Hãy trả lời các câu hỏi để xem điểm.
Chọn hoặc đổi đơn vị quản lý vận hành của tòa nhà bạn
Chấm điểm mọi ứng viên theo cùng một bộ câu hỏi, gửi cho từng đơn vị cùng một yêu cầu chào giá và lưu lại các câu trả lời. Miễn phí, không cần đăng ký.
Khi nào chủ sở hữu bắt đầu tìm đơn vị quản lý
Phần lớn Ban quản trị bắt đầu tìm vào một trong bốn thời điểm. Mỗi thời điểm có một bước đầu tiên bạn làm được trước khi hứa hẹn với bất kỳ ai.
- 1Hợp đồng sắp hết hạn. Trước khi bắt đầu, hãy tìm thời hạn và thời gian báo trước trong chính hợp đồng của bạn. Hai thông tin đó cho biết bạn còn bao nhiêu thời gian.
- 2Yêu cầu không được trả lời, hoặc khó theo dõi tiền. Hãy ghi lại ba trường hợp gần đây, kèm ngày và số tiền. Một cuộc tìm kiếm bắt đầu từ sự việc cụ thể thì dễ giải thích với các chủ sở hữu khác hơn.
- 3Tòa nhà mới và đơn vị quản lý đầu tiên do chủ đầu tư chọn. Chủ sở hữu có thể nhận quyền quyết định vào thời điểm pháp luật và hồ sơ của tòa nhà quy định. Hãy đọc hồ sơ bàn giao và hợp đồng chủ đầu tư đã ký.
- 4Ban quản trị đổi người, hoặc chủ sở hữu muốn điều mà đơn vị quản lý không cung cấp. Trước hết hãy thống nhất trong tám nhóm của phiếu chấm điểm, nhóm nào quan trọng nhất với bạn.
Ai được chấm dứt hợp đồng, và theo điều kiện nào, tùy vào nội dung hợp đồng và pháp luật. Hãy đọc cả hai trước khi gửi thông báo chấm dứt.
Chấm điểm các ứng viên
Chấm từng ứng viên theo mọi câu hỏi: Có: 2 điểm, Một phần: 1 điểm, Không: 0 điểm. Các nhóm có trọng số như hiển thị, cộng lại là 100. Điểm số giúp bạn so sánh, không thay cho việc đọc kỹ đề xuất đã ký.
Giấy phép, chứng chỉ và tuân thủ
Quản lý tiền
Báo cáo và quản trị
Dịch vụ và phản hồi
Sẵn sàng tiếp nhận bàn giao
Tính độc lập
Minh bạch về giá
Bằng chứng thực tế
Kết quả
Câu hỏi nên hỏi đơn vị quản lý vận hành
Đây là các câu hỏi mà phiếu chấm điểm dùng để chấm, xếp theo điều chúng kiểm tra. Hãy hỏi mọi ứng viên cùng những câu này, bằng văn bản, và lưu lại câu trả lời.
Giấy phép, chứng chỉ và tuân thủ
- Công ty và người sẽ phụ trách tòa nhà của bạn có giấy phép hoặc chứng chỉ theo quy định nơi bạn ở (nếu có) không, và có sẵn sàng cho bạn xem số giấy phép không?
- Công ty có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và bảo hiểm rủi ro gian lận, biển thủ của nhân viên không, và có sẵn sàng cho bạn xem giấy chứng nhận bảo hiểm không?
- Công ty có là thành viên của một hiệp hội nghề nghiệp có quy tắc ứng xử mà chủ sở hữu đọc được không?
Quản lý tiền
- Tiền của tòa nhà có được giữ trong tài khoản riêng đứng tên Ban quản trị, không bao giờ lẫn với tiền của đơn vị quản lý không?
- Chủ sở hữu có xem được sao kê ngân hàng và ai còn nợ khoản nào trực tuyến, vào bất cứ lúc nào không?
- Công ty có cung cấp báo cáo thu chi cho chủ sở hữu mỗi tháng, trong một số ngày cố định không?
- Sổ sách có được một bên độc lập với đơn vị quản lý rà soát mỗi năm một lần không?
Báo cáo và quản trị
- Công ty có giao dự toán năm và báo cáo tài chính cuối năm đúng hạn, ở dạng chủ sở hữu đọc được không?
- Công ty có lưu trữ đầy đủ biên bản và nghị quyết mà bất kỳ chủ sở hữu nào cũng mở xem được không?
- Tài liệu, biên bản và hợp đồng có được lưu trên cổng thông tin dành cho chủ sở hữu và Ban quản trị, thay vì tệp đính kèm e-mail không?
- Công ty có hỗ trợ biểu quyết trực tuyến hoặc tham dự họp từ xa, khi pháp luật cho phép không?
Dịch vụ và phản hồi
- Tòa nhà của bạn có một người quản lý cụ thể được chỉ định không, và công ty có cho bạn biết người đó đang phụ trách bao nhiêu tòa nhà hoặc căn hộ không?
- Có người dự phòng và đường dây ngoài giờ cho sự cố vỡ ống nước, thang máy và mất điện không?
- Các yêu cầu có được ghi nhận kèm mã tiếp nhận không, và cư dân có xem được tình trạng xử lý không?
- Thời gian phản hồi và thời gian xử lý có được báo cáo cho Ban quản trị mỗi tháng không?
Sẵn sàng tiếp nhận bàn giao
- Công ty có tiếp nhận phần sở hữu chung, chìa khóa và hồ sơ kỹ thuật từ chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý trước đó bằng biên bản bàn giao có ký không?
