Hội nghị nhà chung cư: triệu tập, biểu quyết, biên bản

Trả lời ngắn. Hội nghị nhà chung cư là cuộc họp của các chủ sở hữu (hoặc người sử dụng nếu chủ sở hữu không tham dự), có ba loại: lần đầu, thường niên và bất thường. Số người dự họp tối thiểu được tính theo người; kết quả biểu quyết được tính theo diện tích, 1m² sở hữu riêng là 01 phiếu. Quyết định phải lập thành biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì và thư ký. Hội nghị được họp trực tiếp; họp trực tuyến chỉ được phép khi dịch bệnh, thiên tai khiến không thể họp trực tiếp. Căn cứ: Điều 145 Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 và Điều 14 đến Điều 18 Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư (Thông tư số 05/2024/TT-BXD, văn bản hợp nhất số 21/VBHN-BXD).

Ba loại hội nghị và số người dự họp tối thiểu

Số người dự họp dưới đây được tính theo đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, không tính theo diện tích.

• Lần đầu. Theo khoản 3 Điều 15 Quy chế, chủ đầu tư chuẩn bị nội dung, thông báo và tổ chức họp, trong 12 tháng kể từ ngày bàn giao đưa vào sử dụng, khi có tối thiểu 50% số căn hộ đã bàn giao (không tính căn hộ chủ đầu tư giữ lại chưa bán). Cần tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự (Điều 15 Quy chế).
• Thường niên. Mỗi năm một lần, tối thiểu 30% (hoặc ít hơn nếu Hội nghị lần đầu đã quyết định như vậy). Cần tối thiểu 50% nếu hội nghị đó còn bầu thay Trưởng ban hoặc Phó ban, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm toàn bộ Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới, bầu thay thành viên Ban quản trị khác, hoặc quyết định các nội dung quy định tại điểm d khoản 1 Điều 16 Quy chế (thay đơn vị quản lý vận hành, điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành) hay việc tiếp tục ký hợp đồng với đơn vị quản lý vận hành đã hết hạn hợp đồng (khoản 2 Điều 17 Quy chế). Khi ghi điều kiện tiến hành trong thông báo, hãy ghi tỷ lệ đúng với chương trình họp.
• Bất thường. Cần tối thiểu 50%; nếu họp theo đơn đề nghị của tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu thì cần tối thiểu 75% số người đã có đơn đề nghị tham dự (Điều 16 Quy chế). Việc thay đơn vị quản lý vận hành hoặc điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành do Ban quản trị đề nghị cũng được xử lý tại hội nghị bất thường. Hội nghị thường niên và bất thường do Ban quản trị chuẩn bị (khoản 5 Điều 17, khoản 4 Điều 16 Quy chế).

Nếu chủ đầu tư hoặc Ban quản trị không tổ chức họp

Với hội nghị lần đầu có hai tình huống khác nhau:

• Chủ đầu tư không tổ chức. Nếu nhà chung cư đã được bàn giao quá 12 tháng, đã có đủ 50% số căn hộ bàn giao mà chủ đầu tư không tổ chức, Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức khi có đơn đề nghị của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao (khoản 5 Điều 15 Quy chế). Trường hợp này không có thời hạn 07 ngày làm việc. Ủy ban cũng tổ chức khi chủ đầu tư chấm dứt hoạt động do giải thể hoặc phá sản và có đơn đề nghị.
• Họp nhưng không đủ số người tham dự. Chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu có 07 ngày làm việc kể từ ngày họp ghi trong thông báo để có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức (điểm a khoản 2 Điều 15 Quy chế).

Ủy ban có 30 ngày kể từ ngày nhận đơn; hội nghị do Ủy ban tổ chức không yêu cầu tỷ lệ người dự họp, kinh phí do chủ sở hữu và người sử dụng đóng góp, và kết quả có giá trị như hội nghị do chủ đầu tư tổ chức (khoản 6, 7 Điều 15 Quy chế). Với hội nghị thường niên và bất thường, cơ chế Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức được quy định tại khoản 5, 6 Điều 16 và khoản 6 Điều 17 Quy chế.

