أجيبوا عن الأسئلة لتروا النتيجة.
اختيار شركة إدارة العقارات أو استبدالها
قيّموا كل مرشح على الأسئلة نفسها، وأرسلوا إلى كل منهم طلب تقديم العروض نفسه، واحتفظوا بالإجابات. مجانًا وبلا تسجيل.
متى يبدأ الملاك البحث عن مدير عقار
تبدأ معظم اللجان البحث في إحدى أربع لحظات. ولكل لحظة خطوة أولى يمكنكم اتخاذها قبل أن تعدوا أحدًا بشيء.
- 1العقد يقترب من نهايته. اعرفوا المدة وفترة الإخطار من عقدكم قبل أن تبدؤوا، فهما تبيّنان كم من الوقت لديكم.
- 2الطلبات تبقى بلا ردّ أو يصعب تتبّع الأموال. دوّنوا ثلاث حالات حديثة بتواريخها ومبالغها. البحث الذي يبدأ من وقائع أسهل في شرحه لبقية الملاك.
- 3المبنى جديد والمطوّر هو من اختار مدير العقار الأول. ينتقل القرار إلى الملاك عادةً في مرحلة ما. اقرؤوا مستندات التسليم والعقد الذي وقّعه المطوّر.
- 4تتغيّر اللجنة، أو يريد الملاك ما لا يقدّمه مدير العقار. اتفقوا أولًا على أي المجموعات الثماني في بطاقة التقييم أهم عندكم.
من يحق له إنهاء العقد، وبأي شروط، يتوقف على صياغته وعلى القانون. اقرؤوا الاثنين قبل أن تُخطروا بالإنهاء.
قيّموا المرشحين
قيّموا كل مرشح على كل سؤال: نعم تساوي 2 من النقاط، وجزئيًا تساوي 1، ولا تساوي 0. لكل مجموعة الوزن المبيّن، ومجموع الأوزان 100. تساعدكم النتيجة على المقارنة، ولا تغني عن قراءة العرض الموقَّع.
التراخيص والامتثال
التعامل مع الأموال
التقارير والحوكمة
الخدمة والاستجابة
الجاهزية للتسليم
الاستقلالية
وضوح الأسعار
الإثباتات
النتيجة
أسئلة تُوجَّه إلى شركة إدارة العقارات
هذه هي الأسئلة التي تقيّمها بطاقة التقييم، مجمَّعة بحسب ما تختبره. اسألوا كل مرشح الأسئلة نفسها، كتابةً، واحتفظوا بالإجابات.
التراخيص والامتثال
- هل تحمل الشركة، ويحمل الشخص الذي سيدير مبناكم، الترخيص أو الشهادة السارية في مكانكم (إن وُجدت)، وهل سيُطلعونكم على رقمها؟
- هل لدى الشركة تأمين من المسؤولية المهنية وتأمين ضد خيانة الأمانة والجرائم المالية، وهل ستُريكم الشهادة؟
- هل هي عضو في جمعية مهنية لها مدونة سلوك يستطيع الملاك الاطلاع عليها؟
التعامل مع الأموال
- هل تُحفظ أموال المبنى في حساب منفصل باسم اتحاد الملاك، ولا تختلط أبدًا بأموال مدير العقار الخاصة؟
- هل يستطيع الملاك أن يروا كشف الحساب المصرفي ومن عليه مستحقات عبر الإنترنت في أي وقت؟
- هل تنشر الشركة للملاك كل شهر كشفًا بالإيرادات والمصروفات خلال عدد محدد من الأيام؟
- هل يراجع الحسابات مرة في السنة طرف مستقل عن مدير العقار؟
التقارير والحوكمة
- هل تسلّم الموازنة السنوية والكشف الختامي في موعدهما، بصيغة يستطيع المالك قراءتها؟
- هل تحتفظ بأرشيف كامل للمحاضر والقرارات يستطيع أي مالك فتحه؟
- هل تُحفظ المستندات والمحاضر والعقود في بوابة للملاك واللجنة بدلًا من مرفقات البريد الإلكتروني؟
- هل تدعم التصويت عبر الإنترنت أو المشاركة عن بُعد في الاجتماعات، حيثما يسمح القانون بذلك؟
الخدمة والاستجابة
- هل هناك مدير مسمّى لمبناكم، وهل تخبركم الشركة بعدد المباني أو الوحدات التي يديرها هذا الشخص؟
- هل يوجد شخص بديل وقناة اتصال خارج أوقات الدوام لانفجار الأنابيب وأعطال المصاعد وانقطاع الكهرباء؟
- هل تُسجَّل الطلبات برقم مرجعي، وهل يستطيع الساكن معرفة حالة طلبه؟
- هل تُرفع إلى اللجنة كل شهر تقارير عن مدد الاستجابة والإنجاز؟
الجاهزية للتسليم
- هل ستتسلّم الأجزاء المشتركة والمفاتيح والمستندات الفنية من المطوّر أو من مدير العقار السابق بمحضر موقَّع؟
