Votre syndicat de copropriété : documents, charges et assemblées au même endroit

Le syndicat tient un registre à la disposition des copropriétaires (CCQ, art. 1070). Il contient notamment les procès-verbaux des assemblées et du conseil, les résolutions écrites, le règlement de l’immeuble, les états financiers, la déclaration de copropriété, les contrats et les plans et, depuis le 14 août 2025, le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance. D’autres renseignements personnels que le nom et l’adresse postale n’y figurent qu’avec le consentement exprès de la personne. Unitify range ces documents au même endroit et les rend accessibles ; les règles de consultation du registre sont celles du règlement de l’immeuble (art. 1070.1), pas celles du logiciel.

Le conseil d’administration fait établir un carnet d’entretien, le tient à jour et le fait réviser périodiquement (CCQ, art. 1070.2, en vigueur le 14 août 2025). Selon le Règlement établissant diverses règles en matière de copropriété divise (décret 991-2025), il est établi par un membre de l’OIQ, de l’OEAQ, de l’OAQ ou de l’OTPQ dont l’activité porte principalement sur l’immobilier, indépendant du syndicat (art. 1), et le conseil le met à jour au moins une fois par an (art. 4). Unitify n’établit pas le carnet : il garde le carnet remis par le professionnel avec les travaux, contrats, garanties et rapports que le conseil consigne pour la mise à jour annuelle.

Le fonds de prévoyance sert aux réparations majeures et au remplacement des parties communes (CCQ, art. 1071). Le conseil doit obtenir une étude du fonds de prévoyance et fixer les contributions d’après ses recommandations (art. 1071, en vigueur le 14 août 2025). Elle est à refaire au moins tous les cinq ans, d’après les prévisions à 25 ans du carnet d’entretien (règlement, art. 8), et elle est établie par un professionnel indépendant : ingénieur, évaluateur agréé, architecte, technologue professionnel ou CPA (règlement, art. 7). Unitify n’établit pas l’étude et ne calcule pas les contributions : il en conserve le rapport dans le registre.

Pour une copropriété existante dont l’assemblée de transition a eu lieu plus de 30 jours avant le 14 août 2025 (L.Q. 2019, c. 28, art. 151), au plus tard le jour qui suit le troisième anniversaire de l’entrée en vigueur du règlement (14 août 2025). Le syndicat doit mettre le carnet et l’étude à la disposition des copropriétaires dans les 60 jours de leur obtention (art. 152 de la même loi). Faites confirmer la date applicable à votre immeuble par un notaire ou un avocat.

Chaque année, le conseil d’administration fixe les contributions des copropriétaires après avoir consulté l’assemblée ; elles couvrent les charges d’exploitation et les sommes versées au fonds de prévoyance et au fonds d’auto-assurance. Le syndicat avise sans délai chaque copropriétaire du montant et de l’échéance (CCQ, art. 1072). Une contribution spéciale exige aussi une consultation préalable de l’assemblée (art. 1072.1). Unitify envoie l’avis de contribution à chaque copropriétaire, avec le montant et l’échéance ; il ne fixe ni le budget ni les montants des fonds.

C’est un fonds liquide et disponible à court terme, qui sert à payer les franchises d’assurance (CCQ, art. 1071.1). La contribution annuelle minimale est la moitié de la franchise la plus élevée, ou l’écart pour l’atteindre, sans tenir compte des franchises pour tremblement de terre et inondation ; elle peut cesser quand le fonds atteint 100 000 dollars (CCQ, r. 4.1, art. 2 et 6). Unitify ne calcule pas ces montants.

Dans les 30 jours : le conseil envoie aux copropriétaires le procès-verbal de chaque décision du conseil ou résolution écrite (CCQ, art. 1086.1), et celui de chaque assemblée des copropriétaires ou résolution écrite (art. 1102.1). Unitify diffuse les procès-verbaux aux copropriétaires et les range au registre. Unitify ne garantit pas qu’une annonce ou un courriel remplace un avis exigé « par écrit » : vérifiez ce que prévoit votre déclaration de copropriété.

Oui : l’assemblée peut se tenir à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux (CCQ, art. 1088.1, en vigueur le 9 décembre 2021). Les participants à distance peuvent voter par tout moyen permettant de vérifier le vote après coup et d’en garder le secret si on le demande (art. 1089.1). Unitify prépare l’assemblée : avis, ordre du jour, documents joints. Il n’intègre pas de visioconférence, alors utilisez l’outil de votre choix, et il ne remplace pas le mode de scrutin de l’assemblée.

L’avis comprend notamment le bilan, l’état des résultats, l’état des dettes et créances, le budget prévisionnel et une note sur les contrats projetés et les travaux prévus (CCQ, art. 1087). Tout copropriétaire peut faire ajouter des points à l’ordre du jour dans les 5 jours de la réception de l’avis ; le conseil en avise alors les copropriétaires par écrit (art. 1088). Unitify joint ces documents à l’avis et prépare l’ordre du jour.

Seuls les copropriétaires votent, et leur voix est proportionnelle à la valeur relative de leur fraction (CCQ, art. 1090). Les locataires et les autres résidents n’ont pas de vote : dans Unitify, ils répondent à des sondages consultatifs, qui n’ont valeur ni de vote d’assemblée ni de résolution écrite.

Non. Unitify n’offre ni vote électronique ayant valeur légale ni signature électronique. Si des copropriétaires participent à distance, leur vote doit pouvoir être vérifié après coup et rester secret sur demande (CCQ, art. 1089.1) : utilisez pour cela l’outil de votre choix.

Non. Le syndicat remet l’attestation dans les 15 jours de la demande du copropriétaire (CCQ, art. 1068.1, depuis le 14 août 2025) ; elle est datée et signée par une personne autorisée (règlement, art. 10). Unitify garde l’historique des contributions demandées et payées, l’une des données qu’elle contient, mais ne génère pas l’attestation.

Oui : les offres d’Unitify n’imposent pas de limite d’utilisateurs ni d’immeubles, et un gestionnaire peut suivre les immeubles de plusieurs syndicats. Les décisions (budget, contributions, assemblées) restent celles du conseil d’administration de chaque syndicat.

Oui, Unitify est disponible au Québec. L’application existe en français ; ses tournures ne sont pas encore adaptées à l’usage québécois. L’article 1070.1.1 du CCQ (depuis le 1er juin 2022) exige que le registre, les documents mis à la disposition des copropriétaires et les documents que le syndicat leur adresse soient en français : rédigez en français les documents que vous déposez et envoyez.