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Remettre l’immeuble à un syndic que les copropriétaires garderont
Un syndic nommé avant la première assemblée générale ne reste en place que si l’assemblée vote pour le maintenir, après mise en concurrence de plusieurs contrats (art. 17). Choisissez, au moyen de l’appel d’offres, un syndic que les copropriétaires voudront garder, et soignez la remise.
Ce que devient votre choix lors de la remise
La remise est un événement qui a des conséquences, pas une poignée de main. Voici les quatre points à régler avant de signer avec un syndic.
- 1Calendrier. Si un syndic provisoire a été désigné par le règlement de copropriété ou par tout autre accord des parties avant la première assemblée générale suivant la mise en copropriété, il ne peut être maintenu que par une décision de l’assemblée générale, après mise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndics effectuée par le conseil syndical, s’il en existe un, ou par les copropriétaires (art. 17). Planifiez dès le premier jour, avec votre avocat, la tenue de cette première assemblée.
- 2Ce que vous remettez. Ce que la loi vous oblige à remettre ne figure pas dans les passages lus : demandez-le à votre avocat. Si le syndic que vous avez choisi est remplacé, la loi impose en revanche à l’ancien syndic de remettre au nouveau la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires, les documents et archives et l’état des comptes, dans des délais fixés (art. 18-2). Recensez tôt vos dossiers, fonds, contrats, garanties, plans et états financiers.
- 3Ce que les copropriétaires peuvent changer. Le syndic provisoire n’est maintenu que si l’assemblée générale le décide (art. 17). Le contrat de syndic est ensuite conclu pour une durée déterminée et approuvé par une décision expresse de l’assemblée (art. 18, VI). Les passages lus ne disent pas quels autres contrats conclus avant le transfert les copropriétaires peuvent résilier.
- 4Qui peut gérer. Les passages lus ne disent ni qui peut être nommé syndic provisoire, ni pour combien de temps, ni quelle autorisation ou inscription est exigée. Demandez au candidat la preuve de celle qui s’applique à lui et vérifiez-la auprès de l’organisme qui la délivre.
Un syndic provisoire ne peut être maintenu que par une décision de l’assemblée générale (art. 17) : mieux vaut choisir, par un appel d’offres, un syndic que les copropriétaires voudront garder.
Ce que les copropriétaires vérifient d’abord : l’indépendance
Quand les copropriétaires comparent le syndic que vous avez choisi à un autre qu’ils pourraient choisir, la première question est : pour qui travaille-t-il ? Mettez la réponse dans l’appel d’offres.
- Une déclaration écrite de tout lien de propriété, financier ou familial entre le syndic et le promoteur. La loi écarte déjà du conseil syndical le syndic, ses préposés, leurs conjoints, leurs partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs concubins, leurs ascendants ou descendants et leurs parents en ligne collatérale jusqu’au deuxième degré, même copropriétaires ; cette règle ne s’applique pas aux syndicats gérés par des syndics non professionnels (art. 21).
- Aucun travail confié à une entreprise dans laquelle le promoteur ou le syndic détient une participation, sauf si ce lien est déclaré et si son offre est chiffrée et comparée comme les autres.
- Un contrat conclu pour une durée déterminée et approuvé par l’assemblée (art. 18, VI), que les copropriétaires peuvent faire cesser dans les conditions prévues par la loi, sans clause de pénalité qui rende la résiliation coûteuse.
- Des honoraires détaillés, qui peuvent être montrés aux acquéreurs avant leur signature, et un compte séparé au nom du syndicat sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes reçues au nom ou pour le compte du syndicat (art. 18, II).
- Des rapports aux copropriétaires dès le premier mois, et pas seulement après la remise. La loi charge déjà le syndic de soumettre les comptes au vote de l’assemblée générale (art. 18, II) ; un rapport régulier est une bonne pratique que les passages lus ne prévoient pas.
- Une liste de remise que le premier conseil syndical peut vérifier ligne par ligne, y compris le carnet d’entretien à tenir à disposition des copropriétaires et les archives du syndicat (art. 18, I).
La grille ci-dessous affiche un indicateur « critères favorables au maintien du syndic ». Il repose sur l’indépendance et la transparence concernant l’argent et les documents, jamais sur un logiciel.
