محضر اجتماع الجمعية العمومية لاتحاد الملاك

محضر الاجتماع هو السجل المكتوب لما قررته الجمعية العمومية، وهو ما يرجع إليه الرئيس والمدير وكل مالك بعد الاجتماع. في الأسفل نموذج محايد لمحضر اجتماع الجمعية العمومية لاتحاد الملاك بحقول فارغة، تطبعونه وتعبّئونه في الاجتماع، ومعه قائمة حضور. هذا نموذج وليس استشارة قانونية: الدعوة والنصاب وطريقة التصويت وشكل المحضر تتبع النظام الأساسي لجمعيتكم والأنظمة المعمول بها، وينبغي أن يراجعه مستشاركم القانوني قبل اعتماده. ويتضمن دليل اتحاد الملاك في السعودية الشرح الكامل لأحكام الجمعية.

ما الذي يقوله النظام عن المحضر وعن الاجتماع

الحقول في النموذج هي ما يلزم ليكون المحضر قابلًا للمراجعة لاحقًا، وليست قائمة منقولة من النظام. وهذه هي النقاط التي استندنا فيها إلى نصوص الجهات الرسمية:

• حفظ المحاضر. نصّت اللائحة على أن:

«على الجمعية العامة الاحتفاظ بمحاضر اجتماعاتها ودفاتر حسابات مفصلة للمبالغ المستحقة على الملاك والغير؛ في سجلات تخصص لذلك. ويحق لكل مالك -أو من يمثله- طلب الاطلاع على تلك الدفاتر.» (المادة 32 من اللائحة)

• رفع المحضر في المنصة. تقول الهيئة العامة للعقار عن رئيس الجمعية في صفحة برنامج «ملاك» إنه يرفع المحاضر ويعتمدها في المنصة، ولذلك يتضمن النموذج خانة لرفع المحضر.
• من يدعو إلى الاجتماع. تنعقد الجمعية العامة بدعوة من رئيسها، ونصّ النظام على أن:

«تعقد الجمعية العامة بدعوة من رئيسها وفقاً للقواعد التي يحددها النظام الأساسي، على أن تعقد مرة على الأقل في السنة خلال الأشهر (الثلاثة) التالية لنهاية السنة المالية لجمعية الملاك.» (المادة 18 من النظام)

ويجوز دعوتها في أي وقت بطلب المدير أو مراجع الحسابات أو ملاك يمثلون نصف عدد الوحدات المفرزة على الأقل (المادة 18 من النظام). ولذلك يسأل النموذج عن الداعي.

• الاجتماع الأول بعد التسجيل. على من تقدم بطلب التسجيل دعوة جميع الأعضاء خلال خمسة أيام من تاريخ تسجيل الجمعية، على ألا تقل المدة بين الدعوة والانعقاد عن خمسة أيام، وتنظر الجمعية في اجتماعها الأول في النظام الأساسي، وانتخاب الرئيس، وتعيين المدير ما لم يُتفق على تأجيل التعيين إلى الاجتماع الثاني، وأعمال التأسيس ونفقاته (المادة 15 من اللائحة). وهذا الحد الأدنى وارد في مادة الاجتماع الأول؛ أما إجراءات الدعوة إلى الاجتماعات اللاحقة فيحددها النظام الأساسي (المادة 14 من اللائحة).
• النصاب في النظام الأساسي. لا يضع النظام رقمًا للنصاب، بل أوجب أن يتضمن النظام الأساسي:

«إجراءات الدعوة إلى اجتماعات الجمعية العامة، وتحديد النصاب اللازم لصحة انعقادها ولاتخاذ القرارات.» (المادة 14 من اللائحة)

ولذلك يترك النموذج النصاب حقلًا تملؤونه من نظام جمعيتكم.

• نسبة القرار بالمساحة. نصّ النظام على أن:

«تكون قرارات الجمعية العامة صحيحة إذا وافق عليها عدد من الملاك تمثل نسبة ملكيتهم (ثلاثة أرباع) إجمالي مساحة الوحدات العقارية المفرزة على الأقل، ما لم ينص النظام الأساسي على نسبة أعلى من ذلك. وفي حال كانت مساحة حصة أحد الملاك تزيد على النصف، أنقص عدد ما له من أصوات إلى ما يساوي النصف.» (المادة 18 من النظام)

ولذلك يسجّل النموذج المساحة الموافقة والنسبة من إجمالي المساحة، وحقلًا لمالك تزيد حصته على النصف، وفي كل بند خانة للمساحة المحتسبة بعد تخفيض الأصوات إن انطبق.

