اتحاد الملاك في السعودية: دليل عملي للملاك

يُتداول في السعودية اسم «اتحاد الملاك» للكيان الذي يجمع ملاك الوحدات في عقار مشترك لإدارته، أما النظام فيسمّيه «جمعية الملاك». يشرح هذا الدليل، استنادًا إلى نص النظام ولائحته التنفيذية وصفحات الهيئة العامة للعقار، من يدير هذا الكيان، وما التزامات الملاك، وكيف تُحدَّد رسوم الخدمات وتُحصَّل، وكيف تنعقد الجمعية العمومية، وما دور مدير العقار. هذا الدليل معلومات عامة وليس استشارة قانونية؛ والمرجع هو النص الرسمي المنشور لدى الهيئة والنظام الأساسي لجمعيتكم.

باختصار

• التأسيس إلزامي متى بلغ عدد ملاك الوحدات المفرزة ثلاثة فأكثر (المادة 12 من النظام).
• يُقدَّم طلب التسجيل لدى الهيئة العامة للعقار خلال 30 يومًا من التأسيس (المادة 10 من اللائحة).
• لا تكتسب الجمعية الشخصية المعنوية إلا بعد تسجيلها (المادة 12 من النظام).
• يوزَّع الاشتراك بحسب مساحة الوحدة، وتُحدَّد قواعد احتسابه في النظام الأساسي (المادة 26 من النظام، والمادة 12 من النظام).
• يصح قرار الجمعية العامة بموافقة ثلاثة أرباع إجمالي مساحة الوحدات المفرزة على الأقل (المادة 18 من النظام).
• يحصّل المدير الاشتراكات عبر الحساب المصرفي للجمعية (المادة 23 من اللائحة، والمادة 31 من اللائحة).

ما هو اتحاد الملاك؟

«اتحاد الملاك» هو الاسم الشائع، و«جمعية الملاك» هو اسم النظام. وتعرّفها الهيئة بأنها كيان يؤسسه الملاك، أو من يمثلهم، في عقار مشترك لإدارة جميع شؤونه وفقًا لأحكام النظام والنظام الأساسي. ويحكمها «نظام ملكية الوحدات العقارية وفرزها وإدارتها» الصادر بالمرسوم الملكي رقم (م/85) وتاريخ 1441/7/2هـ، ولائحته التنفيذية الصادرة بالقرار الوزاري رقم (168) وتاريخ 22/10/1441هـ. وقد عُدّلت اللائحة مرتين، في المادة 4 وفي الفقرة 3/ب من المادة 10، أما سائر المواد التي نعرضها هنا فلم يطرأ عليها تعديل. وتتولى الهيئة تسجيل الجمعيات وتنظيم أعمالها (المادة 12 من النظام).

متى يجب تأسيس اتحاد الملاك وتسجيله؟

نصّ النظام على أنه:

«إذا بلغ عدد ملاك الوحدات العقارية المفرزة في عقار مشترك ثلاثة فأكثر؛ فعليهم أن يؤسسوا جمعية بينهم لإدارة شؤون ذلك العقار، وتسجيل تلك الجمعية لدى الهيئة» (المادة 12 من النظام)

المعيار عدد الملاك لا حجم المبنى. وفي المشاريع المباعة على الخارطة يبدأ احتساب التسجيل من تاريخ البدء في تسليم ثاني وحدة مفرزة (المادة 12 من النظام). ونصّت اللائحة على مهلة التسجيل:

«على ملاك الوحدات العقارية المفرزة في عقار مشترك -أو من يمثلهم- التقدم إلى الهيئة -أو من تسند له ذلك - بطلب تسجيل جمعية الملاك حال تأسيسها وفقاً لأحكام النظام واللائحة، خلال (ثلاثين) يوماً من تاريخ التأسيس، وإلا جاز لأي منهم التقدم بطلب التسجيل.» (المادة 10 من اللائحة)

• ملف التسجيل: بيانات الملاك، وبيانات العقار ومنها العنوان الوطني ورقم صك الملكية ورقم العقار في السجل العقاري، والنظام الأساسي، وأسماء أعضاء الجمعية العامة وقت التسجيل (المادة 10 من اللائحة).
• الشخصية المعنوية: لا تتمتع الجمعية بالشخصية المعنوية المستقلة ولا بذمة مالية مستقلة إلا بعد تسجيلها (المادة 12 من النظام).
• الاجتماع الأول: يدعو من تقدم بطلب التسجيل جميع الأعضاء خلال خمسة أيام من التسجيل، على ألا تقل المدة بين الدعوة والانعقاد عن خمسة أيام، وتنظر الجمعية في اجتماعها الأول في النظام الأساسي، وانتخاب رئيس الجمعية، وتعيين المدير ما لم يُتفق على تأجيل التعيين إلى الاجتماع الثاني، وأعمال التأسيس ونفقاته (المادة 15 من اللائحة).