- هل ستتابع العيوب ومطالبات الضمان في مواعيدها، وتتابعها مع المقاول؟
- هل ستجمع المخططات المنفَّذة والملف الفني للمبنى وتحتفظ بها؟
- هل يستطيع الملاك أن يروا العيوب التي يجري العمل عليها مع حالة كل منها؟
الاستقلالية
- هل تُقرّ كتابةً بأي صلة ملكية أو مالية أو عائلية بالمطوّر أو ببائعي الوحدات أو بمن يقررون نيابة عن الملاك؟
- هل مدة العقد ضمن ما يسمح به القانون، وهل يستطيع الملاك إنهاءه بإخطار دون غرامة؟
- هل تفصح عن إسناد أعمال إلى شركات تملكها هي أو يملكها المطوّر؟
وضوح الأسعار
- هل الأتعاب مفصّلة بنودًا، مع تدوين ما يشمله كل بند؟
- هل تُذكر الرسوم الإضافية والنسبة المحتسبة على الأعمال الكبرى مقدّمًا، من دون ترك رسوم أخرى غير محددة؟
- هل ترتبط الزيادة السنوية بمؤشر أو سقف معلن، وهل يُعرض حجم العمل الفعلي في العام الماضي لتتم مقارنة العروض على أساس واحد؟
الإثباتات
- هل تستطيع تقديم مراجع لمبانٍ مماثلة في الحجم والعمر، وبيان عدد سنوات إدارتها لكل منها؟
- هل ستعرض عليكم عرضًا تجريبيًا مباشرًا لما يراه الملاك والسكان فعلًا؟
- هل تعرف، وتخبركم، كم مالكًا يستخدم فعلًا الدفع عبر الإنترنت والتطبيق؟
سؤالان تضيفونهما في الختام
- أي هذه الإجابات ستدرجونها في العقد؟
- أي عملائكم الحاليين يمكننا الاتصال بهم؟
نموذج طلب تقديم عروض لشركة إدارة العقارات
يتيح طلب تقديم العروض مقارنة جميع المرشحين على أساس واحد. وهذا النموذج يتضمن أسئلة بطاقة التقييم وجدول أتعاب والأوزان وإقرار استقلالية. أرسلوا الملف نفسه إلى ثلاث شركات على الأقل.
لماذا تسأل بطاقة التقييم عن الوصول عبر الإنترنت
سبعة من الأسئلة تتعلق بما يستطيع الملاك رؤيته عبر الإنترنت: الكشوف والمستندات وحالة الطلب والتصويت. وليس هذا ترويجًا. فمدير العقار الذي يحسن إدارة ذلك يوفّر على اللجنة جهدًا، ومن لا يحسنها يترك العمل على عاتق اللجنة. تبدأ الأسئلة الرقمية معطّلة، وتُحتسب بنصف وزن السؤال الأساسي عند تفعيلها.
توفّر Unitify هذه الأدوات لمديري العقارات.
اختيار شركة إدارة العقارات: أسئلة
كم شركة ينبغي أن نسأل؟
ثلاثًا على الأقل. فهذا يعطيكم نطاقًا للأسعار ويُظهر من يجيب عن الأسئلة الصعبة. وتقارن بطاقة التقييم ما يصل إلى ثلاثة مرشحين جنبًا إلى جنب.
هل الأتعاب الأقل هي أفضل عرض؟
ليس بمفردها. قارنوا الأتعاب مع ما تشمله، والإضافات، والنسبة المحتسبة على الأعمال الكبرى، والزيادة السنوية. ولهذا يشكّل وضوح الأسعار مجموعة مستقلة في التقييم.
هل يستطيع الملاك استبدال مدير العقار؟
في الغالب يقرر الملاك مجتمعين، وتتوقف طريقة قرارهم على قانون البلد وعلى مستندات المبنى التنظيمية. وهذه الصفحة لا تحدد من يقرر في بلدكم، ولا بأي أغلبية أو إخطار. اسألوا محاميًا أو موثّقًا، واقرؤوا عقدكم.
هل يحتاج مدير العقار إلى ترخيص أو تسجيل؟
هذا يختلف من بلد إلى آخر. اطلبوا من كل مرشح إثبات أي ترخيص أو تسجيل أو عضوية يشترطها بلدكم، وتحققوا منه لدى الجهة التي أصدرته.
ماذا يحدث للإجابات التي أدخلها؟
لا يغادر شيء منها متصفحكم. تُحسب النتيجة في الصفحة ولا تُحفظ إلا في علامة التبويب.
هل هذه استشارة قانونية؟
لا. هي معلومات عامة. القوانين تتغير، ولعقدكم ومستنداتكم التنظيمية أثر، فاطلبوا من محامٍ أو موثّق مراجعة أي شيء تنوون التصرف بناءً عليه.
تابعوا القراءة
هل تريدون أن يعمل مدير عقاركم بهذه الطريقة؟
شاركوا هذه الصفحة مع مدير العقار الذي تتعاملون معه، أو ابدؤوا مجانًا بمبنى واحد وشاهدوا بأنفسكم ما يراه الملاك.