• من يمثل الوحدة المشتركة. إذا تعدد ملاك الوحدة المفرزة وجب عليهم أن يختاروا من بينهم من يمثلهم في الجمعية العامة (المادة 17 من النظام)، وفي النموذج خانة للتمثيل.
• ما تختص به الجمعية العامة. من اختصاصاتها الاطلاع على تقرير المدير وتقرير مراجع الحسابات إن وجد واعتمادهما، ومناقشة الميزانية السنوية واعتمادها، وتعيين المدير ومراجع الحسابات وتحديد أجورهما، وإبراء ذمة المدير، وتعديل النظام الأساسي (المادة 18 من النظام). وقد بُني جدول الأعمال في النموذج على هذه البنود، مع بند للاشتراكات وبند للمبلغ الاحتياطي (المادة 30 من اللائحة: للجمعية العامة أن تقرر تكوينه).
• تعديل النظام الأساسي. تقول الهيئة إنه لا يُعدل إلا بقرار من الجمعية العامة وبموافقة الهيئة، ولذلك يسأل النموذج عن طلب الموافقة.
• اللغة. نصّت اللائحة على أن تكون مكاتبات الجمعية العامة وتقاريرها باللغة العربية، مع جواز اختيار لغة أخرى إضافة إلى العربية (المادة 33 من اللائحة). فالنموذج بالعربية.
• حضور الهيئة. للهيئة أن توفد مندوبًا أو أكثر لحضور اجتماعات الجمعيات العامة (المادة 18 من النظام)، وفي النموذج سؤال عن ذلك.
• التوقيع الإلكتروني للمحضر. لم نجد في نص النظام ولا في لائحته حكمًا ينظّم التوقيع الإلكتروني على محاضر جمعيات الملاك ولا التصويت عن بُعد، ولذلك تركنا طريقة الانعقاد حقلًا. والتزموا بما يقرره نظامكم الأساسي وتقتضيه منصة «ملاك».

نموذج محضر اجتماع الجمعية العمومية

بسم الله الرحمن الرحيم
محضر اجتماع الجمعية العمومية لاتحاد الملاك [عادي (سنوي) / غير عادي]
[نموذج عام محايد. راجعوا النظام الأساسي لجمعيتكم والأنظمة المعمول بها قبل اعتماده، واحذفوا هذا السطر.]

اسم الجمعية: [____]
رقم تسجيلها لدى الهيئة العامة للعقار: [____]
العقار المشترك: [____]    العنوان الوطني: [____]    رقم الصك: [____]
اليوم: [____]    تاريخ الاجتماع: [__/__/____هـ] الموافق [__/__/____م]
المكان: [العنوان والقاعة / المنصة والرابط]
نوع الاجتماع: [عادي (سنوي) / غير عادي]    طريقة الانعقاد: [حضوري / عن بُعد / مختلط]

أولًا: الدعوة
الداعي إلى الاجتماع: [رئيس الجمعية / المدير / مراجع الحسابات /
ملاك يمثلون نصف الوحدات المفرزة على الأقل / آخر: ____]
تاريخ الدعوة: [__/__/____]    وسيلة الإرسال: [____]
المدة بين الدعوة والانعقاد: [__] أيام
بدأ الاجتماع في الساعة: [__:__]

ثانيًا: الحضور والنصاب
قائمة الحضور مرفقة.
الوحدات الممثلة: [__] من [__] وحدة مفرزة
المساحة الممثلة: [____] م² من إجمالي [____] م² للوحدات المفرزة
الحاضرون بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي وحدة مشتركة: [__] (الوثائق مرفقة)
النصاب المطلوب وفق النظام الأساسي: [____]
تحقق النصاب: [نعم / لا]    تحقق منه: [____]
مالك تزيد حصته على نصف إجمالي المساحة: [لا يوجد / الاسم: ____]
وقد أُنقصت أصواته إلى النصف: [نعم / لا ينطبق]
إن انطبق ذلك فسجّلوا في كل بند المساحة المحتسبة لأصواته بعد التخفيض (ما يساوي النصف) بدل مساحته الفعلية.
حضر مندوب من الهيئة العامة للعقار: [نعم، الاسم: ____ / لا]