وتصف الهيئة خدمات منصة «ملاك» بأنها إلكترونية كلها، وتبدأ خدمة إنشاء جمعية جديدة، لعقار مفروز صدرت له صكوك، بإدخال صك الملكية ثم اختيار موقع العقار بعد التحقق ثم إدخال البيانات. وإذا كان المبنى ضمن مشروع يبيعه مطوّر فاقرؤوا أيضًا دليل المطوّر عن تسجيل الجمعيات (بالإنجليزية).

من يدير اتحاد الملاك؟

• الجمعية العامة: تتكون من جميع الملاك، وتختص بالاطلاع على تقرير المدير وتقرير مراجع الحسابات إن وجد واعتمادهما، ومناقشة الميزانية السنوية واعتمادها، وتعيين المدير ومراجع الحسابات وتحديد أجورهما، وإبراء ذمة المدير، وتعديل النظام الأساسي (المادة 18 من النظام).
• رئيس الجمعية: تنتخبه الجمعية العامة من بين أعضائها لثلاث سنوات قابلة للتجديد (المادة 18 من النظام). وتقول الهيئة إنه يرفع المحاضر ويعتمدها في المنصة، ولا يمكنه إقرار رسوم أو تعديل النظام الأساسي منفردًا.
• مدير العقار: يتولى التشغيل اليومي والتحصيل، وسيأتي دوره أدناه.
• النظام الأساسي: شرط لتسجيل الجمعية، ويتضمن قواعد عمل الجمعية العامة والمدير، واستعمال الأجزاء المشتركة، وقواعد تحديد الاشتراكات، والسنة المالية وقواعد الصرف والمراقبة المالية، وانقضاء الجمعية (المادة 12 من النظام). وتقول الهيئة إنه لا يُعدل إلا بقرار من الجمعية العامة وبموافقة الهيئة.

التزامات الملاك وحقوقهم

• العضوية تلقائية: امتلاك وحدة مفرزة في عقار مؤسسة له جمعية هو قبول بالنظام الأساسي والتزام بقرارات الجمعية العامة، فلا انسحاب منها (المادة 15 من النظام).
• الاشتراك: على كل مالك دفع اشتراكه، وليس له التخلي عن حصته في الأجزاء المشتركة ليتخلص منه (المادة 24 من النظام).
• الحصة بالمساحة: يشترك كل مالك بقدر نسبة مساحة وحدته إلى إجمالي مساحة الأجزاء المفرزة، وقد تختلف قيمة المساهمة باختلاف الاستعمال في العقار متعدد الاستعمالات (المادة 26 من النظام).
• العدادات المشتركة: يسدد كل مالك القيمة التي تحددها الجمعية العامة (المادة 37 من اللائحة).
• الوحدة المؤجَّرة: يظل المالك ملزمًا أمام الجمعية والغير ما لم يتفق مع المستأجر على غير ذلك (المادة 23 من النظام). وتقول الهيئة إن المستأجر يتحمل الرسوم إذا نص عقد الإيجار على ذلك، فراجعوه.
• تعدد ملاك الوحدة: يختارون من بينهم من يمثلهم في الجمعية العامة (المادة 17 من النظام).
• الحقوق: لكل مالك طلب الاطلاع على دفاتر الحسابات (المادة 32 من اللائحة)، ولملاك يمثلون نصف الوحدات المفرزة على الأقل طلب دعوة الجمعية العامة (المادة 18 من النظام). وتقول الهيئة إنه لا يمكن الاعتراض على الرسوم، لكن للأعضاء رفع طلب لتغييرها والتصويت عليه.