- Công ty có theo dõi lỗi và yêu cầu bảo hành theo thời hạn, và đôn đốc nhà thầu xử lý không?
- Công ty có thu thập và lưu giữ bản vẽ hoàn công và hồ sơ kỹ thuật của tòa nhà không?
- Chủ sở hữu có xem được các lỗi đang được xử lý, kèm tình trạng không?
Tính độc lập
- Công ty có khai bằng văn bản mọi mối liên hệ về sở hữu, tài chính hoặc gia đình với chủ đầu tư, người bán căn hộ hoặc những người quyết định thay mặt chủ sở hữu không?
- Thời hạn hợp đồng có nằm trong mức pháp luật cho phép không, và chủ sở hữu có chấm dứt được bằng cách báo trước mà không bị phạt không?
- Công ty có công khai khi giao việc cho các công ty do chính mình hoặc chủ đầu tư làm chủ không?
Minh bạch về giá
- Mức phí có được tách thành từng khoản, và những gì đã bao gồm có được ghi rõ không?
- Các khoản phát sinh và phần trăm thu trên công việc sửa chữa lớn có được nêu rõ từ đầu, không có khoản cộng thêm không giới hạn không?
- Mức tăng hằng năm có gắn với một chỉ số hoặc mức trần được nêu rõ không, và khối lượng công việc thực tế của năm trước có được cho xem để các đề xuất so sánh được trên cùng một cơ sở không?
Bằng chứng thực tế
- Công ty có cung cấp được thông tin tham chiếu từ các tòa nhà có quy mô và thời gian đưa vào sử dụng tương đương, đồng thời cho biết đã hoạt động bao nhiêu năm không?
- Công ty có sẵn sàng cho bạn xem bản demo trực tiếp về những gì chủ sở hữu và cư dân thực sự nhìn thấy không?
- Công ty có biết, và có cho bạn biết, thực tế có bao nhiêu chủ sở hữu dùng thanh toán trực tuyến và ứng dụng không?
Hai câu nên hỏi thêm ở cuối
- Trong những câu trả lời này, quý công ty sẽ đưa câu nào vào hợp đồng?
- Chúng tôi có thể gọi cho những khách hàng hiện tại nào của quý công ty?
Mẫu RFP cho đơn vị quản lý vận hành
Yêu cầu chào giá (RFP) đưa mọi ứng viên về cùng một mặt bằng. Mẫu này có sẵn các câu hỏi của phiếu chấm điểm, bảng phí, trọng số và cam kết về tính độc lập. Hãy gửi cùng một tệp cho ít nhất ba công ty.
Vì sao phiếu chấm điểm hỏi về truy cập trực tuyến
Bảy câu hỏi nói về những gì chủ sở hữu xem được trực tuyến: sao kê, tài liệu, tình trạng xử lý yêu cầu và kết quả biểu quyết. Đó không phải là chiêu bán hàng. Đơn vị quản lý làm tốt việc này sẽ giảm bớt công việc cho Ban quản trị; nếu không, Ban quản trị phải tự xử lý. Các câu hỏi về số hóa mặc định được tắt, và khi bật lên, mỗi câu có trọng số bằng một nửa câu cốt lõi.
Unitify mang những công cụ này đến cho đơn vị quản lý vận hành.
Chọn đơn vị quản lý vận hành: câu hỏi thường gặp
Nên hỏi bao nhiêu công ty?
Ít nhất ba. Như vậy bạn có được khoảng giá và biết đơn vị nào trả lời được những câu hỏi khó. Phiếu chấm điểm so sánh song song tối đa ba ứng viên.
Mức phí thấp nhất có phải đề xuất tốt nhất không?
Không nhất thiết. Hãy so sánh mức phí cùng với những gì đã bao gồm, các khoản phát sinh, phần trăm thu trên công việc sửa chữa lớn và mức tăng hằng năm. Vì thế minh bạch về giá là một nhóm riêng trong bảng điểm.
Chủ sở hữu có thay được đơn vị quản lý không?
Thông thường các chủ sở hữu cùng quyết định, và cách họ quyết định tùy vào pháp luật của nước bạn và các văn bản quản lý của tòa nhà. Trang này không nói ai quyết định ở nước bạn, theo tỷ lệ nào hay báo trước ra sao. Hãy hỏi luật sư hoặc công chứng viên, và đọc hợp đồng của bạn.
Đơn vị quản lý có cần giấy phép hay đăng ký không?
Việc đó tùy từng nước. Hãy yêu cầu mỗi ứng viên cung cấp bằng chứng về giấy phép, đăng ký hoặc tư cách thành viên mà nước bạn đòi hỏi, và kiểm tra lại với cơ quan cấp.
Những câu trả lời tôi nhập sẽ đi đâu?
Câu trả lời bạn nhập không rời khỏi trình duyệt. Điểm số được tính ngay trên trang và chỉ được lưu trong tab trình duyệt hiện tại.
Đây có phải là tư vấn pháp lý không?
Không. Đây là thông tin chung. Pháp luật thay đổi, còn hợp đồng và các văn bản quản lý của bạn mới là điều quan trọng, vì vậy hãy nhờ luật sư hoặc công chứng viên kiểm tra mọi việc bạn định làm theo.
Đọc tiếp
Muốn đơn vị quản lý của bạn làm việc theo cách này?
Hãy gửi trang này cho đơn vị quản lý hiện tại của bạn, hoặc dùng thử miễn phí với một tòa nhà để tự trải nghiệm góc nhìn của chủ sở hữu.