________] [__________] ________
Urządzenia kuchenne [____________] [__________] ________
4. STAN POMIESZCZEŃ PRZY ZWROCIE
Pomieszczenie Stan przy przekazaniu Stan przy zwrocie Uwagi
Przedpokój [______________] [______________] ________
Pokój [__] [______________] [______________] ________
Pokój [__] [______________] [______________] ________
Kuchnia [______________] [______________] ________
Łazienka i WC [______________] [______________] ________
Balkon / loggia [______________] [______________] ________
5. RÓŻNICE WZGLĘDEM PROTOKOŁU PRZEKAZANIA
Nr Pomieszczenie Opis różnicy Zdjęcie nr
1 [__________] ____________________________ [____]
2 [__________] ____________________________ [____]
3 [__________] ____________________________ [____]
4 [__________] ____________________________ [____]
Uwagi stron co do przyczyn różnic (np. zużycie przy używaniu,
uszkodzenie): ______________________________________________
Zastrzeżenia stron: [brak zastrzeżeń / zastrzeżenia: ____________]
6. ROZLICZENIA
Kaucja: [kwota ____] Wpłacona dnia: [data ____]
Sposób rozliczenia kaucji: [____________________]
Nowy adres najemcy do korespondencji i zwrotu kaucji:
____________________________________________________________
Rzeczy pozostawione przez najemcę: [brak / wykaz ____________]
Ustalenia co do napraw i kosztów: _____________________________
Ustalenia co do dalszych rozliczeń (media, czynsz): ___________
7. ZDJĘCIA
Zdjęcia lub nagranie wykonano dnia [data]; liczba plików: [____]
Lokal zwrócono w dniu [data] o godz. [__:__]. Protokół sporządzono w
dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Wynajmujący (lub osoba za niego) Najemca
______________________________ ______________________________
Jak Unitify wiąże się z protokołami najmu
Mówiąc wprost: nijak. Unitify to platforma dla budynków zamieszkanych przez właścicieli, dla wspólnot i firm zarządzających; nie jest narzędziem do prowadzenia najmu i nie generuje protokołów zdawczo-odbiorczych. Wzory na tej stronie są do wydruku. Jeśli Państwa wspólnota korzysta z Unitify, zarząd może przekazywać mieszkańcom komunikaty w aplikacji mieszkańca, a zgłoszenia mieszkańców prowadzić w module zgłoszeń. O pracy zarządu wspólnoty: Wspólnota mieszkaniowa: obowiązki i zarząd. Aktualne ceny (w euro, netto) są na stronie Cennik, a opis rynku na stronie Unitify w Polsce.
Najczęstsze pytania
Czy protokół zdawczo-odbiorczy przy wynajmie jest obowiązkowy?
Kodeks cywilny o protokole nie mówi, ale ustawa o ochronie praw lokatorów stanowi w art. 6c: „Przed wydaniem lokalu najemcy strony sporządzają protokół, w którym określają stan techniczny i stopień zużycia znajdujących się w nim instalacji i urządzeń. Protokół stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu.” Ustawowego wzoru nie ma. W umowie najmu lokalu spoza publicznego zasobu mieszkaniowego strony mogą jednak ustalić odmiennie prawa i obowiązki wymienione w art. 6a–6e, a więc także ten z art. 6c (art. 6f). Czy Państwa umowa coś w tej sprawie zmienia i czy przepis obejmuje dany rodzaj najmu (np. najem okazjonalny lub instytucjonalny), warto sprawdzić z prawnikiem.
Po co spisywać stan mieszkania przy przekazaniu?
Kodeks cywilny mówi, że wynajmujący powinien wydać rzecz w stanie przydatnym do umówionego użytku (art. 662 § 1), a najemca po najmie zwraca ją w stanie niepogorszonym, bez odpowiedzialności za zużycie wynikające z prawidłowego używania (art. 675 § 1). Art. 675 § 3 domniemywa, że rzecz była wydana w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku. Protokół z opisem stanu pozwala zapisać, jaki ten stan był w dniu przekazania.
Co powinno się znaleźć w protokole przekazania mieszkania najemcy?
Strony i adres lokalu, umowę najmu, liczbę kluczy, pilotów i kart, stany liczników z numerami i datą odczytu, stan techniczny i stopień zużycia instalacji i urządzeń, wyposażenie ze stanem, opis stanu pomieszczeń, istniejące usterki ze zdjęciami oraz podpisy obu stron. Wzór poniżej ma wszystkie te pola.
Czym protokół zwrotu różni się od protokołu przekazania?
Spisuje się go przy oddaniu lokalu i porównuje z protokołem przekazania: liczniki, klucze, wyposażenie, stan pomieszczeń i nowe uszkodzenia. Drugi wzór poniżej ma kolumnę stanu przy przekazaniu obok kolumny stanu przy zwrocie, więc różnice widać od razu.
Czy można wypełnić protokół bez drugiej strony?
Wzór jest pomyślany jako dokument podpisany przez obie strony, w dwóch egzemplarzach. Co zrobić, gdy jedna ze stron nie chce podpisać, albo jak udowodnić stan lokalu w sporze, to pytanie do prawnika; przepisy o najmie, które czytaliśmy, o tym nie mówią.
Czy Unitify generuje protokół zdawczo-odbiorczy?
Nie. Wzory na tej stronie są do wydruku i wypełnienia ręcznego. Unitify to platforma dla budynków zamieszkanych przez właścicieli, wspólnot i ich zarządców, a nie narzędzie do prowadzenia najmu, więc nie obsługuje protokołów najmu.