Zarządca nieruchomości: co robi dla wspólnoty

Krótka odpowiedź. Zarządca nieruchomości to przedsiębiorca, który zarządza nieruchomością na podstawie umowy z jej właścicielem albo ze wspólnotą mieszkaniową. Dla wspólnoty może on wykonywać zadania zarządu, jeśli właściciele powierzą mu zarząd w sposób opisany w art. 18 ust. 1 ustawy o własności lokali. Poniżej: kim jest zarządca, czym różni się od zarządu, co robi, które czynności wymagają uchwały właścicieli, co zapisać w umowie i w czym pomaga oprogramowanie. To opracowanie informacyjne, a nie porada prawna.

Czytamy ustawę o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. 1997 nr 115 poz. 741) w tekście jednolitym opracowanym na podstawie Dz.U. z 2026 r. poz. 399, 875 i 912 oraz ustawę o własności lokali w tekście jednolitym opracowanym na podstawie Dz.U. z 2026 r. poz. 232. O samej wspólnocie: Wspólnota mieszkaniowa: obowiązki i zarząd.

Kim jest zarządca nieruchomości

Art. 184a ustawy o gospodarce nieruchomościami mówi: „Zarządca nieruchomości to przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą z zakresu zarządzania nieruchomościami.” Zarządza więc zawodowo, w ramach działalności gospodarczej, a nie jako członek wspólnoty.

Zarządzanie nieruchomością, według art. 184b, „polega na podejmowaniu decyzji i dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością, a w szczególności”:

• właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości,
• bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości,
• właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów prawa energetycznego,
• bieżącego administrowania nieruchomością,
• utrzymania nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem,
• uzasadnionego inwestowania w nieruchomość.

To lista z ustawy. Co konkretnie zarządca robi dla Państwa wspólnoty, wyznacza umowa: art. 185 ust. 2 mówi, że „zakres zarządzania nieruchomością określa umowa o zarządzanie nieruchomością”, zawarta z właścicielem, wspólnotą mieszkaniową albo inną osobą uprawnioną do nieruchomości, a umowa „wymaga formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności”.

Zarządca a zarząd wspólnoty

We wspólnocie, w której jest więcej niż trzy lokale, właściciele są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze zarządu, a jego członkiem może być wyłącznie osoba fizyczna (art. 20 ust. 1 ustawy o własności lokali). Zarząd kieruje sprawami wspólnoty i reprezentuje ją (art. 21 ust. 1). To jeden model.

Drugi model opisuje art. 18 ust. 1: właściciele mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w późniejszej umowie w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu, „a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej”. Zmiana tego sposobu może nastąpić na podstawie uchwały właścicieli zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a). Gdy zarząd powierzono w tym trybie, w braku odmiennych postanowień umowy stosuje się odpowiednio przepisy rozdziału o zarządzie (art. 33).

Obowiązki z art. 29 i 30 (ewidencja pozaksięgowa, rachunek bankowy, roczne sprawozdanie, zebranie w pierwszym kwartale) ustawa nakłada na tego, kogo opisuje słowami: „zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1”. Wspólnota z własnym zarządem może też zawrzeć umowę o zarządzanie nieruchomością, bo art. 185 ust. 2 wymienia wspólnotę mieszkaniową jako jej stronę. Jak taka umowa układa się z zakresem zadań zarządu z art. 21 i 22, to pytanie do prawnika wspólnoty.

Czynności, które wymagają uchwały właścicieli

Zarząd podejmuje samodzielnie czynności zwykłego zarządu (art. 22 ust. 1); przy zarządzie powierzonym w trybie art. 18 ust. 1 te przepisy stosuje się odpowiednio, jeśli umowa nie stanowi inaczej (art. 33). „Do podjęcia przez zarząd czynności przekraczającej zakres zwykłego zarządu potrzebna jest uchwała właścicieli lokali”, która wyraża zgodę i udziela pełnomocnictwa (art. 22 ust. 2). Do takich czynności należą m.in.:

• „ustalenie wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej”,
• „przyjęcie rocznego planu gospodarczego”,
• „ustalenie wysokości opłat na pokrycie kosztów zarządu” (art. 22 ust. 3 pkt 1–3).

