Sollecito quote condominiali: cosa scrivere e con che tempi

"Sollecito quote condominiali fac simile" è una delle ricerche più costanti del settore, e si capisce: davanti a un moroso la prima cosa che serve è una lettera. Ma un fac simile risolve metà del problema. L'altra metà è il calendario, perché sulle quote non pagate il Codice mette in capo all'amministratore termini precisi, e due di questi durano entrambi sei mesi pur riguardando cose completamente diverse.

Cosa mettere nella lettera

Non esiste un modello legale obbligatorio del sollecito: è una comunicazione, non un atto tipico. Quello che esiste è una struttura che funziona, perché toglie al destinatario ogni scusa ragionevole per rimandare.

• Chi e cosa. Condominio, unità immobiliare, nominativo dell'intestatario. Sembra ovvio; non lo è quando il pagamento arriva da un familiare o l'unità ha cambiato proprietario in corso d'anno.
• Il titolo del credito. Il riferimento al riparto approvato dall'assemblea e alla delibera che lo ha approvato. È la differenza tra "mi risulta che lei debba" e "l'assemblea ha deliberato questo riparto".
• L'importo esatto, scomposto. Rata per rata, con il periodo a cui si riferisce e la data di scadenza non onorata. Un totale unico è la cosa più contestata e la più facile da rinviare.
• Cosa è già stato pagato. Se ci sono stati versamenti parziali, vanno mostrati. Un sollecito che ignora un acconto ricevuto perde credibilità e apre una discussione che non c'entra.
• Come pagare. Coordinate del conto del condominio, causale da usare, eventuale link di pagamento. Ogni passaggio che il destinatario deve ricostruire da solo è un giorno in più.
• Un termine. Una data, non "al più presto".
• A chi rispondere. Un recapito diretto per chi contesta l'importo in buona fede, che è una parte non trascurabile dei casi.

Sul tono: il sollecito non è il posto dove annunciare conseguenze che non sono state ancora decise. La sequenza — primo promemoria, secondo più fermo, poi escalation — funziona meglio quando ogni passo è prevedibile. Ne abbiamo scritto più diffusamente in come ridurre la morosità in condominio.

I due termini semestrali, che non sono lo stesso

Qui si concentra la confusione più comune, perché sono due "sei mesi" in due norme diverse.

Sei mesi dalla chiusura dell'esercizio (art. 1129 c.c.). Salvo che sia stato espressamente dispensato dall'assemblea, l'amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio nel quale il credito esigibile è compreso. Il termine decorre dalla chiusura dell'esercizio, non dalla singola rata saltata: è un obbligo dell'amministratore, ed è un obbligo che l'assemblea può espressamente togliergli. Non a caso, nello stesso articolo, l'aver omesso di curare diligentemente l'azione giudiziaria promossa per la riscossione e la conseguente esecuzione figura tra le gravi irregolarità.

Sei mesi di mora (art. 63 disp. att. c.c.). In caso di mora protratta per un semestre, l'amministratore può sospendere il condòmino moroso dalla fruizione dei servizi comuni suscettibili di godimento separato. Qui il semestre è la durata del ritardo, non un termine per agire, e la norma attribuisce un potere, non un dovere — e solo per i servizi separabili.

Confonderli porta a due errori simmetrici: credere di avere sei mesi dalla rata per muoversi, o credere di dover sospendere un servizio quando invece si può soltanto.

Decreto ingiuntivo e creditori che chiedono

Due punti dell'art. 63 delle disposizioni di attuazione conviene averli chiari prima di scrivere il sollecito, perché definiscono cosa viene dopo.

Per la riscossione dei contributi in base allo stato di ripartizione approvato dall'assemblea, l'amministratore può ottenere un decreto di ingiunzione immediatamente esecutivo, nonostante opposizione, senza bisogno di autorizzazione dell'assemblea. È la ragione per cui il riparto approvato va citato nel sollecito: è il titolo su cui si fonda tutto il resto.

Ed è tenuto a comunicare ai creditori non ancora soddisfatti che lo interpellino i dati dei condòmini morosi; i creditori, dal canto loro, non possono agire verso i condòmini in regola se non dopo l'escussione degli altri. È un obbligo reattivo e circoscritto: riguarda il fornitore non pagato che chiede, e non è una base per affiggere elenchi in bacheca, leggerli in assemblea o mostrarli agli altri residenti in un'app.

Cosa può fare un gestionale

La parte che si automatizza bene è quella ripetitiva: la sequenza dei solleciti con i dati corretti già dentro, lo storico di cosa è stato inviato a chi e quando, e uno storico dei pagamenti da cui ricostruire, credito per credito, in quale esercizio è maturato. È il punto da verificare in qualunque gestionale si stia valutando: quando il termine dell'art. 1129 si avvicina, lo studio deve saperlo prima, non accorgersene dopo.

Le decisioni restano dell'amministratore e dell'assemblea. Il ricorso per decreto ingiuntivo si fa con il consulente del condominio, non con un gestionale, e la sospensione di un servizio è una valutazione che nessun automatismo dovrebbe prendere al posto tuo.

Se i solleciti del tuo studio partono quando qualcuno se ne ricorda, prenota una demo per vedere come funziona una sequenza che parte da sola.