Notez les candidats
Notez chaque candidat comme le feront les copropriétaires. L’indépendance pèse le plus ici : c’est l’un des premiers points qu’ils vérifient lorsqu’ils évaluent un syndic qu’ils n’ont pas choisi.
Indépendance
Habilitations et conformité
Gestion de l’argent
Rapports et gouvernance
Service et réactivité
Préparation de la remise
Transparence tarifaire
Preuves
Résultat
Modèle d’appel d’offres du promoteur
Un seul document pour tous les candidats. Il énonce les principes ci-dessus comme des conditions, reprend les questions de la grille et donne à l’indépendance le poids le plus élevé.
Liste de contrôle de la remise
La première partie énumère ce qu’un promoteur remet normalement au syndicat des copropriétaires : dossiers, fonds, contrats et garanties. Le reste couvre les aspects pratiques de la remise, les défauts et la mise en place financière. Conservez la liste signée.
Remis par le promoteur au syndicat des copropriétaires
- Le règlement de copropriété et ses modifications éventuelles, ainsi que les procès-verbaux des assemblées générales tenues
- Le cas échéant, lettres de démission des représentants du promoteur membres du conseil syndical
- Dossiers et états financiers depuis la création du syndicat jusqu’à la remise, examinés par un expert-comptable ou un professionnel indépendant chargé du contrôle lorsque c’est exigé
- Les justificatifs relatifs aux fonds du syndicat et à leur gestion
- Inventaire des biens que possède le syndicat
- Plans et descriptifs de l’immeuble tel que construit
- Liste des entreprises, sous-traitants et fournisseurs qui ont construit l’immeuble
- Polices d’assurance, attestations d’achèvement et autorisations encore en vigueur
- Toutes les garanties écrites de l’entreprise, des sous-traitants, des fournisseurs et des fabricants qui sont encore valables
- Liste des copropriétaires avec adresses et numéros de téléphone, dans la mesure où la loi permet de la transmettre
- Baux portant sur les parties communes et autres baux auxquels le syndicat est partie
- Contrats de travail et de prestation de services, dont le contrat de gestion, et tous les autres contrats auxquels le syndicat est partie
- Rapports de contrôle de la structure et de la sécurité signés par un ingénieur ou un architecte qualifié
Documents
- Notices d’utilisation et calendriers d’entretien des équipements de l’immeuble (ascenseurs, chauffage, climatisation et sécurité incendie)
- Derniers rapports de contrôle des ascenseurs, des systèmes de sécurité incendie et des autres équipements soumis à contrôle
Parties communes, défauts et garanties
- Visite de toutes les parties communes avec le syndic et, si possible, des représentants des copropriétaires
- Liste signée des défauts ouverts, chacun avec une échéance et le nom du responsable
- Registre des garanties : ce qui est couvert, par qui et jusqu’à quand, avec la procédure de réclamation
- Clés, badges, télécommandes et codes comptés et remis contre signature
- Relevés des compteurs des parties communes le jour de la remise, avec photos
Un départ financier propre
- Compte bancaire séparé ouvert au nom du syndicat des copropriétaires
- Solde d’ouverture, avec ce que le promoteur a payé et ce qu’il doit encore
- Premier budget et avances qui le couvrent
- Fonds de réserve ou fonds de travaux constitué, avec ses modalités d’alimentation
- Factures impayées et commandes en cours à la remise, chacune indiquant qui paie
Copropriétaires et communication
- Liste des copropriétaires avec leurs lots, quotes-parts et coordonnées, dans la mesure où la loi permet de la transmettre
- Date et ordre du jour de la première assemblée des copropriétaires convenus
- Moyen permettant aux copropriétaires de signaler un problème et de suivre par écrit son état d’avancement
- Contact pour les urgences à toute heure remis à chaque copropriétaire
Sources juridiques
Chaque énoncé juridique de cette page provient du texte de la loi lui-même. Les citations sont reprises mot pour mot.
