Przejdź do treści
Unitify
Mieszkańcy

Czy zarządca Twojej wspólnoty dobrze pracuje?

Autor: Ilia Sotonin

Dwanaście stwierdzeń do sprawdzenia w Twoim budynku. Odpowiedz tak, częściowo albo nie, zobacz, gdzie coś nie działa, i dowiedz się, co daje ustawa właścicielom i co zrobić dalej.

Wyślij do swojej grupy

Także w wersji:English

Przykładowe sprawozdanie miesięczne

Tak może wyglądać sprawozdanie miesięczne dla mieszkańców, w formacie strony sprawozdania miesięcznego Unitify. Budynek i dane są fikcyjne, ale układ odpowiada rzeczywistemu sprawozdaniu.

Przykładowe sprawozdanie. Budynek, kwoty i nazwy są fikcyjne.

Miesięczne sprawozdanie dla mieszkańców

Sprawozdanie miesięczne: wrzesień 2026

Wspólnota Mieszkaniowa „Przykładowa 1”, ul. Przykładowa 1

Lokali: 84 · 4 620 m²

Wpłaty od właścicieli
28 280 zł
w tym na fundusz remontowy: 9 880 zł
Wydatki
18 718 zł
w poprzednim miesiącu: 18 811 zł
Zaległości właścicieli
41 300 zł
▼ 2 650 zł · 6,0%
Na rachunkach bankowych
150 843 zł
w poprzednim miesiącu: 141 280 zł

Wydatki: 18 717,50 zł

Wydatki18 718 zł
Sprzątanie i teren4 330,00 zł4 pozycje23,1%
  • Sprzątanie klatek schodowych2 960,00 zł
  • Mycie okien (raz na kwartał)640,00 zł
  • Koszenie trawników520,00 zł
  • Środki czystości210,00 zł
Windy2 100,00 zł2 pozycje11,2%
  • Konserwacja wind (2 windy)1 480,00 zł
  • Roczny przegląd UDT620,00 zł
Media w częściach wspólnych2 148,00 zł2 pozycje11,5%
  • Energia elektryczna, części wspólne1 735,40 zł
  • Woda i ścieki, części wspólne412,60 zł
Odpady4 320,00 zł1 pozycja23,1%
Ubezpieczenia1 126,00 zł1 pozycja6,0%
Bieżące naprawy1 585,00 zł3 pozycje8,5%
  • Udrożnienie pionu kanalizacyjnego740,00 zł
  • Wymiana zamka w drzwiach wejściowych460,00 zł
  • Oświetlenie klatki schodowej B385,00 zł
Zarządzanie3 108,50 zł2 pozycje16,6%
  • Wynagrodzenie zarządcy3 080,00 zł
  • Opłaty bankowe28,50 zł

Otwórz kategorię, aby zobaczyć jej pozycje.

Największe wydatki

  • Wywóz odpadów komunalnych4 320,00 zł
  • Wynagrodzenie zarządcy3 080,00 zł
  • Sprzątanie klatek schodowych2 960,00 zł
  • Energia elektryczna, części wspólne1 735,40 zł
  • Konserwacja wind (2 windy)1 480,00 zł
  • Ubezpieczenie budynku (miesięczna rata)1 126,00 zł

Co zostało zrobione

Zgłoszenia mieszkańców w tym miesiącu

17
Zgłoszenia
14
Zrealizowane
3
W toku
  • Winda · 5
  • Oświetlenie · 4
  • Instalacja wodno-kanalizacyjna · 3
  • Sprzątanie · 3
  • Inne · 2

W sprawozdaniu są tylko liczby, bez treści zgłoszeń, adresów ani nazwisk mieszkańców. Kategorie z mniej niż trzema zgłoszeniami są ujmowane jako „Inne”.

  1. Wymieniono zamek w drzwiach wejściowych

    Drzwi znów same się zamykają. Nowe klucze wydajemy właścicielom na wniosek.

  2. Naprawiono oświetlenie na klatce B

    Uszkodzone oprawy wymieniono na wszystkich czterech piętrach.

  3. Roczny przegląd wind przez UDT zakończył się wynikiem pozytywnym

    Przegląd odbył się, a protokół znajduje się w dokumentacji wspólnoty.

  4. Udrożniono pion kanalizacyjny

    Zatkanie zgłosiło trzech mieszkańców. Pion udrożniono, a potem sprawdzono kamerą.