Jeżeli brakuje wymaganej większości właścicieli, zarząd lub zarządca może żądać rozstrzygnięcia przez sąd (art. 24). Kontrola leży po stronie właścicieli: prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi, a właściciele podejmują uchwałę w sprawie absolutorium (art. 29 ust. 2 i 3).

Co zapisać w umowie z zarządcą

Ustawa wymaga formy pisemnej lub elektronicznej i tego, że umowa określa zakres zarządzania (art. 185 ust. 2), oraz ubezpieczenia OC zarządcy (art. 186 ust. 3: zarządca „podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością”). Poniższa lista to nasza praktyczna propozycja, a nie wymóg ustawy:

1. Zakres. Które czynności zarządca wykonuje sam (np. bieżące administrowanie, rozliczenia, kontakt z dostawcami), a które tylko po uchwale właścicieli.
2. Wynagrodzenie. Kwota, sposób naliczania i fakt, że ustalenie wynagrodzenia wymaga uchwały (art. 22 ust. 3 pkt 1).
3. Rachunek bankowy i rozliczenia. Kto prowadzi rachunek wspólnoty i jak wygląda ewidencja (art. 29 ust. 1, art. 30 ust. 1 pkt 1).
4. Raportowanie. Roczne sprawozdanie i termin, w którym zarządca przygotowuje materiały na zebranie (art. 30 ust. 1 pkt 2–3).
5. Dokumentacja. Kto przechowuje dokumentację techniczną budynku i spis właścicieli, i co się z nimi dzieje po zakończeniu umowy (art. 29 ust. 1b).
6. Ubezpieczenie. Numer polisy i zakres, zgodnie z art. 186 ust. 3.
7. Czas i zakończenie umowy. Okres, wypowiedzenie, przekazanie dokumentów. Formę i skutki tych zapisów warto sprawdzić z prawnikiem.

Jak oprogramowanie pomaga wspólnocie i zarządcy

Zarządca nieruchomości ma tę samą pracę niezależnie od narzędzi: komunikować się z właścicielami, przyjmować zgłoszenia, przygotowywać zebrania i głosowania. Oprogramowanie nie zmienia tego, kto za to odpowiada. Tam, gdzie pomaga Unitify, i tam, gdzie nie:

• Komunikaty. Aplikacja mieszkańca dostarcza komunikaty zarządcy do mieszkańców w aplikacji, e-mailem i na stronie budynku, z potwierdzeniem odczytu. To dobry ślad, że właściciele zostali poinformowani, ale nie zastępuje zawiadomienia na piśmie, którego wymaga art. 32 ustawy o własności lokali.
• Zgłoszenia. Moduł zgłoszeń zamienia każde zgłoszenie mieszkańca w śledzone zlecenie ze statusem, adresem, lokalem i osobą, która się nim zajmuje, w jednej liście dla wszystkich budynków zarządcy.
• Głosowania. Głosowania i ankiety rejestrują głosy mieszkańców. Narzędzie nie sprawia samo z siebie, że zebranie albo uchwała są ważne: to zależy od ustawy i umowy wspólnoty, więc proszę ustalić z prawnikiem, czy głosowanie w aplikacji spełnia wymogi art. 23. Unitify nie ma wideokonferencji.
• Wiele budynków. W każdym planie liczba obiektów i użytkowników jest nieograniczona; cena zależy od liczby mieszkań (aktualny cennik w euro, netto, jest na stronie Cennik).

Czego Unitify nie robi: nie jest zarządcą nieruchomości, nie przejmuje obowiązków zarządu ani zarządcy z ustawy, nie przygotowuje uchwał, nie zastępuje księgowości wspólnoty ani prawnika. Interfejs aplikacji mieszkańca i panelu zarządzającego nie jest jeszcze po polsku; teksty, które Państwo wpisują, pozostają po polsku. Więcej o rynku: Unitify w Polsce.