رسوم الخدمات: كيف تُحدَّد وتُحصَّل ويُبلَّغ عنها

ما يسميه الناس «رسوم الخدمات» يرد في النظام باسم «اشتراكات الملاك»، وتسميه الهيئة «رسوم الاشتراك».

التحديد. يوجب النظام أن يتضمن النظام الأساسي قواعد تحديد مبلغ الاشتراكات وآلية سدادها (المادة 12 من النظام، والمادة 14 من اللائحة). وتشرح الهيئة أنها ما يتفق عليه الملاك، يقترحها رئيس الجمعية ويطرحها للتصويت قبل اعتمادها، وتغطي الأجزاء المشتركة والخدمات العامة كالمصاعد والأمن والنظافة والمواقف والحدائق والأسطح، ولا تشمل فواتير الكهرباء أو المياه الخاصة بالوحدات. ولم نجد في النظام ولا في لائحته مبلغًا محددًا للاشتراك ولا حدًا أدنى ولا أعلى؛ فالقرار للملاك في نظامهم الأساسي.

مثال حسابي افتراضي، بأرقام مبسّطة وليس تعرفة: إذا اعتمدت الجمعية العامة ميزانية سنوية مقدارها 600,000 ريال، وكان إجمالي مساحة الوحدات المفرزة 20,000 م²، فإن مالك وحدة مساحتها 125 م² يتحمل 125 ÷ 20,000 من الميزانية، أي 3,750 ريالًا في السنة.

التحصيل.

• حساب مصرفي باسم الجمعية تودَع فيه جميع أموالها، لدى أحد البنوك المرخص لها بالعمل داخل المملكة (المادة 31 من اللائحة).
• يحصّل المدير اشتراكات الملاك وغيرها من موارد الجمعية المقرة نظامًا، ويصرف من الميزانية المعتمدة (المادة 23 من اللائحة).
• تصف الهيئة خدمة الفواتير في منصة «ملاك» بأنها تتيح للملاك الاطلاع على رسوم الاشتراك وفواتير الجمعية التي جرى التصويت عليها واعتمادها، ويوثّق المدير عمليات السداد.
• المبلغ الاحتياطي اختياري: للجمعية العامة أن تقرر تكوينه بحسب النظام الأساسي، وللملاك كذلك الاتفاق عليه (المادة 30 من اللائحة).
• المتأخرات: نصّ النظام على أن:

«تكون قرارات المدير وعقود التعاملات التي يبرمها – وفقاً للصلاحيات المخولة له بموجب النظام – المتعلقة بالعقار المشترك أو المجمع العقاري بعد اعتمادها من الهيئة؛ سنداً تنفيذياً في مواجهة الملاك وفقاً لأحكام نظام التنفيذ.» (المادة 21 من النظام)

ويشترط لاعتماد الهيئة ألا يكون المدير أو أحد أقربائه حتى الدرجة الرابعة صاحب مصلحة مباشرة في القرار أو العقد، وأن يكون في حدود صلاحياته، وأي ضابط آخر تضعه الهيئة (المادة 24 من اللائحة).

التبليغ. تطّلع الجمعية العامة على تقرير المدير ومركز الجمعية المالي وتعتمد الميزانية (المادة 18 من النظام)، وتحتفظ بالمحاضر وبدفاتر الحسابات المفصلة (المادة 32 من اللائحة)، وتقول الهيئة إن المدير يُعدّ تقارير مالية وفنية دورية يشاركها مع الهيئة والملاك. ومراجع الحسابات إلزامي في حالتين، نصّت عليهما اللائحة:

«إذا كان العقار المشترك أو المجمع العقاري يتضمن (100) مائة وحدة عقارية مفرزة فأكثر.»

«إذا كان حجم موجودات جمعية الملاك أو جمعية المجمع يتجاوز (1,000,000) مليون ريال.» (المادة 27 من اللائحة)

ونصّت كذلك على أن:

«يعد قرار الجمعية العامة باعتماد تقرير المدير والقوائم المالية -المقدمة منه- دون الاطلاع على تقرير مراجع الحسابات؛ باطلاً.» (المادة 27 من اللائحة)

الجمعية العمومية: الاجتماع والتصويت والمحضر

يسمّي النظام الجهة صاحبة القرار «الجمعية العامة»، ويقال لها في الاستعمال اليومي «الجمعية العمومية».

