Ban quản trị nhà chung cư: ai bầu, nhiệm kỳ, nhiệm vụ

Trả lời ngắn. Hội nghị nhà chung cư bầu Ban quản trị. Ban quản trị bắt buộc phải có ở nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu và từ 20 căn hộ trở lên. Nhiệm kỳ là 03 năm kể từ ngày có quyết định công nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, và được bầu lại tại Hội nghị thường niên của năm cuối nhiệm kỳ. Bài này dựa trên Luật Nhà ở số 27/2023/QH15 (có hiệu lực từ ngày 01 tháng 8 năm 2024) và Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư ban hành kèm Thông tư số 05/2024/TT-BXD (văn bản hợp nhất số 21/VBHN-BXD).

Khi nào bắt buộc phải có Ban quản trị

• Từ 20 căn hộ trở lên và có nhiều chủ sở hữu: bắt buộc (khoản 2 Điều 146). Ngưỡng này đếm số căn hộ, không đếm số tầng, số cư dân hay diện tích.
• Dưới 20 căn hộ, hoặc nhà chung cư chỉ có một chủ sở hữu: tùy chọn. Chủ sở hữu và người sử dụng thống nhất quyết định thành lập hay không (khoản 1 Điều 146).

Ban quản trị của nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu có con dấu và tài khoản để hoạt động (khoản 3 Điều 146); về nghĩa vụ thuế, mã số thuế của Ban quản trị, hãy hỏi cơ quan thuế. Cách triệu tập họp Ban quản trị, điều kiện họp và cách biểu quyết nằm trong quy chế hoạt động của Ban quản trị do Hội nghị nhà chung cư thông qua, không nằm trong luật.

Ai có thể là thành viên

Thành phần Ban quản trị gồm đại diện các chủ sở hữu; người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu không tham dự; và đại diện chủ đầu tư nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích trong tòa nhà, trừ khi chủ đầu tư không cử người tham gia (khoản 2 Điều 146). Luật khuyến khích người có kinh nghiệm, kiến thức về xây dựng, kiến trúc, tài chính, pháp luật, phòng cháy, chữa cháy tham gia.

Số lượng thành viên và các điều kiện cụ thể về ứng viên được xác định theo Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư. Hãy đọc điều khoản đó trước khi lập danh sách ứng cử, vì bài này không liệt kê hết.

Ai bầu, và bầu như thế nào

Hội nghị nhà chung cư đề cử, bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Ban quản trị (điểm a khoản 3 Điều 145). Một số điểm cần nhớ:

• Số người dự họp. Hội nghị thường niên cần tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự (hoặc tỷ lệ thấp hơn nếu Hội nghị lần đầu đã quyết định như vậy); nhưng nếu hội nghị đó còn bầu thay Trưởng ban hoặc Phó ban, miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm toàn bộ Ban quản trị và bầu Ban quản trị mới, hoặc bầu thay thành viên khác, thì cần tối thiểu 50% (khoản 2 Điều 17 Quy chế). Số người dự họp được tính theo người, không theo diện tích.
• Cách tính phiếu. Quyền biểu quyết tính theo diện tích sở hữu riêng: 1m² tương đương 01 phiếu, số lẻ không đủ 1m² không được tính; quyết định được thông qua theo đa số phiếu biểu quyết của những người tham dự (khoản 3 Điều 18 Quy chế).
• Công nhận. Sau khi bầu, Ban quản trị phải được công nhận; theo Quy chế hiện hành, Ủy ban nhân dân cấp xã là cơ quan ra quyết định công nhận.
• Thay thành viên thường. Việc thay một thành viên không phải Trưởng ban, Phó ban có thể thực hiện bằng cách Ban quản trị đề xuất người thay thế và gửi xin ý kiến bằng văn bản của các đại diện chủ sở hữu căn hộ; nếu có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao đồng ý (hoặc ít hơn nếu Hội nghị lần đầu đã quyết định như vậy) thì người được đề xuất được công nhận (điểm b khoản 3 Điều 26 Quy chế). Đây là trường hợp duy nhất Quy chế cho phép lấy ý kiến bằng văn bản thay cho họp.
• Thời hạn bầu lại sau khi bị miễn nhiệm, bãi nhiệm. Tối đa 60 ngày kể từ ngày xuất hiện trường hợp đó (khoản 4 Điều 16 Quy chế).

Nhiệm kỳ và hết nhiệm kỳ

Ban quản trị có nhiệm kỳ 03 năm, tính từ ngày có quyết định công nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã, và được bầu lại tại Hội nghị nhà chung cư thường niên của năm cuối nhiệm kỳ (khoản 3 Điều 19 Quy chế). Đây là mốc nên ghi vào lịch: hợp đồng dịch vụ quản lý vận hành có thời hạn tối đa bằng nhiệm kỳ của Ban quản trị (khoản 1 Điều 29 Quy chế).

Nếu Ban quản trị chấm dứt hoạt động mà Ban quản trị mới chưa được công nhận, Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư thực hiện trách nhiệm của Ban quản trị cho đến khi công nhận Ban quản trị mới (khoản 5 Điều 148 Luật Nhà ở). Tòa nhà không bao giờ rơi vào khoảng trống, nhưng cũng không nên để tình trạng đó kéo dài.