Ai được dự họp và ủy quyền

• Thành phần. Đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao, đại diện chủ đầu tư (nếu còn sở hữu diện tích), đại diện đơn vị quản lý vận hành (nếu có), và mời đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã. Bên nào không cử đại diện vẫn phải chấp hành quyết định của hội nghị (Điều 18 Quy chế).
• Ủy quyền. Chủ sở hữu chỉ được ủy quyền cho chủ sở hữu khác trong cùng nhà chung cư hoặc người đang sử dụng nhà chung cư đó, bằng văn bản ủy quyền có chữ ký của cả hai bên. Văn bản ghi họ tên và số điện thoại hai bên, địa chỉ căn hộ, phạm vi ủy quyền, quyền và trách nhiệm của hai bên (Điều 14, 15, 18 Quy chế).
• Người khuyết tật không thể đến họp thì phiếu biểu quyết được lấy tại địa chỉ căn hộ nơi người đó cư trú (khoản 4 Điều 18 Quy chế).

Biểu quyết: người tính theo người, kết quả tính theo m²

Quyền biểu quyết tính theo diện tích sở hữu riêng: 1m² tương đương 01 phiếu, phần lẻ không đủ 1m² không được tính; nếu không thống nhất được diện tích thì lấy theo hợp đồng mua bán, thuê mua. Quyết định được thông qua theo đa số phiếu biểu quyết của những người tham dự (khoản 3 Điều 18 Quy chế; khoản 5 Điều 145 Luật Nhà ở).

Ví dụ giả định để dễ hình dung: tòa nhà có 20 căn hộ đã bàn giao, hội nghị thường niên có 8 đại diện tham dự (40%, đủ mức tối thiểu 30%). Các đại diện này sở hữu tổng cộng 600m²; quyết định được 330 phiếu tán thành, tức hơn một nửa số phiếu của 600m² đang có mặt, nên được thông qua. Nếu cùng cuộc họp có bầu Ban quản trị mới thì 8 đại diện (40%) chưa đủ, vì cần tối thiểu 50%.

Họp trực tuyến và bỏ phiếu điện tử

Hội nghị được tổ chức theo hình thức họp trực tiếp. Chỉ khi do dịch bệnh, thiên tai mà không thể họp trực tiếp thì mới được họp trực tuyến hoặc kết hợp họp trực tiếp và trực tuyến, và vẫn phải đủ số lượng, thành phần tham dự theo Quy chế (khoản 2 Điều 145 Luật Nhà ở; khoản 4 Điều 18 Quy chế). Quy chế không có hình thức lấy ý kiến bằng phiếu gửi từ xa hay bỏ phiếu điện tử thay cho hội nghị. Hai ngoại lệ hẹp: phiếu biểu quyết được lấy tại địa chỉ căn hộ của người khuyết tật không thể tham dự (khoản 4 Điều 18 Quy chế), và việc thay một thành viên Ban quản trị thường bằng lấy ý kiến bằng văn bản (điểm b khoản 3 Điều 26 Quy chế).

Vì vậy, công cụ khảo sát của Unitify phù hợp để thăm dò ý kiến cư dân trước và giữa các kỳ họp. Công cụ này không làm cho hội nghị hợp lệ và không thay thế việc họp.

Mẫu thông báo mời họp (cấu trúc)

Theo Quy chế, chủ đầu tư chuẩn bị nội dung, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức hội nghị lần đầu (khoản 3 Điều 15); hội nghị thường niên và bất thường do Ban quản trị chuẩn bị (khoản 5 Điều 17, khoản 4 Điều 16). Thời hạn gửi thông báo và các nội dung bắt buộc khác hãy đối chiếu với Quy chế và với quy chế họp mà Hội nghị lần đầu đã thông qua.

THÔNG BÁO MỜI HỌP HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ [LẦN ĐẦU / THƯỜNG NIÊN / BẤT THƯỜNG] NĂM [...]
Kính gửi: Quý cư dân, chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư [tên tòa nhà]

1. Người triệu tập: [chủ đầu tư / Ban quản trị / Ủy ban nhân dân cấp xã]
2. Thời gian: [giờ], ngày [...] tháng [...] năm [...]
3. Địa điểm: [...]
4. Thành phần mời: đại diện chủ sở hữu, đại diện chủ đầu tư (nếu còn sở hữu diện tích),
   đại diện đơn vị quản lý vận hành, đại diện Ủy ban nhân dân cấp xã
5. Chương trình họp:
   - [Báo cáo của Ban quản trị và thu, chi hằng năm]
   - [Quyết toán kinh phí bảo trì năm trước và kế hoạch bảo trì năm sau]
   - [Bầu, miễn nhiệm thành viên Ban quản trị, nếu có]
   - [Giá dịch vụ quản lý vận hành / việc tiếp tục ký hợp đồng, nếu có]
   - [Nội dung khác]
6. Điều kiện tiến hành: tối thiểu [30% / 50%] đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận
   bàn giao tham dự, hoặc [75% số người đã có đơn đề nghị tổ chức họp]
   [hoặc tỷ lệ do Hội nghị lần đầu quyết định]
7. Ủy quyền: chỉ cho chủ sở hữu khác trong tòa nhà hoặc người đang sử dụng nhà,
   bằng văn bản có chữ ký của cả hai bên (mẫu đính kèm)
8. Liên hệ: [họ tên, số điện thoại]