• الاجتماع: تُعقد بدعوة من رئيسها وفق النظام الأساسي مرة على الأقل في السنة خلال الأشهر الثلاثة التالية لنهاية السنة المالية، ويجوز دعوتها في أي وقت بطلب المدير أو مراجع الحسابات أو ملاك يمثلون نصف الوحدات المفرزة على الأقل (المادة 18 من النظام).
• نسبة القرار: نصّ النظام على أن:

«تكون قرارات الجمعية العامة صحيحة إذا وافق عليها عدد من الملاك تمثل نسبة ملكيتهم (ثلاثة أرباع) إجمالي مساحة الوحدات العقارية المفرزة على الأقل، ما لم ينص النظام الأساسي على نسبة أعلى من ذلك. وفي حال كانت مساحة حصة أحد الملاك تزيد على النصف، أنقص عدد ما له من أصوات إلى ما يساوي النصف.» (المادة 18 من النظام)

فالمعيار هو المساحة لا عدد الملاك ولا الحاضرين، فلا تصفوها بأنها «75% من الملاك».

• النصاب والدعوة: لا يضع النظام رقمًا للنصاب، بل أوجب أن يتضمن النظام الأساسي إجراءات الدعوة وتحديد النصاب (المادة 14 من اللائحة). وللهيئة أن توفد مندوبًا أو أكثر لحضور اجتماعات الجمعيات العامة (المادة 18 من النظام).
• التصويت الإلكتروني: لم نجد في نص النظام ولا في لائحته حكمًا ينظّم التصويت الإلكتروني أو الحضور عن بُعد لجمعيات الملاك. وفي المقابل تصف الهيئة منصة «ملاك» بأن الملاك يصوّتون فيها وأن الرئيس يرفع المحاضر ويعتمدها فيها. فارجعوا إلى نظامكم الأساسي وإلى المنصة قبل نقل اجتماع رسمي إلى الإنترنت.
• المحضر: في نموذج محضر اجتماع الجمعية العمومية نموذج محايد قابل للطباعة بحقول فارغة، مع قائمة حضور.

دور مدير العقار

• من هو: فرد أو شركة، تعيّنه الجمعية العامة (المادة 18 من النظام). وتذكر صفحة خدمة «التقدم كمدير عقار» في المنصة أن الرئيس يرشّح ثلاثة مديرين ويصوّت الملاك، وأن التعيين يتم «بالأغلبية» بعد التصويت. أما صحة قرارات الجمعية العامة فنصّت عليها المادة 18 من النظام (ثلاثة أرباع إجمالي المساحة المفرزة على الأقل، ما لم يشترط النظام الأساسي أكثر)، ولا تبيّن النصوص التي اطلعنا عليها كيف تتوافق العبارتان، فتحققوا من الهيئة ومن نظامكم الأساسي قبل اعتماد التعيين. وللمطوّر الذي بنى العقار الانفراد بتعيين المدير إذا احتفظ بملكية 10% على الأقل من الوحدات المفرزة، وبشرط ألا يقل عددها في العقار عن 100 وحدة (المادة 19 من النظام، والمادة 22 من اللائحة).
• ما يفعله: يدير صيانة الأجزاء المشتركة، ويحصّل الرسوم عبر حساب الجمعية ويصرفها وفق الميزانية، ويتعاقد مع مزوّدي الخدمات، ويمثل الجمعية أمام الجهات الرسمية، دون صلاحية تعديل النظام الأساسي أو فرض رسوم جديدة (بحسب الهيئة).
• قراراته: تصبح قراراته وعقوده سندًا تنفيذيًا بعد اعتماد الهيئة لها وبالشروط السابقة (المادة 21 من النظام، والمادة 24 من اللائحة)، وتصف صفحة خدمة «التقدم كمدير عقار» أن المدير هو من يرفع السند التنفيذي للمتعثرين.
• الترخيص، راجعوا الهيئة: أسئلة الهيئة الشائعة تذكر أنه يلزم أن يكون حاصلًا على رخصة «فال لإدارة الأملاك»، بينما تطلب صفحة خدمة التقدم كمدير عقار للأفراد شهادة من المعهد العقاري، وللمنشآت سجلًا تجاريًا وشهادة من المعهد العقاري للمدير. لذلك تحققوا من متطلبات الترخيص مباشرة لدى الهيئة قبل التعاقد مع مدير.