ثالثًا: رئاسة الاجتماع
رئيس الجمعية: [الاسم، الوحدة]
أمين سر الاجتماع (محرر المحضر): [الاسم، الوحدة]

رابعًا: جدول الأعمال والقرارات

البند 1: [اعتماد محضر الاجتماع السابق]
   المناقشة: [ملخص]
   القرار: [____]
   المساحة الموافقة: [____] م²    النسبة من إجمالي المساحة: [__]%
   المساحة المحتسبة بعد تخفيض الأصوات (إن انطبق): [____] م²
   النسبة المطلوبة وفق النظام الأساسي: [____]
   النتيجة: [اعتُمد / لم يُعتمد]

البند 2: [تقرير المدير عن إدارة العقار ومركز الجمعية المالي خلال السنة المالية]
   المناقشة: [ملخص؛ التقرير مرفق]
   تقرير مراجع الحسابات: [اطلعت عليه الجمعية / لا يوجد مراجع]
   القرار: [____]
   المساحة الموافقة: [____] م²    النسبة من إجمالي المساحة: [__]%
   المساحة المحتسبة بعد تخفيض الأصوات (إن انطبق): [____] م²
   النسبة المطلوبة وفق النظام الأساسي: [____]
   النتيجة: [اعتُمد / لم يُعتمد]

البند 3: [الميزانية السنوية للفترة ____]
   المناقشة: [ملخص؛ الميزانية مرفقة]
   القرار: [____]
   المساحة الموافقة: [____] م²    النسبة من إجمالي المساحة: [__]%
   المساحة المحتسبة بعد تخفيض الأصوات (إن انطبق): [____] م²
   النسبة المطلوبة وفق النظام الأساسي: [____]
   النتيجة: [اعتُمدت / لم تُعتمد]

البند 4: [اشتراكات الملاك للفترة ____]
   قاعدة الاحتساب وفق النظام الأساسي: [____]
   المبلغ أو الأساس المعتمد: [____]    موعد السداد: [____]
   القرار: [____]
   المساحة الموافقة: [____] م²    النسبة من إجمالي المساحة: [__]%
   المساحة المحتسبة بعد تخفيض الأصوات (إن انطبق): [____] م²
   النسبة المطلوبة وفق النظام الأساسي: [____]
   النتيجة: [اعتُمدت / لم تُعتمد]

البند 5: [تعيين المدير أو تجديد تعيينه وتحديد أجره]
   المرشحون: [الاسم أو الشركة: ____ / ____ / ____]
   الأجر والمدة: [____]
   المساحة الموافقة: [____] م² لـ [____]    النسبة من إجمالي المساحة: [__]%
   المساحة المحتسبة بعد تخفيض الأصوات (إن انطبق): [____] م²
   النسبة المطلوبة وفق النظام الأساسي: [____]
   النتيجة: [عُيّن: ____ / لم يُعيّن]

البند 6: [تعيين مراجع الحسابات وتحديد أجره، إن لزم]
   المرشح: [____]    الأجر: [____]
   المساحة الموافقة: [____] م²    النسبة من إجمالي المساحة: [__]%
   المساحة المحتسبة بعد تخفيض الأصوات (إن انطبق): [____] م²
   النسبة المطلوبة: [____]
   النتيجة: [عُيّن: ____ / لم يُعيّن]

البند 7: [إبراء ذمة المدير عن الفترة ____]
   المساحة الموافقة: [____] م²    النسبة من إجمالي المساحة: [__]%
   المساحة المحتسبة بعد تخفيض الأصوات (إن انطبق): [____] م²
   النسبة المطلوبة: [____]
   النتيجة: [أُبرئت ذمته / لم تُبرأ]

البند 8: [المبلغ الاحتياطي]
   القرار: [تكوينه بمبلغ ____ / عدم تكوينه]
   المساحة الموافقة: [____] م²    النسبة من إجمالي المساحة: [__]%
   المساحة المحتسبة بعد تخفيض الأصوات (إن انطبق): [____] م²
   النسبة المطلوبة: [____]
   النتيجة: [اعتُمد / لم يُعتمد]

