Hãy trả lời các câu hỏi để xem điểm.
Bàn giao cho đơn vị quản lý vận hành mà chủ sở hữu muốn tiếp tục thuê
Khi bàn giao, chủ sở hữu có thể xem xét lại đơn vị quản lý mà bạn đã chọn. Hãy chọn đơn vị họ muốn tiếp tục thuê, đưa điều đó vào hồ sơ mời thầu và làm rõ quy trình bàn giao.
Điều gì xảy ra với đơn vị quản lý bạn đã chọn khi bàn giao
Bàn giao là một quy trình có hệ quả lâu dài, không chỉ là thủ tục ký nhận. Đây là bốn việc cần chốt trước khi bạn ký với một đơn vị quản lý.
- 1Khi nào. Hãy cùng luật sư xác định thời điểm chủ sở hữu nhận quyền kiểm soát Ban quản trị và có quyền xem xét hợp đồng giữa Ban quản trị với đơn vị quản lý. Hãy lên kế hoạch cho ngày ấy ngay từ ngày đầu.
- 2Bạn bàn giao gì. Một tòa nhà được bàn giao cùng hồ sơ, quỹ, hợp đồng, bảo hành, bản vẽ và báo cáo tài chính. Hãy lập danh sách sớm và giữ mọi thứ có trật tự.
- 3Chủ sở hữu có thể thay đổi gì. Chủ sở hữu có thể có quyền chấm dứt hợp đồng được ký trước khi họ nhận quyền kiểm soát. Có được hay không, và theo điều kiện nào, tùy pháp luật của nước bạn và hợp đồng.
- 4Ai được quản lý. Một số nước yêu cầu đơn vị quản lý phải có giấy phép hoặc đăng ký. Hãy yêu cầu ứng viên cung cấp bằng chứng.
Hợp đồng với một đơn vị quản lý được chọn vì tính độc lập và sự công khai là hợp đồng mà chủ sở hữu ít có lý do để chấm dứt.
Điều chủ sở hữu kiểm tra đầu tiên: tính độc lập
Khi chủ sở hữu so sánh đơn vị quản lý bạn đã chọn với một đơn vị họ có thể chọn, câu hỏi đầu tiên là đơn vị đó làm việc cho ai. Hãy đưa câu trả lời vào hồ sơ mời thầu.
- Bản khai bằng văn bản về mọi mối liên hệ về sở hữu, tài chính hoặc gia đình giữa đơn vị quản lý và chủ đầu tư.
- Không giao việc cho các công ty do chủ đầu tư hoặc đơn vị quản lý làm chủ, trừ khi mối liên hệ được công khai và đề xuất được so sánh về giá như các hồ sơ dự thầu khác.
- Hợp đồng mà chủ sở hữu chấm dứt được theo điều kiện pháp luật dành cho họ, không có điều khoản phạt khiến việc chấm dứt trở nên tốn kém.
- Mức phí được tách thành từng khoản và có thể cho người mua xem trước khi họ ký.
- Báo cáo cho chủ sở hữu ngay từ tháng đầu tiên, không chỉ sau khi bàn giao.
- Một danh sách bàn giao mà Ban quản trị đầu tiên của chủ sở hữu có thể kiểm tra từng dòng.
Phiếu chấm điểm bên dưới có thước đo “khả năng chủ sở hữu tiếp tục thuê đơn vị quản lý này”. Thước đo này dựa trên tính độc lập và sự minh bạch về tiền và hồ sơ, không dựa trên phần mềm.
Chấm điểm các ứng viên
Hãy chấm từng ứng viên như cách các chủ sở hữu sẽ chấm. Tính độc lập có trọng số cao nhất ở đây, vì đó là điều chủ sở hữu kiểm tra đầu tiên và cũng là lý do họ thay đơn vị quản lý mà họ không tự chọn.
Tính độc lập
Giấy phép, chứng chỉ và tuân thủ
Quản lý tiền
Báo cáo và quản trị
Dịch vụ và phản hồi
Sẵn sàng tiếp nhận bàn giao
Minh bạch về giá
Bằng chứng thực tế
Kết quả
Mẫu hồ sơ mời thầu cho chủ đầu tư
Một tài liệu chung cho mọi đơn vị dự thầu. Tài liệu nêu các nguyên tắc ở trên thành điều kiện, có sẵn các câu hỏi của phiếu chấm điểm và đặt trọng số cao nhất cho tính độc lập.
Danh mục kiểm tra bàn giao
Phần đầu liệt kê những gì chủ đầu tư thường bàn giao cho Ban quản trị: hồ sơ, quỹ, hợp đồng và bảo hành. Phần còn lại đề cập đến tình trạng phần sở hữu chung, các lỗi chưa xử lý và việc thiết lập tài chính ban đầu. Hãy giữ bản danh mục đã ký.