قائمة تحقق عملية

عند التأسيس

• تأكدوا من وجود ثلاثة ملاك فأكثر لوحدات مفرزة، وحدّدوا تاريخ بدء تسليم ثاني وحدة في المشاريع على الخارطة.
• أعدّوا النظام الأساسي بقواعد احتساب الاشتراكات وآلية سدادها والسنة المالية وقواعد الصرف.
• قدّموا طلب التسجيل خلال 30 يومًا بالبيانات المطلوبة، وادعوا الجمعية العامة الأولى خلال خمسة أيام من التسجيل.
• افتحوا حسابًا مصرفيًا باسم الجمعية تودعون فيه جميع أموالها، لدى بنك مرخص له بالعمل في المملكة.

كل سنة

• اعقدوا الجمعية العامة خلال ثلاثة أشهر من نهاية السنة المالية، واعرضوا تقرير المدير والميزانية، وتأكدوا أن القرار نال ثلاثة أرباع المساحة على الأقل أو النسبة الأعلى في نظامكم.
• عيّنوا مراجع حسابات مرخصًا إن بلغ العقار 100 وحدة مفرزة أو تجاوزت موجودات الجمعية مليون ريال، واطلعوا على تقريره قبل اعتماد تقرير المدير.
• احتفظوا بالمحاضر وبدفاتر حسابات مفصلة وأتيحوا الاطلاع عليها، واحرصوا على أن يرفع رئيس الجمعية المحضر ويعتمده في منصة «ملاك».

عند التحصيل

• أصدروا الفواتير المعتمدة عبر منصة «ملاك» ووثّقوا السداد، ولا تُدخلوا في الاشتراك فواتير كهرباء الوحدات أو مياهها الخاصة.
• راجعوا عقود الإيجار قبل مطالبة المستأجر، وتابعوا المتأخرين دوريًا؛ وللمدير رفع السند التنفيذي بعد اعتماد الهيئة لقراراته.

ما الذي يقدّمه Unitify وما الذي لا يقدّمه

Unitify برنامج مستقل لإدارة المباني، وليس خدمة من الهيئة العامة للعقار ولا بديلًا عن منصة «ملاك». وما يلي هو ما نقدّمه فعلًا:

• واجهة بالعربية. واجهة المنتج متاحة بالعربية والإنجليزية.
• الفوترة والتحصيل (Easybilly). يطبّق Easybilly قاعدة الاحتساب التي يقرّها نظامكم الأساسي؛ وفي السعودية الأساس نظامًا هو نسبة مساحة الوحدة إلى إجمالي المساحة المفرزة (المادة 26 من النظام)، ويدعم Easybilly الاحتساب بالمتر المربع. وتدير منصة «ملاك» التسجيل وإصدار الفواتير لجمعية الملاك، ويتولى Easybilly متابعة التحصيل ومطابقة الإيصالات والإبلاغ عن نسبة التحصيل، ويمنح المدير كشوف حسابات الملاك، لكنه لا يصدر فاتورة خارج منصة «ملاك». راجعوا صفحة الفوترة.
• الدفع. يدفع السكان بالطريقة التي اعتادوها، عبر سداد أو مدى؛ ويعرض Easybilly الحالة في تطبيق السكان. وسداد ومدى ليستا تكاملات في Unitify، بل وسيلتا دفع يستخدمهما السكان بأنفسهم.
• التصويت. تسجّل أداة التصويت الأصوات ولا تجعل الاجتماع صحيحًا قانونيًا بذاتها. ولا يكتب Unitify المحضر ولا يتحقق من النصاب ولا يقرر صحة القرار، وتبقى الجمعية العامة والنظام الأساسي ومنصة «ملاك» هي المرجع.
• نتيجة قائمة. ارتفعت نسبة التحصيل في Ande Tower، مشروعنا القائم في جورجيا، من 40% إلى 80% خلال ستة أشهر.
• الأسعار بالدولار الأمريكي. الخطة Free بسعر $0، وBase بسعر $1، وPro بسعر $3 لكل شقة شهريًا، وتُضاف الفوترة بسعر $0.5 لكل فاتورة (مجانية في Pro). التفاصيل في صفحة الأسعار.

اطّلعوا على صفحة السعودية أو صفحة الخليج، أو احجزوا عرضًا تجريبيًا.