  5. Mycie okien na klatkach A i B

    Kwartalne mycie okien na klatkach schodowych zostało wykonane.

W toku

  • Wycena przeglądu dachu przed zimą
  • Oferty na malowanie klatki schodowej na parterze
  • Wymiana słuchawki domofonu przy wejściu B

W porównaniu z poprzednim miesiącem

PozycjaSierpień 2026Wrzesień 2026Zmiana
Sprzątanie i teren4 210,00 zł4 330,00 zł+120,00 zł
Windy1 480,00 zł2 100,00 zł+620,00 zł
Media w częściach wspólnych2 260,00 zł2 148,00 zł-112,00 zł
Odpady4 320,00 zł4 320,00 złbez zmian
Ubezpieczenia1 126,00 zł1 126,00 złbez zmian
Bieżące naprawy2 310,00 zł1 585,00 zł-725,00 zł
Zarządzanie3 105,00 zł3 108,50 zł+3,50 zł
Wpłaty od właścicieli28 150,00 zł28 280,00 zł+130,00 zł
Zaległości właścicieli43 950,00 zł41 300,00 zł-2 650,00 zł

Koszty wind są wyższe niż w sierpniu, bo roczny przegląd UDT przypadł na wrzesień. Bieżące naprawy są niższe niż w sierpniu.

Środki na rachunkach bankowych

RachunekSierpień 2026Wrzesień 2026
Rachunek bieżący (koszty zarządu)22 860,40 zł22 542,90 zł
Rachunek funduszu remontowego118 420,00 zł128 300,00 zł
Razem141 280,40 zł150 842,90 zł

Saldo rachunku bieżącego zmienia się o wpłaty na koszty zarządu minus wydatki. Saldo funduszu remontowego zmienia się o wpłaty na ten fundusz.

Podpisane oryginały

W prawdziwym sprawozdaniu są odnośniki do podpisanych oryginałów, żeby każdy mógł porównać stronę z dokumentem.

  • Sprawozdanie miesięczne podpisane przez zarządcę i członków zarządu wspólnotySkan, dwie stronyW przykładzie nie ma pliku
  • Wyciągi bankowe za wrzesieńRachunek bieżący i rachunek funduszu remontowegoW przykładzie nie ma pliku
  • Protokoły odbioru wykonanych pracPrzegląd UDT, wymiana zamka, udrożnienie pionu kanalizacyjnegoW przykładzie nie ma pliku

Przygotował „Przykładowy Zarząd Nieruchomości” (fikcyjna firma zarządzająca), podpisało trzech fikcyjnych członków zarządu wspólnoty.

W prawdziwym sprawozdaniu liczby pochodzą od zarządu, a podpisane oryginały są dostępne pod odnośnikami. Tutaj nic nie jest prawdziwe: do tej strony nie ma żadnych plików.

Przykładowe sprawozdanie. Budynek, kwoty i nazwy są fikcyjne.

Odesłania prawne dotyczą ustawy o własności lokali (tekst jednolity z 20 lutego 2026 r.), która mówi o właścicielach. Mieszkaniec, który wynajmuje lokal, powinien poprosić właściciela o zgłoszenie sprawy zarządcy.

Co zawiera dobre sprawozdanie miesięczne

Sprawozdanie, z którego da się korzystać, odpowiada na pytania, które mieszkańcy zadaliby inaczej na klatce schodowej. Przykład powyżej ma wszystkie osiem części. Sprawozdanie z mniejszą liczbą części nie musi być złe, ale każdej brakującej części odpowiada pytanie, które możesz zadać.

  1. 1Miesiąc w czterech liczbachIle wpłacili właściciele, ile wydano, ile nadal jest do zapłaty i ile jest na rachunkach. Sprawozdanie, które nie potrafi tego powiedzieć wprost, trudno sprawdzić.
  2. 2Wydatki według kategorii, z wyszczególnieniem pozycjiSama suma nic nie mówi. Rozpisanie sprzątania, obsługi wind, mediów, napraw i wynagrodzenia zarządcy na poszczególne pozycje pokazuje, gdzie poszły pieniądze.
  3. 3Najpierw największe wydatkiZwykle kilka pozycji pochłania większość środków. Gdy są na samej górze, łatwiej zapytać o te, które naprawdę się liczą.
  4. 4Porównanie z poprzednim miesiącemPodwojenie kosztu danej pozycji to powód, by o nią zapytać. Spadek kosztu może oznaczać, że coś naprawiono albo że coś pominięto.
  5. 5Co zrobiono i co jest w tokuWydatki łatwiej ocenić w zestawieniu z pracami, za które zapłacono, oraz z tymi, które zaplanowano.
  6. 6Zgłoszenia w liczbachIle ich wpłynęło, ile zamknięto i ile nadal jest otwartych. Same liczby, bez nazwisk i bez adresów.
  7. 7Salda na rachunkach bankowychIle zostało i na którym rachunku: tym na koszty bieżące czy tym na remonty.
  8. 8Podpisane oryginały do sprawdzeniaStrona ułatwia lekturę. Podstawą jest podpisany dokument, który powinien być dostępny jednym kliknięciem.

