Comunicazione spese condominiali all'Agenzia delle Entrate e quadro AC: due adempimenti diversi

Chi cerca "quadro AC amministratore di condominio" o "comunicazione spese condominiali Agenzia delle Entrate" trova spesso i due argomenti mescolati. Sono due adempimenti distinti, con basi normative diverse e finalità diverse: uno è una comunicazione telematica inviata a sé stante, l'altro è una sezione della dichiarazione dei redditi dell'amministratore. Tenerli separati evita errori che poi si pagano in tempo, non solo in soldi.

La comunicazione del 16 marzo: le spese sulle parti comuni

Ogni anno, entro il 16 marzo, l'amministratore di condominio trasmette in via telematica all'Agenzia delle Entrate i dati delle spese sostenute nell'anno precedente dal condominio per interventi di recupero del patrimonio edilizio e di riqualificazione energetica sulle parti comuni degli edifici residenziali, e per l'acquisto di mobili e grandi elettrodomestici destinati all'arredo delle parti comuni oggetto di ristrutturazione. La comunicazione indica anche la quota di spesa imputata a ciascun condòmino.

Questa comunicazione si fa tramite i servizi telematici Entratel o Fisconline, con i software di controllo e compilazione messi a disposizione gratuitamente dall'Agenzia delle Entrate. Serve a far confluire i dati nella dichiarazione precompilata di ogni condòmino, che così vede già inserita la propria quota di spesa detraibile.

Non è dovuta quando, per tutte le spese sostenute nell'anno sulle parti comuni, tutti i condòmini hanno scelto la cessione del credito o lo sconto in fattura al posto della detrazione diretta.

Il 16 marzo è la scadenza in vigore per l'adempimento relativo al 2026: non è una data fissata in modo immutabile per legge. È già stata prorogata in anni passati (al 4 aprile per la comunicazione del 2024, al 31 marzo per quella del 2022), quindi vale la pena verificare ogni anno se ci sono aggiornamenti prima di dare per scontata la data.

Il quadro AC: un adempimento diverso, nella dichiarazione dell'amministratore

Il quadro AC è tutt'altra cosa: è una sezione della dichiarazione dei redditi personale dell'amministratore di condominio in carica al 31 dicembre. Lì l'amministratore comunica i dati identificativi del condominio e l'elenco annuale dei fornitori a cui il condominio ha acquistato beni e servizi, con l'importo complessivo per fornitore, quando questo supera 258,23 euro nell'anno. Restano fuori le forniture di acqua, energia elettrica e gas, e i pagamenti soggetti a ritenuta alla fonte.

Questo obbligo esiste anche per i condomìni con non più di otto condòmini. È un adempimento sui fornitori del condominio, non sulle spese di ristrutturazione dei singoli proprietari: due comunicazioni, due basi di dati, e vanno preparate separatamente anche se riguardano lo stesso condominio nello stesso anno.

La parte pratica: tenere i dati pronti tutto l'anno

Entrambi gli adempimenti diventano semplici se i dati sono già in ordine quando arriva la scadenza, e diventano una caccia alle fatture se non lo sono. Per la comunicazione del 16 marzo serve sapere, spesa per spesa sulle parti comuni, quale quota è imputabile a ciascun condòmino. Per il quadro AC serve un elenco dei fornitori del condominio con il totale speso presso ciascuno durante l'anno, già depurato delle forniture escluse.

Tenere queste due basi di dati aggiornate durante la normale gestione, condominio per condominio e fornitore per fornitore, trasforma l'export di marzo in un report che si stampa, non in una ricostruzione da fare sotto scadenza.

Cosa fa Unitify, e cosa non fa

Unitify tiene il conto per condominio con le spese ripartite per condòmino e l'elenco dei fornitori con i relativi totali annui, ed esporta questi dati in un formato pronto per l'amministratore. Non presenta la comunicazione all'Agenzia delle Entrate al posto dell'amministratore, non ha un'integrazione con Entratel o Fisconline, e non genera il quadro AC: quella parte resta, come previsto dalla legge, un adempimento dell'amministratore attraverso i canali ufficiali dell'Agenzia.

Se il tuo studio prepara questi due adempimenti condominio per condominio, prenota una demo per vedere come Unitify tiene pronti i dati durante l'anno.