Kinh phí bảo trì 2%: ai giữ, dùng vào việc gì

Trả lời ngắn. Kinh phí bảo trì là 2% giá trị căn hộ, người mua đóng một lần, chủ đầu tư đóng 2% cho phần diện tích giữ lại. Trước khi bàn giao, tiền nằm trong tài khoản riêng của chủ đầu tư; sau khi Ban quản trị được công nhận, Ban quản trị giữ. Chỉ được dùng để bảo trì, thay thế hạng mục thuộc phần sở hữu chung theo kế hoạch bảo trì đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua, không dùng cho quản lý vận hành, và mọi khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ và báo cáo Hội nghị. Căn cứ: Điều 152 đến Điều 155 Luật Nhà ở số 27/2023/QH15, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 8 năm 2024. Luật dùng cụm từ "kinh phí bảo trì"; trong đời sống người ta thường nói "quỹ bảo trì 2%".

Ai đóng, đóng bao nhiêu

• Người mua, thuê mua căn hộ: 2% giá trị căn hộ hoặc phần diện tích khác. Khoản này được tính riêng với tiền mua, thuê mua và được ghi rõ trong hợp đồng (khoản 1 Điều 152).
• Chủ đầu tư: 2% cho căn hộ, phần diện tích giữ lại không bán hoặc chưa bán tại thời điểm bàn giao đưa vào sử dụng, tính theo giá bán căn hộ cao nhất của nhà chung cư đó tại thời điểm bàn giao (khoản 2 Điều 152).
• Hợp đồng cũ: nếu ký trước ngày 01 tháng 7 năm 2006 mà chưa thu, các chủ sở hữu họp Hội nghị để thống nhất mức đóng góp, nộp hằng tháng vào tài khoản của Ban quản trị hoặc đóng khi phát sinh công việc bảo trì. Nếu ký từ ngày 01 tháng 7 năm 2006 đến trước ngày Luật có hiệu lực mà hợp đồng không có thỏa thuận về kinh phí bảo trì thì chủ đầu tư phải đóng (khoản 3, 4 Điều 152).

Đây là khoản đóng một lần theo giá trị căn hộ, không phải khoản thu hằng tháng, và không phải một phần của phí quản lý vận hành.

Tiền nằm ở đâu trước khi bàn giao

Trước khi ký hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ, chủ đầu tư phải mở một tài khoản thanh toán tại tổ chức tín dụng hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài trên địa bàn nơi có nhà chung cư, và trong 05 ngày làm việc kể từ ngày mở phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh. Chủ đầu tư không được yêu cầu ngân hàng trích tiền dùng vào mục đích khác khi chưa bàn giao cho Ban quản trị. Thông tin tài khoản phải ghi trong hợp đồng; người mua phải đóng trước khi nhận bàn giao căn hộ, và nếu chủ đầu tư vẫn bàn giao khi chưa thu thì chủ đầu tư phải nộp khoản 2% đó (khoản 1 Điều 153).

Bàn giao cho Ban quản trị

1. Sau khi Ban quản trị được công nhận, Ban quản trị mở tài khoản tại tổ chức tín dụng và có văn bản đề nghị chủ đầu tư bàn giao.
2. Trong 30 ngày kể từ ngày có văn bản đề nghị, chủ đầu tư và Ban quản trị phải thống nhất quyết toán số liệu.
3. Chủ đầu tư đề nghị ngân hàng chuyển kinh phí và lãi phát sinh sang tài khoản của Ban quản trị; chi phí chuyển giao được khấu trừ vào kinh phí bảo trì.
4. Chủ đầu tư đóng tài khoản cũ và thông báo bằng văn bản cho cơ quan quản lý nhà ở cấp tỉnh.

Nguồn thu từ khai thác dịch vụ đối với phần sở hữu chung (ví dụ cho thuê vị trí đặt ăng-ten, quảng cáo) phải nộp vào tài khoản kinh phí bảo trì và cùng với lãi tiền gửi được dùng vào bảo trì (khoản 2, 4 Điều 153).

