App condominio: cosa deve saper fare per i residenti

"App condominio" e "app condominio gratis" sono due delle ricerche più frequenti del mercato italiano, e vengono quasi sempre da due persone diverse: un amministratore che valuta cosa dare ai propri condòmini, e un condòmino che si è stancato di chiedere. Vale la pena essere concreti su cosa un'app del genere deve saper fare, perché la lista è più corta di quanto promettano i cataloghi.

1. Gli avvisi devono arrivare a chi abita, non solo a chi possiede

La comunicazione dell'amministratore parte quasi sempre dall'anagrafica dei proprietari. Ma nel palazzo ci sono inquilini, familiari, persone che vivono lì da anni e non compaiono in nessun elenco. Un avviso sull'acqua chiusa domani mattina serve a chi è in casa domani mattina.

Un'app fa una cosa che la raccomandata non fa: raggiunge chi abita. Non sostituisce le comunicazioni formali dell'amministratore — i canali della convocazione, per dire, sono un tema a sé e li abbiamo trattati qui — ma copre tutto il resto, che in volume è la maggior parte.

2. Le segnalazioni devono avere uno stato

Il valore di una segnalazione fatta in app non è il modulo: è quello che succede dopo. Una perdita segnalata con una foto e l'indicazione del piano arriva già scritta, senza la telefonata in cui qualcuno prova a descrivere a parole dov'è il tubo.

Ma la parte che fa smettere di telefonare è un'altra: lo stato. "Ricevuta", "assegnata al fornitore", "chiusa". Senza quello, il condòmino richiama per sapere se qualcuno ha letto, e l'app ha aggiunto un canale invece di toglierne uno. Sugli edifici che usano Unitify le segnalazioni si chiudono il 34% più velocemente, e buona parte di quel guadagno è semplicemente il tempo che non si spende a ricostruire di cosa si stava parlando.

3. I pagamenti: vedere quanto si deve, e pagare lì

La domanda più ripetuta che riceve un amministratore è "quanto devo". Un'app che mostra il saldo corrente, le quote emesse e lo storico dei pagamenti la toglie dalla giornata di qualcuno.

Pagare dentro l'app è il passo successivo, e ha un effetto collaterale utile per lo studio: un pagamento che nasce collegato alla quota non va riconciliato dopo, con tutto quello che comporta appaiare bonifici e causali a mano. Sugli edifici che usano Unitify il 70% dei pagamenti avviene online e arriva il 27% in più di pagamenti puntuali.

4. I documenti devono restare consultabili

Il rendiconto approvato, il regolamento, i verbali, l'ultimo preventivo del fornitore. Non sono documenti che si leggono spesso, ma quando servono servono subito, e oggi il percorso tipico è: il condòmino scrive all'amministratore, l'amministratore cerca nella cartella, allega, rispedisce. Tenerli in un posto consultabile elimina un giro completo senza togliere niente a nessuno.

5. Le votazioni servono a capire prima

Raccogliere le posizioni dei condòmini in app prima di una riunione ha un'utilità pratica: si arriva sapendo su quali punti c'è già accordo e su quali serve discutere. È lavoro preparatorio, non un sostituto della riunione, e va presentato per quello che è — anche ai condòmini, che altrimenti si aspettano che il voto in app decida qualcosa.

Cosa vuol dire "gratis", nel nostro caso

Chi cerca "app condominio gratis" di solito ha già capito che il budget di un piccolo studio non regge un canone per palazzo. La risposta onesta, per quanto ci riguarda:

• Free — 0 € per unità al mese. Funzioni di base, un avviso ai condòmini al mese, nessuna funzione AI. Utenti e condomìni illimitati, come su tutti i piani. È un piano, non una prova: niente carta, niente scadenza.
• Base — 0,5 € per unità al mese. Funzioni complete, avvisi illimitati, classificatore AI delle segnalazioni, pass digitali, prenotazione degli spazi comuni.
• Pro — 1,5 € per unità al mese. Tutto il Base, più AI concierge, report AI, accesso API, integrazioni domotiche, e quote e riscossione incluse.

La contabilità è un componente aggiuntivo: 0,5 € per quota emessa, si paga solo se la si attiva, ed è compresa nel piano Pro. Il listino completo è su prezzi, e il quadro del mercato italiano lo teniamo sulla pagina Italia. Il confronto con gli strumenti gratuiti e con Excel lo abbiamo fatto qui.

La cosa che un'app non risolve

Un'app che i condòmini non aprono non serve a niente, e non la si fa aprire con una notifica in più. La si fa aprire perché dentro c'è qualcosa che altrove non c'è: il saldo aggiornato, lo stato della propria segnalazione, il documento che serviva. Tutte cose che esistono solo se il sistema dello studio le tiene aggiornate. L'app dei residenti è una finestra su quel sistema; se dietro non c'è niente, resta una finestra su un muro.

Se stai valutando cosa dare ai condòmini dei tuoi condomìni, prenota una demo per vedere l'app dalla parte del residente e da quella dello studio.