Strona sprawozdania w Unitify pokazuje te osiem części. To, czego prawo wymaga od zarządcy w Twoim kraju, jest osobną kwestią: zobacz źródła prawne na tej stronie.

Sprawdź swój budynek

Odpowiedz dla swojego budynku: tak, częściowo albo nie. Pomiń to, czego nie wiesz. Wynik pokaże, od czego zacząć.

Kliknij zaznaczoną odpowiedź jeszcze raz, aby ją usunąć.

Finanse

Mogę zobaczyć rozpisane zestawienie tego, ile wspólnota zebrała i wydała, a nie tylko sumę.
Mogę w każdej chwili sprawdzić swoje saldo i wpłaty, bez proszenia o to.
Zarządca potrafi wykazać, że środki wspólnoty są na osobnym rachunku.

Zgłoszenia

Gdy zgłaszam problem, dostaję potwierdzenie z numerem zgłoszenia.
Widzę status mojego zgłoszenia bez dzwonienia.
Pilne awarie (woda, winda, ogrzewanie) są obsługiwane w ciągu kilku godzin i wiem, dokąd dzwonić poza godzinami pracy.

Zebrania i decyzje

Zebranie właścicieli odbywa się co najmniej raz w roku, z zawiadomieniem i porządkiem obrad w odpowiednim terminie.
Uchwały właścicieli są przekazywane wszystkim na piśmie albo publikowane na tablicy ogłoszeń.
Właściciele, którzy nie mogą przyjść, mogą mimo to wziąć udział (pełnomocnik, głosowanie pisemne lub online).

Sprawozdania i dokumenty

Zarządca przedstawia roczne sprawozdanie i plan na kolejny rok.
Mogę obejrzeć umowy i faktury na żądanie.
Protokoły, regulamin i najważniejsze dokumenty są w jednym miejscu, do którego mam dostęp.

Wynik

Odpowiedz na pytania, aby zobaczyć, jak to wygląda.

Nic, co tu wpiszesz, nie opuszcza tej karty przeglądarki. Odpowiedzi są zapisywane tylko w tej karcie, więc zmiana języka ich nie kasuje.

Czego możesz oczekiwać i co sprawdzić

Część z tego wynika z prawa, a część stanowi dobrą praktykę. Tam, gdzie dana kwestia wynika z przepisu, podajemy go; w pozostałych przypadkach zaznaczamy to wprost.

Finanse

  • Mogę zobaczyć rozpisane zestawienie tego, ile wspólnota zebrała i wydała, a nie tylko sumę.Zarządca prowadzi ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu i wpłaconych zaliczek (art. 29 ust. 1), a każdy właściciel ma prawo kontroli działalności zarządu (art. 29 ust. 3).
  • Mogę w każdej chwili sprawdzić swoje saldo i wpłaty, bez proszenia o to.Zarządca prowadzi ewidencję zaliczek wpłacanych na pokrycie kosztów zarządu (art. 29 ust. 1).
  • Zarządca potrafi wykazać, że środki wspólnoty są na osobnym rachunku.Rozliczenia muszą przechodzić przez rachunek bankowy (art. 30 ust. 1). Poproś zarządcę o pokazanie rachunku wspólnoty.

Zgłoszenia

  • Gdy zgłaszam problem, dostaję potwierdzenie z numerem zgłoszenia.Dobra praktyka, nieuregulowana w ustawie. Sprawdź umowę o zarządzanie.
  • Widzę status mojego zgłoszenia bez dzwonienia.Dobra praktyka, nieuregulowana w ustawie. Zapytaj, czy system zarządcy pokazuje status mieszkańcom.
  • Pilne awarie (woda, winda, ogrzewanie) są obsługiwane w ciągu kilku godzin i wiem, dokąd dzwonić poza godzinami pracy.Dobra praktyka, nieuregulowana w ustawie. Umowa o zarządzanie może określać czas reakcji: przeczytaj ją.