Chủ đầu tư bàn giao cho Ban quản trị
- Các văn bản thành lập Ban quản trị và mọi thay đổi sau đó, kèm quy chế và biên bản các cuộc họp đã tổ chức
- Đơn từ nhiệm của các đại diện chủ đầu tư trong Ban quản trị, nếu họ đang giữ chức vụ
- Hồ sơ và báo cáo tài chính từ khi Ban quản trị bắt đầu hoạt động đến khi bàn giao, được kế toán hoặc kiểm toán viên độc lập rà soát khi có yêu cầu
- Các quỹ của Ban quản trị, hoặc quyền kiểm soát các quỹ đó
- Bảng kiểm kê tài sản thuộc quyền sở hữu của Ban quản trị
- Bản vẽ và thông số kỹ thuật của tòa nhà như đã xây dựng
- Danh sách các nhà thầu, nhà thầu phụ và nhà cung cấp đã xây dựng công trình
- Các hợp đồng bảo hiểm, chứng nhận hoàn thành và giấy phép còn hiệu lực
- Mọi bảo hành bằng văn bản của nhà thầu, nhà thầu phụ, nhà cung cấp và nhà sản xuất còn hiệu lực
- Danh sách chủ sở hữu kèm địa chỉ và số điện thoại, trong phạm vi pháp luật cho phép chuyển giao
- Các hợp đồng thuê phần sở hữu chung và các hợp đồng thuê khác mà Ban quản trị là một bên
- Các hợp đồng lao động và dịch vụ, gồm cả hợp đồng quản lý, và mọi hợp đồng khác mà Ban quản trị là một bên
- Biên bản kiểm tra kết cấu và an toàn do kỹ sư hoặc kiến trúc sư có chuyên môn ký
Tài liệu
- Sách hướng dẫn vận hành và lịch bảo trì của các hệ thống trong tòa nhà (thang máy, sưởi và làm mát, phòng cháy chữa cháy)
- Hồ sơ kiểm định mới nhất của thang máy, hệ thống phòng cháy và các thiết bị khác phải kiểm định
Phần sở hữu chung, lỗi và bảo hành
- Đi kiểm tra từng phần sở hữu chung cùng đơn vị quản lý và, nếu có thể, đại diện của chủ sở hữu
- Danh sách các lỗi chưa xử lý có ký, mỗi lỗi kèm thời hạn và bên chịu trách nhiệm
- Sổ bảo hành: những gì được bảo hành, bởi ai và đến khi nào, kèm quy trình yêu cầu bảo hành
- Chìa khóa, thẻ ra vào, thiết bị điều khiển từ xa và mã truy cập được kiểm đếm và ký nhận
- Chỉ số công tơ của các hệ thống dùng chung vào ngày bàn giao, kèm ảnh chụp
Khởi đầu tài chính rõ ràng
- Mở tài khoản ngân hàng riêng đứng tên Ban quản trị
- Số dư đầu kỳ, nêu rõ chủ đầu tư đã nộp bao nhiêu và còn nợ bao nhiêu
- Dự toán đầu tiên và các khoản tạm ứng để chi trả
- Mở quỹ dự phòng hoặc quỹ sửa chữa, kèm quy tắc trích lập quỹ
- Các hóa đơn chưa thanh toán và đơn đặt hàng còn mở tại thời điểm bàn giao, mỗi khoản nêu rõ ai trả
Chủ sở hữu và liên lạc
- Danh sách chủ sở hữu kèm căn hộ, phần sở hữu và thông tin liên hệ, trong phạm vi pháp luật cho phép chuyển giao
- Đã thống nhất ngày và chương trình của hội nghị nhà chung cư đầu tiên
- Cách để chủ sở hữu phản ánh vấn đề và xem tình trạng xử lý được hướng dẫn bằng văn bản
- Đầu mối liên hệ khi có sự cố khẩn vào bất kỳ giờ nào, đã gửi cho mọi chủ sở hữu
Chủ đầu tư bàn giao: câu hỏi thường gặp
Chủ đầu tư có được chọn đơn vị quản lý đầu tiên không?
Việc chủ đầu tư có vận hành tòa nhà và ký hợp đồng trước khi chủ sở hữu nhận quyền kiểm soát hay không tùy pháp luật và hồ sơ của tòa nhà. Chủ sở hữu có thể xem xét lại các hợp đồng ấy sau này, tùy pháp luật của nước bạn, vì vậy hãy chọn một đơn vị quản lý mà họ muốn tiếp tục thuê.
Chủ đầu tư phải bàn giao những gì?
Điều đó tùy pháp luật của nước bạn và hợp đồng của bạn với người mua. Các hạng mục thường gặp là hồ sơ và biên bản, báo cáo tài chính, quỹ, hợp đồng, bảo hành, bản vẽ, bảo hiểm và biên bản kiểm tra. Danh mục kiểm tra xuất phát từ danh sách đó. Hãy hỏi luật sư điều gì áp dụng cho dự án của bạn.
Ai trả tiền kiểm toán khi bàn giao?
Điều đó tùy pháp luật và hợp đồng. Hãy thống nhất sớm với luật sư của bạn và ghi vào kế hoạch bàn giao để cuối cùng không ai bị bất ngờ.
Hồ sơ mời thầu có thiên vị phần mềm nào không?
Không. Các câu hỏi về số hóa mô tả những gì chủ sở hữu xem được, không nhắc đến sản phẩm nào, và trong phiếu chấm điểm chúng mặc định được tắt.
Đây có phải là tư vấn pháp lý không?
Không. Đây là thông tin chung. Pháp luật mỗi nước một khác và thay đổi, vì vậy hãy nhờ luật sư kiểm tra mọi việc bạn định làm theo.
Đọc tiếp
Bàn giao tòa nhà với cổng thông tin chủ sở hữu muốn dùng lâu dài
Chủ sở hữu đánh giá đơn vị quản lý qua những gì họ thấy từ tháng đầu tiên. Hãy dùng thử miễn phí với một tòa nhà để tự trải nghiệm góc nhìn của chủ sở hữu, hoặc đặt lịch demo.