البند 9: [تعديل النظام الأساسي]
   النص المقترح: [مرفق]
   المساحة الموافقة: [____] م²    النسبة من إجمالي المساحة: [__]%
   المساحة المحتسبة بعد تخفيض الأصوات (إن انطبق): [____] م²
   النسبة المطلوبة: [____]
   النتيجة: [اعتُمد من الجمعية العامة / لم يُعتمد]
   طلب موافقة الهيئة العامة للعقار على التعديل: [قُدّم بتاريخ ____ / لا ينطبق]

البند 10: [انتخاب رئيس الجمعية، إن كان على الجدول]
   المرشحون: [____ / ____]
   الأصوات بالمساحة: [الاسم: ____ م² / الاسم: ____ م²]
   المساحة المحتسبة بعد تخفيض الأصوات (إن انطبق): [____] م² / [____] م²
   النتيجة: [انتُخب: ____]    مدة الرئاسة: [من ____ إلى ____]

البند 11: [أمور أخرى، إن أجاز النظام الأساسي: ____]

خامسًا: المتابعة
المهمة: [____]    المسؤول: [____]    الموعد: [__/__/____]
المهمة: [____]    المسؤول: [____]    الموعد: [__/__/____]
المهمة: [____]    المسؤول: [____]    الموعد: [__/__/____]

سادسًا: الختام
انتهى الاجتماع في الساعة [__:__]. حرّر هذا المحضر [الاسم]،
وبعد قراءته واعتماده وُقّع من رئيس الجمعية وأمين سر الاجتماع (محرر المحضر).
[توقيعات أخرى إن اشترطها النظام الأساسي أو الجمعية: ____]

المكان والتاريخ: ____________________

رئيس الجمعية: ______________________    أمين سر الاجتماع (محرر المحضر): ______________________

المرفقات: [ ] الدعوة   [ ] قائمة الحضور   [ ] وثائق الوكالة والتمثيل
[ ] تقرير المدير   [ ] تقرير مراجع الحسابات   [ ] الميزانية
[ ] النص المقترح لتعديل النظام الأساسي

رفع المحضر واعتماده في منصة «ملاك» من رئيس الجمعية: [ ] تم بتاريخ [__/__/____]
نسخة موقعة محفوظة في سجلات الجمعية: [ ] نعم

قائمة الحضور

قائمة الحضور مرفقة بالمحضر وتُثبت النصاب. تُطبع في صفحة مستقلة، فاطبعوا منها نسخًا بقدر عدد الوحدات.

قائمة حضور الجمعية العمومية لاتحاد الملاك
[اسم الجمعية]    اجتماع [سنوي / غير عادي] بتاريخ [__/__/____]

(1)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(2)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(3)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(4)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(5)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(6)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(7)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(8)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(9)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(10)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(11)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(12)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(13)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

(14)  الوحدة: ________  المساحة (م²): ________
     المالك أو ممثله: ______________________________
     رقم الهوية/الإقامة: ________
     [ ] بالأصالة   [ ] بالوكالة أو ممثلًا عن مالكي الوحدة
     التوقيع: ______________________

الوحدات الحاضرة: [____]    المساحة الحاضرة (م²): [____]
وثائق الوكالة والتمثيل المرفقة: [____]
راجعها رئيس الجمعية: ______________________    التاريخ: ____________

كيف يساعد Unitify وما الذي لا يفعله

لا يكتب Unitify المحضر ولا يتحقق من النصاب ولا يقرر صحة القرار. يصل إشعار الاجتماع إلى السكان في تطبيق السكان، وتسجّل أداة التصويت أصوات الملاك، وتعتمد الصحة القانونية على النظام والنظام الأساسي؛ ولا يتضمن Unitify مؤتمرات فيديو خاصة به، فيُعقد الاجتماع عن بُعد، إن أجازه نظامكم الأساسي، بأداة خارجية. وتبقى منصة «ملاك» هي القناة التي تصفها الهيئة لرفع المحاضر. وواجهة المنتج متاحة بالعربية والإنجليزية.

اطّلعوا على صفحة السعودية أو صفحة الأسعار، أو احجزوا عرضًا تجريبيًا.