Zebrania i decyzje

  • Zebranie właścicieli odbywa się co najmniej raz w roku, z zawiadomieniem i porządkiem obrad w odpowiednim terminie.Zarządca musi zwołać zebranie ogółu właścicieli co najmniej raz w roku, najpóźniej w pierwszym kwartale (art. 30 ust. 1). Każdy właściciel jest zawiadamiany na piśmie co najmniej na tydzień przed terminem, z podaniem dnia, godziny, miejsca i porządku obrad (art. 32).
  • Uchwały właścicieli są przekazywane wszystkim na piśmie albo publikowane na tablicy ogłoszeń.Właściciel, który uczestniczył w indywidualnym zbieraniu głosów, powinien dostać na piśmie treść uchwały (art. 23 ust. 3).
  • Właściciele, którzy nie mogą przyjść, mogą mimo to wziąć udział (pełnomocnik, głosowanie pisemne lub online).Uchwały można podejmować na zebraniu, w drodze indywidualnego zbierania głosów albo częściowo w jeden i w drugi sposób (art. 23 ust. 1).

Sprawozdania i dokumenty

  • Zarządca przedstawia roczne sprawozdanie i plan na kolejny rok.Zarząd lub zarządca składa właścicielom roczne sprawozdanie (art. 30 ust. 1), a na zebraniu corocznym właściciele uchwalają plan gospodarczy i opłaty, oceniają pracę zarządcy i podejmują uchwałę o absolutorium (art. 30 ust. 2).
  • Mogę obejrzeć umowy i faktury na żądanie.Prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi (art. 29 ust. 3).
  • Protokoły, regulamin i najważniejsze dokumenty są w jednym miejscu, do którego mam dostęp.Zarządca przechowuje dokumentację techniczną budynku i prowadzi spis właścicieli z ich udziałami (art. 29 ust. 1b).

Jeśli to nie działa

Zacznij od najtańszego kroku i przechodź do kolejnego tylko wtedy, gdy poprzedni zawiedzie.

  1. 1

    Zapytaj na piśmie

    Opisz sprawę, podaj datę i wyślij pismo do zarządcy oraz zarządu. Prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi (art. 29 ust. 3).

  2. 2

    Zgłoś sprawę do porządku obrad

    Właściciele z co najmniej 1/10 udziałów mogą żądać zwołania zebrania (art. 31 lit. b). Jeśli zebranie coroczne nie zostanie zwołane w pierwszym kwartale, może je zwołać każdy właściciel (art. 30 ust. 1a).

  3. 3

    Zagłosuj na zebraniu rocznym

    Właściciele oceniają pracę zarządcy i decydują, czy udzielić absolutorium (art. 30 ust. 2, art. 29 ust. 2).

  4. 4

    Zmień zarządcę

    Strona dla właścicieli pokazuje, jak wygląda zmiana, w tym z notariuszem, gdy zarząd powierzono aktem, i jak porównać oferty.

  5. 5

    Idź do sądu, jeśli nic nie pomaga

    Jeśli nie powołano zarządu albo nie wypełnia on obowiązków, każdy właściciel może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego (art. 26 ust. 1). Uchwałę można też zaskarżyć w ciągu 6 tygodni (art. 25 ust. 1a).

To ogólna informacja, a nie porada prawna. W poważnym lub pilnym sporze porozmawiaj z prawnikiem.

Źródła prawne

Każde stwierdzenie prawne na tej stronie pochodzi z tekstu samej ustawy. Cytaty podajemy w języku oryginału.

