Responda a las preguntas para ver una puntuación.
Entregue el edificio a un administrador que los propietarios querrán mantener
Tras la entrega, los propietarios pueden revisar la elección del administrador. Elija uno que quieran conservar, incluya esos criterios en la licitación y haga una entrega ordenada.
Qué pasa con su elección en la entrega
La entrega es un acto con consecuencias, no un apretón de manos. Estas son las cuatro cosas que debe aclarar antes de firmar con un administrador.
- 1Cuándo. Averigüe con su abogado en qué momento los propietarios asumen el control de la comunidad y del contrato del administrador con ella. Cuente con esa fecha desde el primer día.
- 2Qué entrega. Un edificio se entrega con sus registros, fondos, contratos, garantías, planos y estados financieros. Haga la lista pronto y téngalo todo en orden.
- 3Qué pueden cambiar los propietarios. Es posible que puedan poner fin a un contrato hecho antes de asumir el control. Si pueden, y en qué condiciones, depende de la ley de su país y del contrato.
- 4Quién puede administrar. Algunos países exigen que el administrador tenga una licencia o esté registrado. Pida al candidato la prueba.
Un contrato con un administrador elegido por su independencia y su transparencia es un contrato que los propietarios tienen menos motivos para rescindir.
Uno de los primeros aspectos que comprueban los propietarios: la independencia
Cuando los propietarios comparan al administrador que usted eligió con otro que podrían elegir, una de las primeras preguntas es para quién trabaja. Incluya la respuesta en la licitación.
- Una declaración por escrito de cualquier vínculo de propiedad, financiero o familiar entre el administrador y el promotor.
- Ningún trabajo encargado a empresas del promotor o del administrador, salvo que se comunique y se valore como cualquier otra oferta.
- Un contrato al que los propietarios puedan poner fin en las condiciones que les da la ley, sin una cláusula de penalización que encarezca hacerlo.
- Honorarios desglosados que se puedan mostrar a los compradores antes de que firmen.
- Informes a los propietarios desde el primer mes, y no solo después de la entrega.
- Una lista de entrega que la primera junta de gobierno de la comunidad pueda comprobar línea por línea.
La ficha de abajo muestra un indicador de «los propietarios probablemente mantendrán a este administrador». Depende de la independencia y de la transparencia con el dinero y los registros, nunca de un programa informático.
Puntúe a los candidatos
Valore a cada candidato como lo harían los propietarios. Aquí la independencia es lo que más pesa, porque suele ser uno de los primeros aspectos que comprueban al valorar a un administrador que no eligieron.
Independencia
Credenciales y cumplimiento
Gestión del dinero
Informes y gobierno de la comunidad
Servicio y respuesta
Preparación para la entrega
Transparencia de precios
Pruebas
Resultado
Plantilla de licitación para el promotor
Un único documento para todos los licitadores. Recoge como condiciones los principios anteriores, incluye las preguntas de la ficha y da el mayor peso a la independencia.
Lista de comprobación de la entrega
La primera parte enumera lo que un promotor suele entregar a la comunidad de propietarios: registros, fondos, contratos y garantías. El resto abarca documentos, defectos y un comienzo financiero limpio. Conserve la lista firmada.
Entregado por el promotor a la comunidad
- Los documentos constitutivos de la comunidad y sus modificaciones posteriores, con sus normas y las actas de las reuniones celebradas
- Dimisiones de los representantes del promotor en los órganos de la comunidad, cuando ocupen cargos en ellos
- Registros y estados financieros desde el inicio de la comunidad hasta la entrega, revisados por un contable o auditor independiente cuando se exija
- Los fondos de la comunidad, o el control sobre ellos
- Inventario de los bienes que son propiedad de la comunidad
- Planos y especificaciones del edificio tal como se construyó
- Lista de los contratistas, subcontratistas y proveedores que construyeron el inmueble
- Pólizas de seguro, certificados de fin de obra y permisos que sigan en vigor
- Todas las garantías escritas de la constructora, los subcontratistas, los proveedores y los fabricantes que sigan vigentes
- Lista de propietarios con sus direcciones y teléfonos, en la medida en que la ley permita transmitirlos
- Arrendamientos de las zonas comunes y otros arrendamientos en los que la comunidad sea parte
- Contratos de trabajo y de servicios, incluido el contrato de administración, y todos los demás contratos en los que la comunidad sea parte
- Informes de inspección de la estructura y de la seguridad firmados por un ingeniero o arquitecto cualificado
Documentos
- Manuales de uso y calendarios de mantenimiento de las instalaciones del edificio (ascensores, calefacción y climatización, seguridad contra incendios)
- Últimas actas de inspección de los ascensores, de los sistemas contra incendios y de otros equipos que se inspeccionan
Zonas comunes, defectos y garantías
- Recorrido por todas las zonas comunes con el administrador y, si es posible, con representantes de los propietarios
- Lista firmada de los defectos pendientes, cada uno con su plazo y la persona responsable
- Registro de garantías: qué cubre cada una, quién la presta y hasta cuándo, con el procedimiento de reclamación
- Llaves, tarjetas de acceso, mandos y códigos contados y firmados como recibidos
- Lecturas de los contadores del suministro común el día de la entrega, con fotos
Un comienzo financiero limpio
- Cuenta bancaria aparte abierta a nombre de la comunidad
- Saldo inicial, con lo que el promotor ha pagado y lo que todavía debe
- Primer presupuesto y las aportaciones anticipadas que lo cubren
- Fondo de reserva o de reparaciones constituido, con la regla para dotarlo
- Facturas impagadas y pedidos abiertos en el momento de la entrega, indicando en cada caso quién paga
Propietarios y comunicación
- Lista de propietarios con sus viviendas, cuotas y datos de contacto, en la medida en que la ley permita transmitirlos
- Fecha y orden del día de la primera junta de propietarios acordados
- Forma en que los propietarios comunican un problema y consultan por escrito el estado de su resolución
- Contacto para emergencias a cualquier hora entregado a todos los propietarios
Entrega del promotor: preguntas
¿Puede el promotor elegir al primer administrador?
Normalmente el promotor dirige el edificio hasta que los propietarios asumen el control, y firma los contratos de ese periodo. Después, los propietarios podrían cuestionar esos contratos, según la ley de su país, así que elija un administrador que quieran conservar.
¿Qué debe entregar el promotor?
Depende de la ley de su país y de sus contratos con los compradores. Lo habitual son los registros y las actas, los estados financieros, los fondos, los contratos, las garantías, los planos, los seguros y los informes de inspección. La lista parte de ahí. Pregunte a su abogado qué se aplica a su proyecto.
¿Quién paga la auditoría de la entrega?
Depende de la ley y de los contratos. Acuérdelo pronto con su abogado y anótelo en el plan de entrega para que nadie se lleve una sorpresa al final.
¿Favorece la licitación a algún programa en concreto?
No. Las preguntas digitales describen lo que pueden ver los propietarios, nunca un producto, y en la ficha empiezan desactivadas.
¿Es esto asesoramiento jurídico?
No. Es información general. Las leyes cambian de un país a otro y con el tiempo, así que pida a un abogado que revise lo que vaya a hacer.
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