Afficher toutes les citations (16)
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 17, alinéa 1 (décisions de l’assemblée générale)
Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d'un conseil syndical.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 17, alinéa 2 (syndic provisoire)
Dans les cas où, avant la réunion de la première assemblée générale suivant la mise en copropriété, un syndic provisoire a été désigné par le règlement de copropriété ou par tout autre accord des parties, ce syndic ne peut être maintenu que par décision de l'assemblée générale, après mise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndics effectuée par le conseil syndical, s'il en existe un, ou les copropriétaires.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18, I (archives)
d'assurer la conservation des archives relatives au syndicat des copropriétaires.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18, I (carnet d’entretien)
d'établir et de tenir à jour et à disposition des copropriétaires un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret ;
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18, I (accès en ligne)
de proposer, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l'assemblée générale prise à la majorité de l'article 25 de la présente loi.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18, I (accès différencié)
Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18, II (budget et comptabilité séparée)
d'établir le budget prévisionnel en concertation avec le conseil syndical, les comptes du syndicat et leurs annexes, de les soumettre au vote de l'assemblée générale et de tenir pour chaque syndicat une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat ;
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18, II (compte séparé)
d'ouvrir, dans l'établissement bancaire qu'il choisit, un compte séparé au nom du syndicat, sur lequel sont versées sans délai toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18, II (relevés au conseil syndical)
Le syndic met à disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès réception de ceux-ci ;
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18, VI (durée du contrat)
Le contrat de syndic est conclu pour une durée déterminée. Il est approuvé par une décision expresse de l'assemblée générale.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18-2, alinéa 1 (quinze jours)
En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18-2, alinéa 1 (un mois)
Il remet, dans le délai d'un mois à compter de la même date, l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés mentionnés à l'avant-dernier alinéa du I de l'article 18, dans un format téléchargeable et imprimable.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 18-2, alinéa 2 (deux mois)
Dans le délai de deux mois suivant l'expiration du délai mentionné ci-dessus, l'ancien syndic est tenu de fournir au nouveau syndic l'état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat, après apurement et clôture.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 21 (rôle du conseil syndical)
Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 21 (accès aux pièces)
Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété. En cas d'absence de transmission de ces pièces, au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic.
- Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965, art. 21 (incompatibilités)
Le syndic, ses préposés, leurs conjoints, leurs partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs concubins, leurs ascendants ou descendants, leurs parents en ligne collatérale jusqu'au deuxième degré, même s'ils sont copropriétaires, associés ou acquéreurs à terme, ne peuvent être membres du conseil syndical. Les dispositions du présent alinéa ne sont pas applicables aux syndicats gérés par des syndics non professionnels.
Remise par le promoteur : les questions
Le promoteur peut-il choisir le premier syndic ?
La loi vise le cas où un syndic provisoire a été désigné par le règlement de copropriété ou par tout autre accord des parties avant la première assemblée générale suivant la mise en copropriété. Ce syndic ne peut alors être maintenu que par une décision de l’assemblée générale, après mise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndics effectuée par le conseil syndical, s’il en existe un, ou par les copropriétaires (art. 17). Les passages lus ne disent pas qui peut être nommé syndic provisoire ni pour combien de temps : choisissez donc un syndic que les copropriétaires voudront garder.
Que doit remettre le promoteur à la remise ?
Les passages lus de la loi ne le disent pas ; cela dépend de vos contrats avec les acquéreurs et d’autres textes que cette page ne décrit pas. Ils fixent en revanche ce que l’ancien syndic remet au nouveau en cas de changement de syndic : dans les quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires et les coordonnées de la banque ; dans le délai d’un mois, l’ensemble des documents et archives du syndicat (art. 18-2). La liste de contrôle est une liste générale, pas la loi. Demandez à votre avocat ce qui s’applique à votre projet.
Qui paie l’audit de remise ?
Les passages lus de la loi n’en parlent pas. Convenez-en tôt avec votre avocat et inscrivez-le dans le plan de remise pour que personne ne soit surpris à la fin.
Comment les copropriétaires contrôlent-ils le syndic ?
Le conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion (art. 21). Il peut prendre connaissance et copie, à sa demande et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents se rapportant à la gestion du syndic ; faute de transmission au-delà d’un mois à compter de sa demande, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic (art. 21).
L’appel d’offres favorise-t-il un logiciel en particulier ?
Non. Les questions numériques décrivent ce que les copropriétaires peuvent voir, jamais un produit, et elles sont désactivées au départ dans la grille.
Est-ce un conseil juridique ?
Non. Ce sont des informations générales, tirées d’extraits de la loi du 10 juillet 1965. Les lois changent : faites donc vérifier par un avocat tout ce sur quoi vous comptez agir.
Pour aller plus loin
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