Nếu chủ đầu tư không bàn giao

Ban quản trị có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân có thẩm quyền yêu cầu chủ đầu tư bàn giao. Trong 15 ngày kể từ khi nhận văn bản, Ủy ban phải có văn bản yêu cầu; nếu sau 10 ngày chủ đầu tư vẫn không bàn giao, Ủy ban phải ban hành quyết định cưỡng chế và tổ chức thu hồi để bàn giao cho Ban quản trị. Nếu phát hiện dấu hiệu tội phạm, Ủy ban kiến nghị bằng văn bản kèm chứng cứ cho cơ quan điều tra có thẩm quyền (Điều 154). Bài này không nêu mức xử phạt vì chúng tôi chưa đối chiếu nghị định xử phạt đang có hiệu lực.

Được dùng vào việc gì, và không được dùng vào việc gì

• Được dùng: bảo trì, thay thế các hạng mục, trang thiết bị thuộc phần sở hữu chung, theo kế hoạch bảo trì được Hội nghị nhà chung cư thông qua (khoản 1 Điều 155). Kế hoạch bảo trì và quyết toán kinh phí bảo trì hằng năm do Hội nghị thông qua (điểm đ khoản 3 Điều 145; điểm b khoản 1 Điều 17 Quy chế).
• Không được dùng: Ban quản trị không được dùng kinh phí này cho quản lý vận hành nhà chung cư và các mục đích khác (khoản 1 Điều 155). Đơn vị quản lý vận hành không được nhắc đến trong Điều 153 và Điều 155: công ty quản lý không giữ, không kiểm soát và không chi khoản này.
• Chứng từ: mọi khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ và phải báo cáo Hội nghị nhà chung cư (khoản 2 Điều 155).
• Hết tiền: các chủ sở hữu có trách nhiệm đóng khi thực hiện bảo trì theo kế hoạch đã thông qua hoặc khi phát sinh hạng mục cần bảo trì đột xuất (khoản 3 Điều 155).
• Nhà chung cư không bắt buộc có Ban quản trị: chủ sở hữu, người sử dụng thống nhất cử người đại diện quản lý tài khoản (khoản 6 Điều 155).

Mẫu sổ theo dõi kinh phí bảo trì (cấu trúc)

Đây là gợi ý để Ban quản trị có sẵn số liệu khi báo cáo Hội nghị thường niên; luật không quy định biểu mẫu.

SỔ THEO DÕI KINH PHÍ BẢO TRÌ - [tên tòa nhà] - năm [...]
Tài khoản: [ngân hàng, số tài khoản]   Số dư đầu kỳ: [...] đồng

A. KHOẢN THU
   Ngày | Nguồn (bàn giao từ chủ đầu tư / đóng bổ sung / khai thác phần sở hữu chung / lãi) | Số tiền | Chứng từ
B. KHOẢN CHI
   Ngày | Hạng mục thuộc phần sở hữu chung | Mục trong kế hoạch bảo trì đã thông qua | Số tiền | Hóa đơn, chứng từ số
C. CUỐI KỲ
   Tổng thu: [...]   Tổng chi: [...]   Số dư cuối kỳ: [...]
   Đã báo cáo Hội nghị ngày: [...]

Mỗi dòng chi cần chỉ ra mục trong kế hoạch bảo trì mà Hội nghị đã thông qua và có hóa đơn, chứng từ kèm theo. Không ghi các khoản quản lý vận hành vào sổ này.

Unitify làm được gì

• Ghi nhận và báo cáo. Unitify có thể ghi nhận kinh phí bảo trì, lưu vết hóa đơn, chứng từ và lập báo cáo cho Ban quản trị. Unitify không giữ tiền và không chi kinh phí bảo trì.
• Tách riêng các khoản thu. Phí quản lý vận hành tính theo m², phí gửi xe, nước sinh hoạt, thù lao Ban quản trị, bảo hiểm cháy, nổ được lập thành từng khoản riêng; kinh phí bảo trì không bị gộp vào phí hằng tháng.
• Thanh toán. Cư dân tự thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng hoặc VietQR từ ứng dụng ngân hàng của mình, hoặc qua các tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán được cấp phép mà cư dân đã quen dùng như MoMo, ZaloPay, VNPAY. Đây không phải là tích hợp của Unitify.
• Thông báo và khảo sát cư dân trước hội nghị. Xem bài Hội nghị nhà chung cư: triệu tập, biểu quyết, biên bản.

Xem thêm Unitify cho chung cư tại Việt Nam, thu phí và hóa đơn và bài Ban quản trị nhà chung cư: ai bầu, nhiệm kỳ, nhiệm vụ.

Đặt lịch demo để xem cách Unitify lưu vết hóa đơn, chứng từ cho Ban quản trị.