  • Ustawa o własności lokali, art. 18 ust. 1
    Właściciele lokali mogą w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego określić sposób zarządu nieruchomością wspólną, a w szczególności mogą powierzyć zarząd osobie fizycznej albo prawnej.
  • Ustawa o własności lokali, art. 20 ust. 1
    Jeżeli liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy, właściciele lokali są obowiązani podjąć uchwałę o wyborze jednoosobowego lub kilkuosobowego zarządu.
  • Ustawa o własności lokali, art. 23 ust. 1
    Uchwały właścicieli lokali są podejmowane bądź na zebraniu, bądź w drodze indywidualnego zbierania głosów przez zarząd; uchwała może być wynikiem głosów oddanych częściowo na zebraniu, częściowo w drodze indywidualnego ich zbierania.
  • Ustawa o własności lokali, art. 23 ust. 3
    O treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie, każdy właściciel lokalu powinien zostać powiadomiony na piśmie.
  • Ustawa o własności lokali, art. 25 ust. 1a
    Powództwo, o którym mowa w ust. 1, może być wytoczone przeciwko wspólnocie mieszkaniowej w terminie 6 tygodni od dnia podjęcia uchwały na zebraniu ogółu właścicieli lokali albo od dnia powiadomienia wytaczającego powództwo o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów.
  • Ustawa o własności lokali, art. 26 ust. 1
    Jeżeli zarząd nie został powołany lub pomimo powołania nie wypełnia swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej gospodarki, każdy właściciel lokalu może żądać ustanowienia zarządcy przymusowego przez sąd, który określi zakres jego uprawnień oraz należne mu wynagrodzenie.
  • Ustawa o własności lokali, art. 29 ust. 1
    jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, określoną przez wspólnotę mieszkaniową, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów
  • Ustawa o własności lokali, art. 29 ust. 1b
    jest obowiązany sporządzić protokół przejęcia nieruchomości i jej dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu budowlanego) w imieniu wspólnoty mieszkaniowej
  • Ustawa o własności lokali, art. 29 ust. 2
    Właściciele lokali podejmują uchwałę w przedmiocie udzielenia absolutorium zarządowi lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, z prowadzonej przez niego działalności.
  • Ustawa o własności lokali, art. 29 ust. 3
    Prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi lokalu.
  • Ustawa o własności lokali, art. 30 ust. 1 pkt 1
    dokonywać rozliczeń przez rachunek bankowy;
  • Ustawa o własności lokali, art. 30 ust. 1 pkt 2
    składać właścicielom lokali roczne sprawozdanie ze swojej działalności;
  • Ustawa o własności lokali, art. 30 ust. 1 pkt 3
    zwoływać zebranie ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, niepóźniej niż w pierwszym kwartale każdego roku.
  • Ustawa o własności lokali, art. 30 ust. 1a
    zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli.
  • Ustawa o własności lokali, art. 30 ust. 2
    1) uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu; 2) ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1; 3) sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.
  • Ustawa o własności lokali, art. 31 lit. b
    zwoływane są na wniosek właścicieli lokali dysponujących co najmniej 1/10 udziałów w nieruchomości wspólnej przez zarząd lub zarządcę, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1.
  • Ustawa o własności lokali, art. 32 ust. 1
    O zebraniu ogółu właścicieli lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono w sposób określony w art. 18 ust. 1, zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania.
  • Ustawa o własności lokali, art. 32 ust. 2
    W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany.

Sprawdzone w tekstach źródłowych 22 października 2026 r.

To ogólna informacja, a nie porada prawna. Przepisy się zmieniają, a znaczenie mają też Twoja umowa i dokumenty wspólnoty: skorzystaj z pomocy prawnika lub notariusza, zanim coś zrobisz.

Sprawdzanie zarządcy: pytania

Kto może sprawdzać zarządcę: właściciele czy każdy mieszkaniec?

Ustawa przyznaje uprawnienia właścicielom. Mieszkaniec, który wynajmuje lokal, powinien poprosić właściciela lub jego przedstawiciela o zgłoszenie sprawy.

Czy mogę zobaczyć dokumenty zarządcy?

Prawo kontroli działalności zarządu służy każdemu właścicielowi (art. 29 ust. 3), a zarządca prowadzi ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu i zaliczek (art. 29 ust. 1).

Czym różni się zarząd od zarządcy?

Właściciele mogą wybrać zarząd (art. 20) albo powierzyć zarząd osobie fizycznej lub prawnej w akcie notarialnym (art. 18 ust. 1). Zarząd albo zarządca, któremu powierzono zarząd, wykonuje obowiązki z art. 29 i 30. Jeśli zawodzi, właściciele mogą go zmienić.

Co dzieje się z odpowiedziami, które wpisuję?

Nic nie opuszcza Twojej przeglądarki. Wynik liczy się na stronie i jest pamiętany tylko w tej karcie.

Czytaj dalej

Pokaż tę listę zarządowi

Wyślij tę stronę zarządowi lub zarządcy i zapytaj, które braki da się usunąć przed najbliższym zebraniem.

Wyślij do swojej grupy