Người triệu tập (ký tên, đóng dấu nếu có)

Mẫu biên bản (cấu trúc)

Quyết định của Hội nghị phải lập thành biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì và thư ký (khoản 5 Điều 145 Luật Nhà ở). Luật không bắt buộc ghi cách bỏ phiếu của từng người; phần ghi số liệu dưới đây là gợi ý để biên bản rõ ràng, dễ kiểm tra.

BIÊN BẢN HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ [LẦN ĐẦU / THƯỜNG NIÊN / BẤT THƯỜNG] [tên tòa nhà]
Thời gian, địa điểm: [...]
Chủ trì: [...]   Thư ký: [...]

1. Số người tham dự: [số đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự] /
   [tổng số đã nhận bàn giao] = [...]%; mức tối thiểu cho nội dung họp: [...]%
   Khách mời / đại diện chủ đầu tư / đơn vị quản lý vận hành: [...]
2. Chương trình và nội dung thảo luận (tóm tắt): [...]
3. Quyết định:
   Nội dung 1: [...]
   Tán thành: [...] phiếu (m²)   Không tán thành: [...] phiếu   Không biểu quyết: [...]
   Kết quả: [thông qua / không thông qua theo đa số phiếu của người tham dự]
   Nội dung 2: [...]
4. Giao việc và thời hạn: [...]
5. Kết thúc hội nghị lúc [giờ].

Thư ký (ký tên)        Chủ trì (ký tên)
Kèm theo: danh sách tham dự, văn bản ủy quyền, phiếu biểu quyết

Mẫu phiếu biểu quyết (cấu trúc)

PHIẾU BIỂU QUYẾT - Hội nghị nhà chung cư [tên tòa nhà] ngày [...]
Căn hộ / phần diện tích khác: [số] Tòa [...]
Người biểu quyết: [họ tên]   Tư cách: [chủ sở hữu / người sử dụng có văn bản ủy quyền]
Diện tích sở hữu riêng: [...] m² (số phiếu: [...], bỏ phần lẻ dưới 1m²)

Nội dung 1: [...]       [ ] Tán thành   [ ] Không tán thành   [ ] Không biểu quyết
Nội dung 2: [...]       [ ] Tán thành   [ ] Không tán thành   [ ] Không biểu quyết

Chữ ký: ____________   Ngày: [...]

Cột "Không biểu quyết" là lựa chọn của mẫu này, không phải quy định của luật.

Văn bản ủy quyền dự họp (cấu trúc)

Theo Điều 15 Quy chế, văn bản có họ tên và số điện thoại của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền, địa chỉ căn hộ, phạm vi ủy quyền, quyền và trách nhiệm của hai bên, và chữ ký của cả hai. Người nhận ủy quyền phải là chủ sở hữu khác trong cùng nhà chung cư hoặc người đang sử dụng nhà chung cư đó.

Unitify làm được gì

• Thông báo cho cư dân về thời gian, địa điểm và chương trình họp trong ứng dụng cư dân, hỗ trợ cho thông báo mời họp chính thức.
• Khảo sát và bỏ phiếu thăm dò trước và giữa các kỳ hội nghị: tạo khảo sát, chọn phạm vi tòa nhà và thời gian, cư dân trả lời từ điện thoại, công ty theo dõi số căn hộ đã tham gia theo thời gian thực. Công cụ ghi nhận câu trả lời; công cụ không làm cho hội nghị hợp lệ và không thay việc họp.
• Lưu vết một chỗ cho thông báo, kết quả khảo sát và hóa đơn, chứng từ, để chuẩn bị báo cáo cho Hội nghị thường niên.
• Yêu cầu của cư dân và thu phí cho đơn vị quản lý vận hành. Cư dân tự thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng hoặc VietQR từ ứng dụng ngân hàng của mình; đây không phải là tích hợp của Unitify.

Xem Unitify cho chung cư tại Việt Nam, bỏ phiếu cư dân và bài Ban quản trị nhà chung cư: ai bầu, nhiệm kỳ, nhiệm vụ.

Đặt lịch demo để xem khảo sát và thông báo cư dân hoạt động như thế nào.