Responda às perguntas para ver uma pontuação.
Entregue o prédio a uma administradora que os condôminos queiram manter
Após a entrega, os condôminos podem rever a escolha da administradora, conforme a lei e os documentos do condomínio. Escolha uma que eles queiram manter, ponha isso no edital e faça uma entrega bem organizada.
O que acontece com a sua escolha na entrega
A entrega é um evento com consequências, não um aperto de mão. Estas são as quatro coisas a resolver antes de assinar com uma administradora.
- 1Quando. Descubra, com o seu advogado, em que momento os condôminos assumem o controle do condomínio e do contrato firmado com a administradora. Planeje-se para essa data desde o primeiro dia.
- 2O que você entrega. Um prédio é entregue com seus registros, fundos, contratos, garantias, projetos e demonstrações financeiras. Liste tudo cedo e mantenha em ordem.
- 3O que os condôminos podem mudar. Verifique se eles podem encerrar um contrato firmado antes de assumirem o controle e em que condições. Isso depende da lei do seu país e do contrato.
- 4Quem pode administrar. Alguns países exigem que a administradora tenha licença ou registro. Peça à candidata a prova.
Um contrato com uma administradora escolhida por independência e abertura é um contrato que os condôminos têm menos motivo para encerrar.
O que os condôminos conferem primeiro: independência
Quando os condôminos comparam a administradora que você escolheu com outra que poderiam escolher, a primeira pergunta é para quem a administradora trabalha. Coloque a resposta no edital.
- Uma declaração por escrito de qualquer vínculo societário, financeiro ou familiar entre a administradora e a incorporadora.
- Nenhum serviço é contratado de empresas que pertençam à incorporadora ou à administradora sem que o vínculo seja informado e o preço comparado com outras propostas.
- Um contrato que os condôminos possam encerrar nas condições que a lei lhes dá, sem cláusula de multa que torne o encerramento caro.
- Valores detalhados item por item, que possam ser mostrados aos compradores antes de eles assinarem.
- Relatórios aos condôminos desde o primeiro mês, e não só depois da entrega.
- Uma lista de entrega que o primeiro conselho dos condôminos possa conferir linha por linha.
O checklist abaixo mostra um medidor de “os condôminos provavelmente vão manter esta administradora”. Ele é definido pela independência e pela abertura sobre dinheiro e registros, nunca por um software.
Avalie as candidatas
Avalie cada candidata como os condôminos vão avaliar. Aqui a independência pesa mais, porque costuma ser um dos primeiros pontos que eles verificam ao reavaliar uma administradora que não escolheram.
Independência
Credenciais e conformidade
Cuidado com o dinheiro
Relatórios e governança
Atendimento e resposta
Preparo para a entrega
Transparência de preço
Provas
Resultado
Modelo de edital para a incorporadora
Um só documento para todas as proponentes. Ele traz os princípios acima como condições, inclui as perguntas e os pesos do checklist e dá o maior peso à independência.
Checklist de entrega
A primeira parte lista o que uma incorporadora costuma repassar ao condomínio: registros, fundos, contratos e garantias. O restante cobre documentos, defeitos e um começo financeiro limpo. Guarde a lista assinada.
Repassado pela incorporadora ao condomínio
- Os documentos de constituição do condomínio e as alterações posteriores, com suas regras e as atas das reuniões realizadas
- Renúncias dos representantes da incorporadora aos órgãos do condomínio, quando ocupam cargos neles
- Registros e demonstrações financeiras desde o início do condomínio até a entrega, revisados por um contador ou auditor independente quando exigido
- Os fundos do condomínio, ou o controle deles
- Inventário dos bens que pertencem ao condomínio
- Projetos e especificações do prédio conforme executados
- Lista das construtoras, subcontratadas e fornecedores que construíram o imóvel
- Apólices de seguro, certificados de conclusão e alvarás ainda em vigor
- Todas as garantias por escrito da construtora, das subcontratadas, dos fornecedores e dos fabricantes que ainda estejam vigentes
- Lista dos condôminos com endereços e telefones, na medida em que a lei permite repassá-los
- Contratos de locação das áreas comuns e outras locações de que o condomínio seja parte
- Contratos de trabalho e de serviço, incluindo o contrato de administração, e todos os demais contratos de que o condomínio seja parte
- Laudos de inspeção da estrutura e da segurança assinados por um engenheiro ou arquiteto habilitado
Documentos
- Manuais de operação e cronogramas de manutenção dos sistemas do prédio (elevadores, climatização, segurança contra incêndio)
- Últimos registros de inspeção dos elevadores, dos sistemas de incêndio e dos demais equipamentos sujeitos a inspeção
Áreas comuns, defeitos e garantias
- Vistoria de todas as áreas comuns com a administradora e, se possível, com representantes dos condôminos
- Lista assinada dos defeitos em aberto, cada um com prazo e com o responsável por resolvê-lo
- Registro das garantias: o que é coberto, por quem e até quando, com o procedimento para acioná-las
- Chaves, cartões de acesso, controles e senhas contados e recebidos com assinatura
- Leituras dos medidores das áreas comuns no dia da entrega, com fotos
Uma situação financeira organizada desde o início
- Conta bancária separada aberta em nome do condomínio
- Saldo inicial, com o que a incorporadora já pagou e o que ainda deve
- Orçamento inicial e adiantamentos destinados a cobri-lo
- Fundo de reserva ou para obras constituído, com a regra de como ele será formado
- Contas a pagar e pedidos em aberto na data da entrega, cada um indicando quem paga
Condôminos e comunicação
- Lista dos condôminos com suas unidades, frações ideais e dados de contato, na medida em que a lei permite repassá-los
- Data e pauta da primeira assembleia dos condôminos combinadas
- Canal para o condômino comunicar um problema e acompanhar seu andamento, explicado por escrito
- Contato para emergências a qualquer hora informado a cada condômino
Entrega pela incorporadora: perguntas
A incorporadora pode escolher a primeira administradora?
A resposta depende da lei do seu país e dos documentos do condomínio. Confirme com o seu advogado quem pode contratar a primeira administradora, por quanto tempo e em que condições os condôminos podem rever o contrato. Escolha uma administradora que eles queiram manter.
O que a incorporadora deve entregar?
Isso depende da lei do seu país e dos seus contratos com os compradores. Itens comuns são os registros e as atas, as demonstrações financeiras, os fundos, os contratos, as garantias, os projetos, os seguros e os laudos de inspeção. O checklist parte dessa lista. Pergunte ao seu advogado o que se aplica ao seu projeto.
Quem paga a auditoria da entrega?
Isso depende da lei e dos contratos. Combine isso cedo com o seu advogado e escreva no plano de entrega, para que ninguém seja surpreendido no fim.
O edital favorece algum software em particular?
Não. As perguntas digitais descrevem o que os condôminos conseguem ver, nunca um produto, e começam desligadas no checklist.
Isto é aconselhamento jurídico?
Não. É informação geral. As leis variam de país para país e mudam, então peça a um advogado que confira o que você for fazer.
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