Cambiare gestionale senza fermare lo studio

Uno studio cambia gestionale condominiale di rado e di malavoglia, e la paura è fondata: dentro il vecchio programma ci sono anni di anagrafiche, saldi e storico delle quote, e a fine anno c'è un rendiconto da presentare. Il punto è che il passaggio non deve fermare lo studio. Le quote continuano a scadere, i condòmini continuano a telefonare e le segnalazioni continuano ad arrivare, anche nella settimana in cui cambi sistema.

Questa guida segue l'ordine in cui le cose succedono: cosa esportare, come ripulire, come portare i saldi, come affiancare i due sistemi e cosa può andare storto.

Cosa esportare dal vecchio programma

Prima di toccare qualsiasi cosa, fatti dare dal vecchio gestionale un'esportazione (Excel va benissimo) con questi elenchi:

• Condomìni. Nome, indirizzo e ogni altra informazione che identifica lo stabile.
• Unità. Scala, interno, superficie. Una riga per unità, con un codice che resti uguale in tutti i file.
• Condòmini e proprietari. Chi possiede quale unità, comprese le comproprietà, con telefono ed e-mail.
• Saldi iniziali. Il saldo di ogni condòmino a una data precisa, con il segno giusto: chi deve e chi ha versato in più.
• Storico delle quote. Serve a rispondere a un condòmino che contesta un saldo e a riconciliare. Come portarlo nel nuovo sistema lo decidiamo insieme, caso per caso.

Di tutto questo Unitify importa appartamenti, proprietari e saldi iniziali; nessuno deve ribattere i saldi a mano. Il resto lo teniamo come riferimento per la riconciliazione.

Mappatura e pulizia prima dell'importazione

Il tempo che si perde in una migrazione quasi mai è nell'importazione: è nei dati che nessuno ha mai pulito. Prima di mandarci il file controlla quattro cose.

• Duplicati. Lo stesso condòmino scritto in due modi, con una riga per condominio.
• Unità senza proprietario, o con due proprietari che in realtà sono una comproprietà.
• Codici. Se il vecchio programma usa un codice per condòmino, mantienilo in ogni file: è quello che permette di ritrovare una riga dopo l'importazione.
• Segni dei saldi. Un saldo a debito e uno a credito non devono confondersi nell'esportazione.

Una nota sui millesimi. Le tabelle millesimali restano un tema di assemblea e di regolamento, e sulla parte di legge abbiamo scritto qui. Dal lato del software, oggi la ripartizione per millesimi non è una regola già pronta: le quote si calcolano per metro quadro, per appartamento, per residente o a importo fisso. Se il tuo studio ripartisce per millesimi, diccelo prima di cominciare, non a metà passaggio.

Saldi iniziali e primo rendiconto dopo il passaggio

Scegli una data di passaggio e fissa i saldi a quella data. Poi riconciliali: li confrontiamo con le tue registrazioni, così i saldi coincidono prima che qualcuno si fidi dei numeri nuovi. Il conto corrente condominiale resta il riferimento: tutte le somme ricevute e pagate per conto del condominio transitano lì (art. 1129 c.c.), ed è con i suoi estratti che si verifica che i numeri tornino.

Il rendiconto condominiale si redige ogni anno, e l'assemblea per approvarlo va convocata entro 180 giorni (artt. 1130 e 1130-bis c.c.). Se il passaggio cade a metà anno, il rendiconto di quell'anno avrà due fonti: l'esportazione del vecchio programma fino alla data di passaggio e Unitify da lì in poi. Non è una regola di legge, è organizzazione, e vale la pena scegliere la data di passaggio pensando a questo, per esempio a inizio gestione o a fine trimestre.

Per come è fatto il rendiconto e come si legge accanto al preventivo, vedi bilancio condominiale: preventivo, consuntivo e rendiconto. Il regolamento e le sue tabelle millesimali si portano insieme ai dati dell'edificio: cosa contiene il regolamento è in regolamento condominiale: cosa contiene e chi lo approva.

Affiancamento o specchio

Appena ci dai accesso, ti portiamo su Unitify entro una settimana. Oppure Unitify gira sopra il tuo sistema attuale e ne rispecchia i dati, così non devi cambiare tutto in una volta.

I passaggi sono quattro: ci dai accesso o esportazioni; importiamo e riconciliamo; un periodo di prova affiancato, oppure la modalità specchio; poi passi al nuovo sistema.

Nel periodo affiancato confronta condòmino per condòmino, non sui totali: due totali uguali possono nascondere due errori che si compensano. Le differenze normali sono poche (arrotondamenti, date di registrazione), e un errore vero di solito si vede subito su una riga. Passa al nuovo sistema quando le righe coincidono, non quando sei stanco di tenere due programmi aperti.

Cosa può andare storto

• Le tabelle millesimali. Se la ripartizione per millesimi è il cuore del tuo calcolo, il nuovo sistema non la replica da solo: va deciso prima.
• Strutture diverse tra programmi. Un programma tiene separate gestione ordinaria e straordinaria o i fondi, un altro no. Il file che esporti dice come le registrazioni sono raggruppate: controlla che nulla finisca in un unico saldo senza che tu lo voglia.
• Contatti vecchi. Telefoni e indirizzi e-mail non aggiornati mandano a vuoto avvisi e solleciti. Il passaggio è il momento giusto per ripulirli.
• Il giorno di passaggio sbagliato. Cambiare sistema il giorno prima di una scadenza o di un'assemblea è la scelta più costosa.

Una nota onesta sulla lingua

Oggi l'app non ha ancora l'interfaccia in italiano. I campi di testo sono liberi, quindi avvisi, comunicazioni e risposte ai condòmini li scrivi in italiano; l'interfaccia che usi tu e quella del condòmino no, non ancora. È meglio saperlo prima di scegliere.

Come si fa in Unitify

Il piano gratuito è un piano vero, non una prova: puoi aggiungere il tuo primo condominio e vedere come si comporta con i tuoi dati. Per caricare il resto, mandaci il registro dell'edificio (appartamenti, proprietari e saldi iniziali) in un file Excel o come esportazione dal tuo sistema attuale; trasferiamo i dati e configuriamo tutto insieme a te. Il listino è su prezzi, e il quadro del mercato italiano lo teniamo sulla pagina Italia. Cosa deve fare un gestionale, dal lavoro quotidiano all'assemblea, lo abbiamo messo in fila qui; il confronto con gli strumenti gratuiti e con Excel qui.

Se stai valutando il passaggio, prenota una demo e portaci un'esportazione del tuo programma: vedrai i tuoi dati nel nuovo sistema prima di decidere.