Ban quản trị phải làm những việc gì

Điều 147 và Điều 148 Luật Nhà ở quy định đầy đủ quyền và trách nhiệm của Ban quản trị. Dưới đây là những việc cốt lõi đã được đối chiếu với văn bản, nhìn từ góc độ công việc thường ngày:

• Thuê và giám sát đơn vị quản lý vận hành. Hợp đồng dịch vụ ký với Ban quản trị; đơn vị quản lý vận hành chịu trách nhiệm theo hợp đồng đó, kể cả phần giao thầu phụ (khoản 2 Điều 149). Nhà chung cư có thang máy bắt buộc phải có đơn vị quản lý vận hành đủ điều kiện.
• Báo cáo trước Hội nghị thường niên. Báo cáo kết quả hoạt động và các khoản thu, chi hằng năm của Ban quản trị phải được Hội nghị thông qua (điểm a khoản 1 Điều 17 Quy chế). Hội nghị có thể lập tổ kiểm tra hoặc thuê đơn vị chuyên môn kiểm tra sổ sách của Ban quản trị, và có thể bãi nhiệm thành viên nếu phát hiện vi phạm tài chính (khoản 7 Điều 17 Quy chế).
• Đề nghị họp bất thường khi cần thay đơn vị quản lý vận hành hoặc điều chỉnh giá dịch vụ quản lý vận hành (điểm d khoản 1 Điều 16 Quy chế).
• Quản lý kinh phí bảo trì. Sau khi được công nhận, Ban quản trị mở tài khoản, đề nghị chủ đầu tư bàn giao kinh phí bảo trì 2% và sử dụng khoản này đúng mục đích, có hóa đơn, chứng từ, có báo cáo Hội nghị. Xem bài kinh phí bảo trì 2%: ai giữ, dùng vào việc gì.
• Làm việc theo quy chế do Hội nghị thông qua. Quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính và mức thù lao của thành viên Ban quản trị đều do Hội nghị nhà chung cư thông qua hoặc quyết định (điểm b khoản 3 Điều 145). Thù lao Ban quản trị là một khoản riêng, không nằm trong giá dịch vụ quản lý vận hành (khoản 2 Điều 151).

Ban quản trị khác ban quản lý

Hai cụm từ này chỉ khác nhau một chữ nhưng chỉ hai đối tượng hoàn toàn khác nhau. Ban quản trị là tổ chức của chủ sở hữu, do Hội nghị bầu, là bên ký hợp đồng thuê đơn vị quản lý vận hành. Ban quản lý, trong cách nói thường ngày, là bộ phận trực tại tòa nhà của đơn vị quản lý vận hành. Luật Nhà ở dùng thuật ngữ "đơn vị quản lý vận hành".

Danh sách việc cần làm khi lập hoặc bầu lại Ban quản trị

Danh sách này là gợi ý chuẩn bị thực tế, không thay cho quy định của Quy chế.

1. Xác định tòa nhà có nhiều chủ sở hữu và có từ 20 căn hộ trở lên hay không; nếu không, hỏi chủ sở hữu và người sử dụng xem có muốn thành lập.
2. Lập danh sách chủ sở hữu, diện tích sở hữu riêng (theo Giấy chứng nhận, hoặc theo hợp đồng mua bán, biên bản bàn giao nếu chưa có Giấy chứng nhận) và người đang sử dụng căn hộ.
3. Xác định loại hội nghị (lần đầu, thường niên hay bất thường) và tỷ lệ người dự họp tối thiểu tương ứng. Xem bài Hội nghị nhà chung cư: triệu tập, biểu quyết, biên bản.
4. Đưa nội dung bầu hoặc miễn nhiệm vào chương trình họp và gửi thông báo mời họp.
5. Sau hội nghị, lập biên bản có chữ ký của các thành viên chủ trì và thư ký, rồi hoàn thiện hồ sơ đề nghị công nhận theo Quy chế.
6. Ghi ngày có quyết định công nhận để biết nhiệm kỳ 03 năm kết thúc khi nào.

Unitify làm được gì

Unitify không thay Hội nghị và không công nhận Ban quản trị. Công ty quản lý và Ban quản trị có thể dùng Unitify cho phần vận hành xung quanh:

• Thông báo cho cư dân về kỳ họp, qua ứng dụng cư dân. Việc này hỗ trợ thông báo mời họp chính thức, không thay thế thông báo đó.
• Khảo sát và bỏ phiếu thăm dò giữa các kỳ hội nghị, ví dụ để thăm dò ý kiến về ứng viên hoặc về chương trình họp. Kết quả khảo sát giúp chuẩn bị, nhưng không phải là quyết định của Hội nghị.
• Thu phí và hóa đơn theo từng khoản riêng (phí quản lý vận hành tính theo m², phí gửi xe, nước, thù lao Ban quản trị...) và lưu vết hóa đơn, chứng từ để Ban quản trị có số liệu báo cáo trước Hội nghị thường niên.
• Yêu cầu và phản ánh của cư dân gửi thẳng đến đơn vị quản lý vận hành.

Xem thêm trang Unitify cho chung cư tại Việt Nam và bỏ phiếu cư dân. Gói miễn phí không giới hạn số người dùng hoặc số tòa nhà.

Đặt lịch demo để xem Unitify hỗ trợ Ban quản trị và đơn vị quản lý vận hành như thế nào.